Аудит кассовых операций

 
 
 

     Методика  аудита кассовых операций 

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор контрольных  процедур.

     Все процедуры построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для выполнения процедуры; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

     Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них  в программе аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный  номер содержит название раздела  бухгалтерского учета и три знака. Строится по серийно-порядковой системе: первый знак - номер нарушения по классификации (выделено семь нарушений порядка ведения кассовых операций); второй знак – номер разновидности нарушения (от 1 до 4); третий знак – порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.

     Возможный набор аудиторских процедур для  выявления:

• Прямого хищения денежных средств, не замаскированного никакими действиями, -

     «Касса 1.1.1» - инвентаризация кассовой наличности;

• Хищения денежных средств, маскируемого расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и прочих сотрудников предприятия, -

     «Касса 1.2.1» - проверка наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;

     «Касса 1.2.2» - проверка наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя предприятия или уполномоченного лица;

     «Касса 1.2.3» - проверка наличия на расходных кассовых документах расписок получателей денег;

     «Касса 1.2.4» - устный опрос лиц, получивших деньги по расходным кассовым ордерам, но не подтвердившим этот факт своей распиской;

• Случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и, в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка –

     «Касса 2.1.1» - проверка чековой книжки (книжек) предприятия на полноту;

     «Касса 2.1.2» - проверка полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка по чеку;

• Случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических  и юридических лиц по приходным ордерам, -

     «Касса 2.2.1» - проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным  расходам;

     «Касса 2.2.2» - проверка своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;

     «Касса 2.2.3» - проверка соответствия приходных  кассовых ордеров записям в журнале  регистрации приходных кассовых ордеров;

     «Касса 2.2.4» - проверка одновременности оформления кассовых ордеров и движения денег  по ним;

• Случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенностям-

     «Касса  2.3.1» - проверка журнала (журналов) учета выданных доверенностей;

     «Касса 2.3.2» - проверка правильности оприходования сумм по доверенностям;

• Излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов –

     «Касса 3.1.1» - проверка полноты первичных  приходных кассовых документов, приложенных  к отчету кассира;

     «Касса 3.1.2» - проверка полноты первичных  расходных кассовых документов, приложенных  к отчету кассира;

     «Касса 3.1.3» - проверка правильности и своевременности  гашения приложений;

• Излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах и кассовых отчетах –

     «Касса 3.2.1» - проверка совпадения входящего  остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;

     «Касса 3.2.2» - проверка итогов кассовых отчетов;

• Излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам-

     «Касса 3.3.1» - проверка совпадения расходных  кассовых ордеров с информацией  о них, содержащейся в журнале  регистрации расходных кассовых ордеров;

     «Касса 3.3.2» - проверка доброкачественности  первичных документов;

     «Касса 3.3.3» -проверка обоснованности включения  лиц в расчетно-платежные ведомости;

• Излишнего списания денег по кассе путем подлога в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний –

     «Касса 3.4.1» - проверка полноты регистрации  платежных (расчетно-платежных) ведомостей в журнале регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

     «Касса 3.4.2» - проверка соответствия данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом;

• Случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям,-

     «Касса 4.1.1» - проверка соответствия платежных  (расчетно-платежных) ведомостей реестрам депонированных сумм;

     «Касса 4.1.2» - проверка полноты и своевременности  сдачи в банк депонированных сумм;

     «Касса 4.1.3» - проверка полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;

     «Касса 4.1.4» - проверка соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу  регистрации депонентов;

     «Касса 4.1.5» - проверка соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм;

• Случаев присвоения сумм, причитающихся другим предприятиям,-

     «Касса 4.2.1» - проверка достоверности доверенностей  от других предприятий на получение  денег;

• Случаев нарушений при расчетах суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица,-

     «Касса 5.1.1» -проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими  юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину;

     «Касса 5.1.2» - проверка соблюдения установленного банком лимита остатка кассы;

     «Касса 5.2.1» - проверка соблюдения предприятием предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу;

• Случаев нарушений при расчетах с населением наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовых машин -

     «Касса  6.1.1» - проверка правильности ведения книг кассира-операциониста;

     «Касса 6.1.2» - проверка полноты оприходования в кассу предприятия выручки контрольно-кассовых машин;

     «Касса 6.2.1» - проверка своевременности постановки на учет контрольно-кассовых машин  в налоговом органе;

     «Касса 6.2.2» - проверка своевременности снятия с учета в налоговом органе контрольно-кассовых машин;

• Некорректного отражения кассовых операций в регистрах синтетического учета –

     «Касса 7.1.1» - проверка соответствия контировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в журнале-ордере №1 «Касса».

В условиях автоматизированного составления  отчета кассира и ведения кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает. Перечисленные аудиторские процедуры, не поименованные в вопроснике аудитора, проводятся в обязательном порядке, и содержание их не зависит от результатов  опроса. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах.

Типичные  ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:

1. Отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
2. Выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
3. Несоблюдение лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами;
4. Проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;
5. Некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
6. Арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

     В ходе аудиторской проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы. Действующие  нормативные акты не дают однозначного ответа о необходимости такой  инвентаризации. Поэтому аудитору целесообразно  действовать следующим образом.

     Если  инвентаризация предусмотрена в  договоре на аудиторскую проверку или  если осуществляется обязательная аудиторская  проверка за текущий отчетный период, инвентаризацию кассы проводить  необходимо, так как в соответствии с отечественными стандартами аудитор  несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, происшедших после  даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.

     Инвентаризация  должна проходить в присутствии  кассира и главного бухгалтера. Порядок  проведения инвентаризации кассы может  быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы  предотвратить возможность доступа  к ним после начала аудиторской  проверки. Кассир должен составить  кассовый отчет о кассовых операциях  за последний день, вывести остаток денег по кассовой книге не день проверки.

     Одновременно  с кассира берется расписка, что  все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованных и не списанных  в расход денег не имеется. После  этого осуществляется пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату  заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму  принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета  денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется  с данными учета по кассовой книге.

     Результаты  проверки оформляются составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер аудируемого лица и кассир.

     В случае выявления излишков или недостач  денежных средств или денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. При выявлении крупной недостачи денежных средств аудитор обязан сообщить о выявленных фактах руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

     Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить :

     - обеспечена ли сохранность денег  при доставке из банка и  во время выдачи заработной  платы;

     - имеется ли для хранения денег  и других ценностей в кассе  сейф или несгораемый шкаф;

     - застрахована ли касса организации;

     - соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого  шкафа);

     - соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности  по отдельным датам.

     Также необходимо проверить имеется ли приказ руководителя о назначении кассира, заключены ли с кассиром и другими  сотрудниками бухгалтерии договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Если штатным расписанием  организации не предусмотрена должность  кассира, его обязанности могут  быть возложены на другого штатного работника с его согласия и  при обязательном заключении с ним  договора о полной индивидуальной материальной ответственности.