Сущность и порядок учета расчетов с персоналом по оплате труда

Оплата  отпусков

• Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.
• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.
• Работнику также может быть предоставлен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск предоставляется лицам, занятым на работах с вредными и опасными условиями, выполняющим работу особого характера, работникам с ненормированным рабочим днем, лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.
• Организации с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено законодательством.
• Порядок и условия предоставления этих отпусков определены коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Средний дневной заработок  для оплаты отпусков

• исчисляется за последние двенадцать календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней).
• Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.
• В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

2

Из сумм начисленной  заработной платы производят обязательные удержания:

• налоги на доходы физических лиц;
• штрафы по постановлениям судебных и административных органов;
• алименты по приговорам суда и др.

По  инициативе администрации  могут производиться удержания:

• за допущенный работником брак,
• не возвращенные своевременно подотчетные суммы и пр.

По  инициативе работников удерживаются:

• полученные займы,
• перечисления в негосударственные пенсионные фонды и т. д.

3

     При организации учета оплаты труда  и отражении соответствующих  операций на счетах бухгалтерского учета  необходимо разделять выплаты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), и выплаты, возмещаемые из других источников.

     В себестоимость продукции включаются затраты на оплату труда работников, занятых в производственной сфере  -изготовлением продукции, выполнением работ - или обслуживающих производство.

   В организации могут производиться  выплаты, которые не включаются в  себестоимость продукции (работ, услуг), а возмещаются за счет фонда социального  страхования, нераспределенной прибыли, целевого финансирования и т. п.

Выплаты из этих источников носят компенсационный  или поощрительный характер. К  ним относят 

• пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые из фонда социального страхования;
• премии, выплачиваемые за счет резервного фонда и целевых поступлений;
• материальную помощь;
• оплату работникам отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору, и т. п.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70, в развитие которого могут открывать соответствующие субсчета.

• Корреспонденция счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда
• Корреспонденция счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда
• Корреспонденция счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда

Особенности учета резервов на оплату отпусков, выплату  вознаграждений за выслугу  лет и по итогам работы за год  
 
Формирование резервов на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год необходимо предусмотреть в распорядительном документе об учетной политике организации на предстоящий год.

Резерв предстоящей  оплаты отпусков (включая Взносы на обязательное соц. страхование) работников организация формирует в целях равномерного включения расходов по оплате отпусков в себестоимость продукции.

Для расчета  отчислений в резерв используются сведения о годовом фонде заработной платы  и сумме планируемых отпускных.

Отчисления  в резерв рассчитываются в процентах  к начисленной оплате труда.

При уходе  работников в отпуск резерв уменьшается  на сумму начисленной им оплаты.

По не использованным до конца года отпускам резерв переходит  на следующий год.

Учет формирования и использования резерва ведут  на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв предстоящей  оплаты отпусков». По кредиту счета 96 отражается создание резерва, по дебету - его использование; остаток может  быть только кредитовым.

Резервы на выплату вознаграждения за выслугу  лет и по итогам работы за год 

Резервы на выплату вознаграждения за выслугу  лет и по итогам работы за год  организация создает исходя из размера  предполагаемых в предстоящем периоде  выплат и отчислений по этим вознаграждениям  единого социального налога.

Отчисления  производятся ежемесячно.

Сформированные  резервы используются полностью  в том месяце, в котором выплачивается  вознаграждение работникам организации.

Резервы учитываются  на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчета «Резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет» и «Резерв на выплату  вознаграждений по итогам работы за год».

Эти резервы  используются в отчетном году полностью.

Корреспонденция счетов по учету резервов предстоящих расходов

Для обобщения  данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом  о начисленной оплате труда, произведенных  удержаниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате  бухгалтерия ведет следующие  учетные регистры

Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу.       В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табельный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед организацией.       Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

На основании  данных лицевых счетов заполняется  расчетная или расчетно-платежная  ведомость; определяется средний заработок; начисляются пенсии.

Срок хранения лицевых счетов - 75 лет.

В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения или организации в целом. Расчетная ведомость представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов.

Количество  вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал (квартал, полугодие, год).

На основных листах указываются фамилия, инициалы каждого работника; приводятся справочные данные (категория персонала, профессия  или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показываются количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т. д.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией.

На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и  о сумме к выплате или задолженность  за последующие месяцы периода (квартала, полугодия, года), на который открывается  расчетная ведомость.

Эта ведомость  заполняется по данным лицевых счетов.

Платежная ведомость заполняется на основе данных расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В платежной ведомости указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платежного периода в платежной ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

Лицевой счет, расчетная и платежная ведомости  применяются в крупных организациях. В небольших организациях рекомендуется  формировать расчетно-платежную ведомость, где будут показаны начисление и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что исключает необходимость ведения лицевых счетов работников. Заполняется расчетно-платежная ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки (нарядов на сдельную работу, рапортов о выработке, ведомостей учета выполненных работ и др.), табелей учета использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т. п.

Сводная ведомость по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, и используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начисленной оплаты труда, премий, пособий, удержаний, перечислений и выплат.Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда.

Расчетные листки

При выплате  заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого  работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему  за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форму расчетного листка утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников.

Порядок выплаты заработной платы 

Заработная  плата выплачивается не реже, чем  каждые полмесяца в день, установленный  правилами внутреннего трудового  распорядка организации, коллективным или трудовым договором, непосредственно  работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается  законом или трудовым договором. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты  заработной платы. При совпадении дня  выплаты с выходным (нерабочим) или  праздничным днем заработная плата  выплачивается накануне этого дня.

Отпуск оплачивается не позднее, чем за три дня до его  начала.

При прекращении  трудового договора все суммы, причитающиеся  работнику от работодателя, выплачиваются  в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие  суммы должны быть выплачены не позднее  следующего дня после предъявления уволенным работником требования о  расчете.