Отчетность с подотчетными лицами

Направление в командировку работающих по гражданско-правовому договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Выполнение работником своих обязанностей во время служебной командировки связано с расходованием наличных денежных средств как на оплату расходов, непосредственно связанных с командировкой (оплата проезда и проживания в месте, куда работник командирован), так и при осуществлении затрат, обусловленных выполнением служебного задания (приобретение объектов основных средств, материально-производственных запасов, производство расчетов с контрагентами и т.д.). Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.[2,5,6,15]

2.2. Оплата расходов на командировки.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В соответствии с п. 10 Инструкции № 62 командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Для целей налогообложения к учету могут быть приняты следующие расходы, связанные с командировками:

– расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– расходы на наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные и (или) полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

– расходы, связанные с оформлением и выдачей виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

В соответствии со ст. 187 ТК РФ работникам, направляемым для повышения квалификации с отрывом от работы в другую местность, производится оплата командировочных расходов в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.[6,12,13]

2.3. Особенности оплаты стоимости проезда работников при служебных разъездах и служебных командировках сроком до одних суток.

Оплата стоимости проезда при служебных перемещениях гарантируется трудовым законодательством Российской Федерации.

В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:

– расходы по проезду;

– расходы по найму жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Необходимость осуществления таких расходов возникает в двух случаях: при служебных разъездах и служебных командировках (кроме этого, стоимость проезда оплачивается и при переводах к новому месту работы или службы, но этот вид расходов регулярным не является и в данном издании не рассматривается).

Таким образом, рассмотрение данного вопроса целесообразно разделить на две части: оплата стоимости проезда при служебных разъездах и оплата стоимости проезда при служебных командировках.

Оплата стоимости проезда при служебных разъездах. Постановлением Совмина РСФСР от 04.05.1963 № 521 определен перечень должностей работников, работа которых носит разъездной характер и которым организация может оплачивать проездные билеты (проезд).

В данный перечень включены курьеры, экспедиторы, работники городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи) и т.д., если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом на время выполнения ими своих служебных обязанностей.

Разумеется, этот перечень не является исчерпывающим, а кроме того, он был установлен для бюджетных учреждений и организаций, приобретавших вышеуказанные билеты за счет средств бюджета, и утратил силу в части предприятий, перешедших на полный хозрасчет.

Поскольку в настоящее время иного перечня не утверждено, руководители других хозяйствующих субъектов вправе своим приказом расширить круг этих должностей, включив в него других работников, работа которых носит разъездной характер, если эти работники не обеспечиваются специальным транспортом для выполнения служебных обязанностей.

При этом стоимость проездных билетов, оплаченная организацией для таких работников, не включается в их совокупный налогооблагаемый доход.

Помимо работников, работа которых связана с постоянными разъездами, в организациях некоторых отраслей имеется персонал, переезды которого в течение рабочей смены предусмотрены должностными обязанностями, но сами разъезды не являются регулярными или осуществляются не ежедневно. К числу таких работников можно отнести линейный инженерный персонал строительных организаций, инженеров предприятий коммунального обслуживания и некоторых других.

Для оплаты таких служебных разъездов приобретение месячных или квартальных проездных билетов может оказаться нецелесообразным. В этом случае необходимо организовать документооборот таким образом, чтобы первичными документами можно было подтвердить сам факт служебных разъездов и размер фактических расходов, произведенных работником.

Для этих целей ранее широко использовались так называемые маршрутные листы, которые оформлялись на конкретного работника на один отчетный период (месяц или квартал). По окончании отчетного периода работник сдавал маршрутный лист с приложением проездных документов (билетов на проезд в городском транспорте) в бухгалтерию и оформлял авансовый отчет. Данный порядок позволял контролировать целевое назначение расходуемых средств и полностью возмещать расходы, произведенные работником. Поэтому такой порядок может быть рекомендован к использованию и в настоящее время. Альбомами унифицированных форм первичной учетной документации маршрутные листы не предусмотрены. Следовательно, маршрутный лист должен быть разработан непосредственно в организации по произвольной форме, а сама форма принята при утверждении учетной политики организации. Так как основным назначением маршрутного листа является подтверждение факта пребывания работника вне своего рабочего места (размер расходов подтверждается проездными документами), то в форме маршрутного листа достаточно предусмотреть три графы, например:

В графе « Отметка о нахождении в организации, куда направлен работник» проставляется подпись должностного лица, с которым взаимодействовал приехавший работник. Кроме того, возможно проставление в этой графе печати или штампа, позволяющих однозначно идентифицировать организацию, в которой находился работник, и при необходимости провести встречную проверку.

В заголовочной части маршрутного листа должны быть предусмотрены следующие реквизиты:

– номер маршрутного листа;

– основание для служебных разъездов (например, распоряжение руководителя организации или функциональные обязанности работника);

– занимаемая должность, фамилия и инициалы работника, на чье имя выписан маршрутный лист;

– отчетный период, на который маршрутный лист выдан (например, с 01.01 по 31.01.2008).

При сдаче маршрутного листа свободные строки прочеркиваются, а сам лист подписывается работником или его непосредственным руководителем.

Оплата стоимости проезда при служебных командировках продолжительностью до одних суток. Согласно п. 1 Инструкции № 62 служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Если филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считаются командировками.

Из вышеприведенного определения можно сделать два вывода:

– служебной командировкой считается направление работника не только в другую организацию, но и в структурное подразделение, расположенное в другой местности;

– при оплате расходов, связанных со служебными разъездами, правила оплаты командировок и нормы, установленные для оплаты командировочных расходов, не применяются.

В общем случае командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.

Оплата суточных зависит от времени пребывания работника в командировке: если командировка продолжается менее суток, суточные не выплачиваются.

В соответствии с п. 6 Инструкции № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в хозяйственной деятельности та или иная организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия вышеуказанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

На практике может встретиться ситуация, при которой самолет вылетает в 0 часов 30 минут, а минимальное время, которое необходимо для проезда до аэропорта, равняется 35 минутам. В данном случае суточные должны выплачиваться независимо от того, когда работник вернется из командировки. Но если время для проезда от места жительства составляет 20 минут, а работник возвращается из командировки в 23 часа 30 минут (по расписанию транспорта) в тот же день, когда вылетел самолет, то суточные уже не выплачиваются.

При выезде работника в командировку в ночь с пятницы на субботу и возвращении в понедельник организациям следует руководствоваться п. 8 Инструкции № 62, в соответствии с которым на работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, если организация, в которую работник командирован, работает в субботу или воскресенье, то оплата суточных производится в общем порядке. Если же работник выезжает в командировку в нерабочий день по собственной инициативе, а возвращается в первый рабочий день после выходных, то выплата суточных ему не положена.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего назначения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Из содержания ст. 167, 168 ТК РФ следует, что суточные имеют своей целью покрытие личных расходов работника на срок служебной командировки, поскольку средний заработок работнику на время командировки сохраняется, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы оплачивается, возмещаются расходы по найму жилого помещения. Выплату же суточных работнику законодатель обусловил с проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов.