Аудит расчетов с подотчетными лицами

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Цель  деятельности фирмы (предприятия) в современной экономике является получение прибыли. Именно при этом условии фирма может стабильно существовать и обеспечивать себе основу для роста.

     Проблема  правильного отражения в учете  расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как  в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

      Расчеты с подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу, представительские расходы.

      Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками.

      Актуальность  данной темы заключается в необходимости  изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избегания ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.

     Итоговым  этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита.

     Проведен  аудит расчетов с подотчетными лицами ООО «Каравелла» по состоянию на 31 декабря 2010 года.

      Целью данной работы является исследования организации аудита расчетов с подотчетными лицами, установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

      Задачи  курсовой работы:

      1. Исследовать теоретико – методологические подходы;

      2. Рассмотреть на конкретном примере организацию аудита расчетов с подотчетными лицами;

      3. Проанализировать практическую  часть.

      Объектом  исследования является финансово-хозяйственная  деятельность предприятия ООО «Каравелла».

      Предметом исследования является совокупность теоретических и практических проблем аудита расчетов с подотчетными лицами на основе реализации комплексного подхода.

      Методологическую  и теоретическую основу исследования составляют методические и нормативно-правовые материалы практического характера, касающиеся проблемам учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в условиях рыночной экономики.

      Данная курсовая работа состоит из пяти частей. Первая содержит теоретический вопрос аудита расчетов с подотчетными лицами. Во второй главе описана организация ООО «Каравелла», выбранная для курсовой работы, ее характеристики,  ведение бухгалтерского учета, организация бухгалтерского учета на предприятии, основные положения учетной политики и экономические показатели за два года – 2009 и 2010 года. Третий пункт курсовой работы посвящен планированию аудиторской проверке. В четвертом пункте рассмотрена методика аудиторской проверки. Последний, пятый, пункт – это отчет о проделанной работе.

      При написании курсовой работы пользовалась нормативно-правовыми документами, отчетностью и данными предприятия, современной литературой, таких авторов как, Шеремет В. П., Подольский В.И., Савин А.А. и др.

1. Сущность  и значение аудита расчетов  с подотчетными лицами

1.1. Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами 

      Подотчетными  суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия  из кассы на мелкие административно-хозяйственные  и операционные расходы, которые  не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

• приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;
• оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходы на командировки по территории РФ и за границу;
• представительские расходы.

      Все эти хозяйственные операции связаны  с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно  из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

    Основной  нормативной базой написания курсовой работы выступают:

• Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ред. от 01.01.11) содержит перечень обязательных реквизитов первичных  документов  (статья  9,  п.  2). Разрешает составлять  документы  на  машинных  носителях (статья 9,  п. 7). Руководитель организации по согласованию с  главным  бухгалтером  утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных  документов (статья  9, п.  3).  Обязывает  директора  организации  и   главного   бухгалтера   либо уполномоченных ими лиц  подписывать  первичные  бухгалтерские  документы  по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3).
• Положение по бухгалтерскому учету 3/2006 «Учет имущества и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте»  утверждено Приказом Минфина РФ от  27.11.2006 N 154н (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.2010). Положение  регулирует  особенности бухгалтерского  учета  имущества  и  обязательств   организаций,   стоимость которых выражена в иностранной валюте, заключающиеся в  пересчете  стоимости этих имущества и обязательств в рубли, учет курсовых  разниц.  Приложение  к данному Положению содержит указание, что  пересчет  расходов,  произведенных подотчетным лицом при загранкомандировках, в рубли  производится  по  курсу, действующему на дату его составления авансового отчета.
• Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (Письмо Банка России от 04 октября 1993  г. N  18 (ред. от 26.02.1996) содержит  правила  приема,  хранения,  выдачи  наличных  денег   и оформления первичных документов; ведения кассовой  книги;  ревизии  кассы  и соблюдения кассовой дисциплины. Лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее 3  рабочих  дней  по  истечении  срока,  на  который  они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в  бухгалтерию предприятия отчет  об  израсходованных  суммах  и  произвести  окончательный расчет по ним (гл. 1, пункт 11).
• План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и инструкция по его применению, утвержден Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94 (ред. от 08.11.2010) — правила синтетического учета операций в бухгалтерском учете. В частности, содержит проводки по отнесению  в  доход работника подотчетных сумм, не возвращенным в срок.
• В соответствии с  пунктом  1  «Порядка ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»  утвержденным Постановлением Правительства РФ от  02.12.2000  N  914 (ред. от 26.05.2009) обязательным условием для зачета НДС,  помимо  упомянутых выше документов, является наличие  счета-фактуры  на  приобретенные  товары, содержащей сумму НДС отдельной строкой.
• Правила документального    оформления    командировки форма №Т-10 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 (командировочное удостоверение и, по усмотрению руководителя, приказ о направлении  работника в командировку по форме №Т-9); предельные сроки  командировок  (сроки  устанавливает  руководитель,  но  не более 40 дней) (п. 4); необходимость  ставить  в  командировочном  удостоверении  отметки   о   дне прибытии и дне выбытия из места командировки (п. 6); формы журналов  по  ведению  учета  работников,  отбывающих  в  командировки (утверждены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739 н); указание на сохранением за работником находящимся  в  командировке  среднего заработка (п. 9); указание на выплату работникам суточных (п. 10); перечень расходов, возмещаемых командированному работнику (п. 12); предписание в течение 3-х дней после возвращения работника  из  командировки составить авансовый отчет (п. 19); другие положения относительно командировок.
• Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30  «О  порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» — компенсация  работнику  данных  расходов  с   отнесением   их   к   затратам.
• Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О  размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

 
 
 
 
 
 

1.2.  Понятие, состав внутренней документации, требования, предъявляемые к ней 

      Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. 
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

      Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.

      Состав  первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

     Проверка  правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние.

     Источниками внутренней информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами являются:

• перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;
• заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;
• приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;
• сметы представительских расходов;
• приказы об утверждении смет представительских расходов;
• командировочные удостоверения работников предприятия;
• расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);
• авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);
• журнал регистрации авансовых отчетов;
• отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;
• акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;
• журнал-ордер № 7 или другие аналитические регистры по учету расчетов с подотчетными лицами;
• Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;
• Баланс организации, строки 240, 625.

      Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 — комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

      Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника.

      При командировке работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных  законодательством норм суточных и  квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.  
По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную — на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную — на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71).