Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

    Счет 71 кредитуется в корреспонденции  со счетами:

1. Дебет 10,08,07 Кредит 71 – оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
2. Дебет 20,25,26 Кредит 71 – списаны расходы по командировке, необходимые для нужд производства.
3. Дебет 91-2 Кредит 71 – затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов; Дебет 91-2 Кредит 71 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.
4. Дебет 19 Кредит 71 – учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц; Дебет 68 Кредит 19 – произведен налоговый вычет.
5. Дебет 94 Кредит 71 – отражена сумма недостачи по вовремя невозвращенному авансу; Дебет 70 Кредит 94 – удержана сумма неизрасходованного аванса из зарплаты сотрудника.
6. Дебет 50 Кредит 71 - оприходованы денежные средства, неизрасходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

    Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный  регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на той же строке.

    Используемая  программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с  подотчетными лицами» в разрезе  каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

    На  основании разнесенных расходных  кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов  – на израсходованные суммы; новых  приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в  суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

    Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет  по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

    Для вывода данной ведомости необходимо выбрать пункт «Оборотно-сальдовая  ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Оборотно-сальдовая ведомость  по счету» на экран будет выведен  запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

    Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

    Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет  по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами  и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

    Для вывода данного отчета необходимо выбрать  пункт «Журнал-ордер по счету 71 по субконто» меню «Отчеты» главного меню программы. При выборе пункта «Журнал-ордер счета по субконто» на экран будет выведен запрос параметров ведомости. В этом запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать журнал-ордер. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

    Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

    Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость  по счету» по существу представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

    Для получения данного отчета надо выбрать  пункт «Журнал-ордер и ведомость по счету» меню «Отчеты» главного меню. На экран будет выведен запрос параметров отчета. В запросе надо указать, за какой период необходимо сформировать оборотно-сальдовую ведомость. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

    Установив нужные параметры настройки, необходимо нажать кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

    Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами  за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

    Стандартный отчет «Анализ счета по субконто»  содержит итоговые суммы корреспонденций  данного счета с другими счетами  за указанный период, а также остатки  по счету на начало и на конец  периода в разрезе объектов аналитического учета.

    Стандартный отчет «Главная книга» (обороты счета) используется для вывода оборотов и  остатков счета за каждый месяц. Данный отчет очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

    Для получения оборотов счета надо выбрать  пункт «Обороты счета (главная книга)»  меню «Отчеты» главного меню. На экран  будет выведен запрос параметров формирования оборотов счета. В запросе  настройки оборотов счета надо указать, за какой период необходимо сформировать отчет. Период задается выбором даты начала периода и даты окончания периода.

    Установив нужные параметры настройки, нужно  нажать на кнопку «Сформировать». Программа сформирует отчет и выведет его для просмотра.

    Стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным значениям  объектов аналитического учета – подотчетных лиц. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки. Отчет содержит графы: «Дата», «Операции» (описание операций по счету 71), «Дебет» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета), «Кредит» (корреспондирующие счета и суммы операций по кредиту выбранного счета) и «Текущее сальдо» (Д – дебетовое, К – кредитовое) (приложение К7).

    Также существует стандартный отчет «Карточка  счета с выбранным значением субконто» позволяет получить информацию по всем операциям с конкретным подотчетным лицом.

    Ежемесячно  итоги из журнала-ордера №7 переносятся  в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс.

    Чаще  всего через подотчетных лиц  приобретаются топливо, запчасти, материалы.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

       Любая организация в процессе осуществления  хозяйственной деятельности приобретает  разные материальные ценности в розничной  торговле. Это могут быть хозяйственные  принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно,, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков.

       Наиболее  распространенные ошибки, связанные  с организацией данного направления  бухгалтерского учета: отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

       Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета на счете 71. Это поможет избежать штрафных санкций. 
 
 
 
 

Список  использованной источников 

1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов /Б94 Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. ЮА Бабаева, проф. И.П. Комиссаровой.— 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.
2. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2007.
3. Осминина Е. 22 положения по бухгалтерскому учету: сб. док.- 3-е изд., испр.-М.: ОМЕГА-Л, 2007.
4. Сидорова Е.С. План и корреспонденция счетов: 10 000 типовых проводок. – М.: Омега-Л, 2006.
5. «Бухгалтерский учёт», А.М. Андросов, Е.В. Викулова; М 2010.
6. «Бухгалтерский учёт», издание 2; Н.И. Ладутько; Мн 2010.
7. «Бухгалтерский учёт» издание 10, И.С. Стражева; А.В. Стражев; Мн 2009.
8. «Бухгалтерский учёт» учебное пособие, издание 2, О.А. Левкович; И.Н. Бурцева; Мн 2010