Аудит расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с  подотчетными лицами.

 

 

Подотчетное лицо.  

 

• Подотчетные лица - это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты "мелких" расходов. Как правило, список подотчетных лиц, а также порядок выдачи наличных денег под отчет устанавливает руководитель.

 

Цели и задачи.

 

Цель аудита - проверка соблюдения действующего

законодательства  и правильности организации

бухгалтерского  учета в области расчетов с

подотчетными  лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

• - подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• - проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;
• - подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации.

 

При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор  может получать необходимую информацию из следующих источников:

1. Типовые формы первичной учетной документации:
• Журнал-ордер № 7 (при журнально-ордерном учете);
• авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами (кассовыми и товарными чеками, квитанциями к приходным ордерам и т.д.);
• командировочные удостоверения (форма Т-10);
• служебные задания на командирования и отчеты о их выполнении (форма Т-10а).
• журнал учета работников, выбывающих в командировки;
• журнал учета работников, прибывающих в командировки.

 

 

 

2.  Прочие документы и учетные регистры:
• приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку;
• первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);
• приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы;
• приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
• акты закупок материальных ценностей у физических лиц;
• контракты с иностранными партнерами, договоры;
• учетная политика организации (в части порядка выдачи, использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);
•  главная книга.

 

Основные направления.

 

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264

Налогового кодекса:

• по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; 
  
• по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; 
  
• по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; 
  
• по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты  на организацию развлечений и  отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются.

 

 

 

• Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. С развитием рыночных отношений в России происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций и предприятий с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Для ведения переговоров, заключения контрактов, приемки приобретаемого имущества и в иных целях представители российских компаний часто выезжают в зарубежные командировки. 
   
  Расходы, фактически осуществленные такими работниками, относятся на стоимость продукции, работ, услуг и не включаются в совокупный налогооблагаемый доход физического лица, так как признаются объективно необходимыми для выполнения ими трудовой деятельности.

 

Нарушения.

 

Нередко в организациях допускаются  ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного  вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует  их избегать.

Наиболее частые нарушения:

• -              отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;
• -              в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращения;
• -              производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;
• -              производится выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;
• -              допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другому.

 

Типичные ошибки

 

• Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции,

проводимые  предприятиями, должны оформляться оправдательными документами, которые

служат  основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные

документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все

обязательные  реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К

обязательным  реквизитам относятся: наименование документа; дата составления

документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной

операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование

должностей  ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей

материальные  ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте

закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие

как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

 

 

• Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей

товаров (работы, услуги) наличными деньгами, в том числе и выданными из кассы

организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных

нормативными  актами пределов.

• Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в

пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации,

устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах

бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения  даты, проставленные на первичных  оправдательных

документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах

выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т. п.), подтверждающих

расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более

ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном

кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

  

Проводки.

 

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1.	Выданы  из кассы подотчетные средства	71	50
2.	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
3.	Осуществлены  общехозяйственные расходы из подотчетных  средств	26	71
4.	Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных  сумм в кассу	50	71
5.	Возмещен  перерасход подотчетных сумм	71	50
6.	Списаны невозвращенные в срок подотчетные  суммы	94	71