Документооборот органов власти

Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Ноября 2012 в 23:40, лекция

Описание работы

В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).

Работа содержит 1 файл

документооборот.docx

— 18.61 Кб (Скачать)

Документооборот органов власти

 
В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед  органами государственной власти и  местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения  качества оказания государственных  услуг с использованием современных  информационных технологий (внедрения  электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т. п.).  
 
Возможности системы электронного документооборота БОСС-Референт и платформы IBM Lotus, на которой реализована система, позволяют решить целый комплекс задач по автоматизации документооборота и других направлений работы органов власти.  

Решаемые задачи:

  • обеспечить сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений;
  • повысить уровень исполнительской дисциплины и упростить механизм ее контроля;
  • обеспечить оперативность (соблюдение установленных законодательством сроков) предоставления услуг населению;
  • ускорить взаимодействие с подведомственными организациями, иными органами власти, подразделениями, расположенными в других городах или отдаленных офисах;
  • обеспечить открытость и доступность информации о деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, а также предоставляемых ими услугах;
  • снизить расходы органов власти на обеспечение взаимодействия между собой и с населением.

Для решения  данных задач федеральным и региональным органам законодательной и исполнительной власти, а также органам местного самоуправления имеет смысл организовать:  

Электронный документооборот  внутри организации:

  • все документы (входящие и исходящие) хранятся в единой системе — формируется единое информационное пространство организации независимо от территориальной удаленности подразделений;
  • вероятность потери документов при безбумажном документообороте снижается до минимума в отличие от работы с бумажными документами;
  • на поиск необходимого документа требуется всего несколько минут — средства атрибутивного поиска обеспечивают быстрое нахождение электронного документа даже по неполным реквизитам, а при введении системы штрих-кодирования возможен моментальный поиск по штрих-коду;
  • согласование документов и принятие решений по документам занимает от нескольких часов до 2-3 дней, даже если один согласующий сидит в Калининграде, а второй — во Владивостоке;
  • участники процесса согласования имеют доступ к рецензиям иных согласующих, а также к версиям документа;
  • экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом;
  • с обращениями граждан работа ведется оперативно и четко с соблюдением сроков — они также заносятся в систему, которая направляет их по заложенным в нее регламентам и контролирует сроки подготовки ответных решений;
  • документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организации ЭЦП (электронной цифровой подписи);
  • руководители различных уровней имеют целостную картину происходящих процессов.

Межведомственный  электронный документооборот:

  • документы из одного ведомства (организации) в другое передаются за считанные минуты:  например, из органа исполнительной власти края в орган местного самоуправления краевого центра распоряжение губернатора поступает через несколько минут после подписания;
  • снижаются затраты на обеспечение взаимодействия между разными органами власти, упрощается администрирование этого процесса;
  • появляются инструменты для отслеживания сроков предоставления иными органами власти данных и документов, необходимых для принятия решений и предоставления госуслуг;
  • документы могут быть даже подписаны в электронном виде при использовании в организациях ЭЦП (электронной цифровой подписи) — передача подписанных ЭЦП документов может считаться достаточной и не требовать дублирования бумажными документами;
  • поиск документов, независимо от организации их подготовившей, занимает несколько минут, если межведомственный документооборот двух и более организаций реализован в едином информационном пространстве — все организации работают фактически в единой системе.

Архивное хранение электронных документов:

  • все документы собраны в едином хранилище документов — для организации, имеющей множество подразделений по всей России (или всему региону), достаточно создания единого архива документов;
  • поиск документов в электронном архиве занимает несколько минут, тогда как в бумажном - может занять до нескольких суток;
  • контроль доступа к документам гораздо проще организовать при работе с электронными документами и их архивном хранении — права доступа определяются ролью специалиста в системах (СЭД БОСС-Референт и электронный архив);
  • работать с электронным документом из архива могут одновременно несколько специалистов, тогда как использовать бумажный документ может только один сотрудник;
  • найти бумажный документ также становится проще, так как в электронном архиве хранится информация о местонахождении бумажного экземпляра документа;
  • списание дела в архив происходит из системы электронного документооборота, доступ к документам в архиве также может осуществляться непосредственно из СЭД БОСС-Референт;
  • снижается стоимость хранения документов, так как электронный архив документов занимает значительно меньшую площадь и требует меньших расходов на обслуживание.

 
Организация архивного хранения документов в  электронном виде возможна как средствами самой системы БОСС-Референт, так  и путем интеграции СЭД с электронным  архивом (при особенно больших объемах  электронных документов).  

Предоставление  государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизация  административных регламентов:

  • предоставление услуг государственными служащими осуществляется по принятому регламенту, заложенному в систему, гарантирующему надлежащее качество предоставляемой услуги и соблюдение сроков;
  • снижается влияние человеческого фактора на качество оказываемых государственными органами услуг;
  • уменьшается стоимость операционных издержек на предоставление госуслуг;
  • система «единого окна» снижает количество контактов гражданина с госслужащим и количество предоставляемых заявителями документов;
  • существенно сокращается время предоставления услуг, так как при реализации принципа «единого окна» существует единая точка сбора всех документов у заявителя, а в рассмотрение вовлекаются, согласно регламенту, госслужащие различных организаций.

Порталы с информацией  о госуслугах:

  • порталы дают гражданам возможность получать информацию о сроках и правилах предоставления государственными органами услуг;
  • портал может использоваться как виртуальная приемная руководителей органов власти и местного самоуправления;
  • для размещения на портале документов требуется минимум времени, так как при интеграции электронного документооборота и портала публикация документов возможна прямо из СЭД;
  • размещение подробной информации об услугах позволяет снизить расходы на первичную работу с населением, обработку заявок.

Порталы (на платформе IBM Lotus), электронные архивы, системы по принципу «единого окна» являются дополнительными услугами, и не входят в комплект базовой поставки системы БОСС-Референт.  
 
Для автоматизации работы государственных органов и органов государственной власти разработана специальная версия — БОСС-Референт: Госуправление, учитывающая специфику задач государственных служащих. 


Информация о работе Документооборот органов власти