Аудит материальных запасов

     Обследование  складов  и   мест  хранения  материальных  ценностей  осуществляется  с  целью  выяснения  их  пригодности  для  использования  по  назначению,  соблюдения  правил  хранения  ценностей  и  противопожарной  безопасности,  наличия  сигнализации,  весового  хозяйства,  других  измерительных  приборов  и  т.д.

     Важным  условием  обеспечения   сохранности  материальных  ценностей  является  правильно организованная  охрана.  Контроль  ее  состояния начинается  с  внезапной  проверки  внутреннего  контроля  за  ввозом  и  вывозом  материальных  ценностей  на  предприятии,  а  именно:  соблюдения  установленного  порядка  оформления  и  регистрации  пропусков  работникам  охраны,  своевременности  возврата  ими  в  бухгалтерию  использованных  пропусков,  выполнения  других  условий.

     Здесь  встречаются  разные  нарушения:

- вывоз   материальных  ценностей  по  одним  пропускам  дважды;

- вывоз   материальных  ценностей  по  пропускам,  подписанным  лицами,  не  имеющими  на  это  право;

- вывоз   материальных  ценностей  по  устным  разрешениям  и  запискам  и  т.д.

     Проверка  пропускной  системы   должна  осуществляться  с   учетом  производственных  взаимосвязей  между  отдельными  территориально  обособленными  специализированными  цехами.  Оформляемые  пропуска  на  вывоз  сырья  и  полуфабрикатов  в  порядке  внутренней  кооперации  требуют  от  работников  предприятия  тщательного  контроля.

     При  выявлении  нарушений   и  злоупотреблений  в   производственной  деятельности  цехов  (неполном  оприходовании   производственной  продукции,  приписках,  хищениях,  искажениях  в  учете)  пропуска  используются  в  качестве  источника  контроля.  Их  данные  сопоставляются  с  фактическим  количеством,  ассортиментом,  качеством  и  стоимостью  вывезенных  материальных  ценностей.

     Обследовав  складское  хозяйство,  аудитор  должен  подготовиться   к  проведению  инвентаризации  производственных  запасов на  складах и в эксплуатации.  Перед началом работы  аудитор договаривается  с руководителем  предприятия  о  создании  инвентаризационной  комиссии.  Руководитель  дает  соответствующее  распоряжение  (приказ)  и  вручает  его  текст  членам  инвентаризационной  комиссии,  а  представителю  комиссии  передает контрольный пломбир.

     В  состав инвентаризационной  комиссии,  помимо материально-ответственных  лиц, обычно включаются представители  руководства предприятия,  а также соответствующие специалисты и работники бухгалтерии.  Присутствие при   проведении   инвентаризации  материально-ответственных лиц обязательно.

     Некоторые  аудиторы  делают  ошибку,  когда  принимают   решение  по  какой-либо  причине   проводить  инвентаризацию  в  отсутствие  материально-ответственных  лиц.  Если  в  результате  проверки  будет  выявлена  недостача   материальных ценностей,  то  материально-ответственное лицо  может  впоследствии  оспорить  результаты  инвентаризации  и  не признать  факт  недостачи.

     Когда  материально-ответственное   лицо  отсутствует  по  уважительной   причине,  аудитор   должен  опечатать  склад  и  приступить  к  инвентаризации   только  после  выхода  материально-ответственного  лица  на  работу. Перед  началом  инвентаризации  материально-ответственное  лицо  составляет   отчет   по  приходу  и  отпуску  материальных  ценностей  на  дату  инвентаризации  в  двух  экземпляров.  Первый  экземпляр  передается  в  бухгалтерию  предприятия, второй  - аудитору.  Кроме  того,  председатель   комиссии  должен  получить  расписку    у  материально-ответственных  лиц  в  том,  что  все  документы,  относящиеся  к  приходу  и  расходу  производственных  запасов,  сданы  в  бухгалтерию  и  что  никаких  не оприходованных  или  не  списанных   в  расход  материалов  в  их  распоряжении  нет.

     Аналогичные  расписки  берутся   у  лиц,  имеющих  подотчетные   суммы  на приобретение  материалов,  или  доверенности  на  их   получение.  После  этого   комиссия  приступает  к  проверке  наличия  материальных  ценностей  путем  взвешивания,  пересчета  или  перемеривания.

     Бывают  случаи,  когда  аудитор   сам  подсчитывает  и  взвешивает  материальные ценности,  а  счетный  работник  или  материально-ответственное лицо  в  это  время  производит  соответствующие  записи. Этого  делать  не следует.  Аудитор  должен  следить  за  правильностью  проведения  работы   и  сам  проконтролировать  результаты  проверки.  Во избежание  недоразумений    записи  результатов  ведет  и  материально-ответственное  лицо.  Указанные  записи  периодически  сверяются.

     Результаты  инвентаризации  по  каждому  виду  материалов  фиксируются  в  инвентаризационных  описях  составляемых  отдельно  по  местам  нахождения  или  хранения  ценностей  и  должностным  лицам,  ответственным  за  их  сохранность.  В  описях  материальные  ценности  отражаются  по  номенклатуре  и  в  единицах  измерения,  принятых  в  учете.  Бывают  случаи,  когда  аудитор  не  включает   в  инвентаризационную опись материальные  ценности,  которые  по  заявлению  материально-ответственных лиц,  якобы  не  принадлежат  данной  организации, а  находятся  временно  у  нее  на  хранении.  По  таким  материалам  комиссия  должна  составить  отдельную  опись,  а  затем  выяснить,  кому  данные  ценности  принадлежат  и почему  хранятся  на  складе  другой  организации.

     Особое  внимание  при  проверке  комиссия  должна  обращать  на  номера,  марки  и  наименование  материалов.  Известны  случаи,  когда   проверяющие,  сличая  номера  и  марки,  указанные  в  паспортах  с  данными  приходных  документов,   обнаруживали  факты  замены  нового  оборудования   на  бывшее  в  употреблении  или  более  дорогостоящего  на  менее  дорогое.

     При  проверке   некоторых  материальных  ценностей рекомендуется проводить отбор проб.  Их  следует отбирать  в двух  экземплярах и опечатывать.  Один  экземпляр  пробы  в  соответствующей    посуде  передают  в  лабораторию  для  анализа,  второй  оставляют  в  организации  под  расписку,  которую  отдают  проверяющему.

     На  отобранные  для  анализа   пробы  составляют  акт,  в   котором  указывают   наименование  организации,  вес  (объем) пробы,  место  отбора,  температуру  воздуха  в  месте  хранения.  Акт  отбора  проб  подписывают  члены  инвентаризационной  комиссии  и  материально-ответственные  лица.

     По  данным   инвентаризациям   составляют  описи,  которые   подписывают  члены  инвентаризационной  комиссии,  а  материально-ответственные  лица,  кроме  того, по  каждой  описи дают  расписку  примерно  следующего  содержания:  «Все  ценности  поименованные  в  настоящей  инвентаризационной  описи  комиссией   проверены   в  натуре  в  моём  присутствии  и  внесены  в  опись,  в  связи  с  чем  претензий  к  инвентаризационной  комиссии  не  имею. Ценности, перечисленные  в  описи,  находятся  на  моем  ответственном  хранении».

     Оформленную  опись  аудитор   передает  в  бухгалтерию   для  составления  сличительной  ведомости.  Сличительные  ведомости   составляют  только  по  тем  ценностям,  по  которым  выявлены  отклонения  от  учетных   данных.  Их  подписывает  главный  бухгалтер  и  материально-ответственное  лицо, если  установлены  недостачи  или  излишки, то  материально-ответственное  лицо  представляет  письменное  объяснение. Недостачи  материальных  ценностей  сверх  установленных  нор  убыли  относятся  на  виновных  лиц, а  излишки  подлежат  оприходованию.  Взаимный  зачет  излишков  и  недостач  в  результате  пересортице  допускается  в  виде  исключения  за  один  и тот же  проверяемый период  у одного  и того  же  материально-ответственного  лица  за  материальные  ценности  одного  и того  же  наименования.  Недостачи  материальных  ценностей  сверх  норм  убыли  и  потери  от порчи  ценностей,  если  конкретные   виновники  недостачи  и  порчи  не  установлены  или  во  взыскании  отказано  судом,  могут  быть  списаны  предприятиями  на  финансовые  результаты. 

     Аудитор  должен  проверить   правильность  составления  сличительной  ведомости    бухгалтерией  предприятия  и  соответствие  записей, внесенных  в  нее  работниками  бухгалтерии,  бухгалтерским  данным.

     Неотъемлемой    частью  контроля  сохранности  материальных  ценностей   на  складах  предприятия   является  проверка  складского  учета. Практика  работы  показывает,  что основные  нарушения  в  ведении  складского  учета  состоят  в  наличии  отрицательных  переходов  остатков  («красное»  сальдо)  по  видам  материальных  ценностей,   отсутствии  записей  о  поступлении материалов  по  отдельным  приходным  документам,  расхождении  между  данными  карточек  складского  учета  и  бухгалтерского  учета,  завышении  количества  списываемых  документов,  неправильном  подсчете  остатков  и т.д.

     «Красное»  сальдо  свидетельствует о неполном  или  несвоевременном оприходовании  поступивших материальных  ценностей, списании  завышенного  количества  материалов  в  производстве  против  фактически  отпущенного,  оформлении  бестоварных  документов  на  расход  материалов,  неправильном  подсчете  переходящих  остатков  и т.д.

     Отрицательные  и  переходящие   остатки  того  или  иного   материала  после  очередного  поступления  этого  вида  материала  временно  закрываются,  а  количество  материальных  ценностей  на  эту величину  уменьшается.  Отрицательные остатки показывают  размер  неучтенных  материалов  и являются  резервом  для  хищения.

     Отдельные  приходные  документы,  особенно  по  неотфактурованным   поставкам,  могут  не  отражаться  в  карточках  складского  учета.  Для  их  выявления  необходимо  внезапно  проверить  все  первичные  документы кладовщика. 

     Учет  материалов  на  складе  осуществляет  заведующий  складом  (кладовщик),  являющийся  материально-ответственным  лицом.  На  эту  должность  не  должны  приниматься  лица,  имевшие  судимость  за  растраты,  хищения  и  не  оправдавшие  доверие   на  прежних  работах.  Кладовщика   принимают  на  работу  по  согласованию  с  главным  бухгалтером  предприятия.  От  занимаемой  должности  он  может  быть  освобожден  только  после  сплошной  инвентаризации  товарно-материальных  ценностей  и  передачи  их  по  акту,  утвержденному  руководителем  предприятия.

     Аудитор  должен  уточнить: 

-  наличие   заключенных   письменных договоров  с  кладовщиками  о  полной  индивидуальной  материальной  ответственности;

- состояние   контроля  за  деятельностью   материально-ответственных  лиц;

- наличие   номенклатуры  (ценников);

- соблюдение  режима  работы  складов.

Основное  внимание  его  должно   быть  уделено  проверки  соблюдения  правил  хранения  материальных  ценностей  на  складах  и  состоянию  введения  складского  учета.

     В  соответствии  с  установленными  правилами  материальные  ценности  на  складах  размещаются   по  секциям,  а  внутри  них  -  по  группам,  типо -  и  сорторазмерам   в  штабелях,  ящиках,  контейнерах,  на  стеллажах,  полках,  в  ячейках,  поддонах,  что  обеспечивает  быструю  приемку  и  отпуск  ценностей,  а  также  контроль  за  соответствием   фактического  наличия  их  установленным  нормам  запасов  (лимиту).

     На  каждый  номенклатурный  номер   материалов  кладовщик  заполняет   материальный  ярлык  и  прикрепляет  его  к  месту  хранения  материала.  В  ярлыке  указывает   наименование  материалов,  номенклатурный  номер,  единицу  измерения,  цену  и  лимит  наличия  материала.

    Учет  движения  и остатков  материала  осуществляют  в   карточках  складского  учета  материала.  На  каждый    номенклатурный  номер  открывается  отдельная  карточка,  поэтому такой учет  называют  сортовым  и осуществляют  его  в  натуральном  выражении.

     Первичные  документы  после   записи  их  данных  в  карточке  складского  учета  передают  в  бухгалтерию.  Сдачу  документов  оформляют  реестром,  в   котором  указывают   наименования  и  номера  сдаваемых  документов.  

     В  цехах,  имеющих  кладовые,  а  также  на  подотчетных   предприятиях  (пункты,  отделения,  заводы)   материально-ответственные   лица (заведующие  пунктами  и  отделениями,  мастера заводов)   составляют  месячные  отчеты  об  остатках и движении  материалов   в подотчете,   и представляют  их  в  бухгалтерию.  В  отчетах  содержаться  сведения   об  остатках  материалов  на  начало  месяца,  их  поступлении,  расходе  и  остатке на   конец  месяца.  В  отчетах  мастеров  заводов    наряду  с  фактическим  расходом  материалов  указывают    и  расход  по  норме.  Нормативный  расход   материалов  исчисляют   в  бухгалтерии,  где  производится,  кроме  того,   и  таксировка  отчета.