Требования к товарным накладным

Требования  к товарным накладным

Если  товарная накладная  оформлена с нарушением требований к форме  и содержанию.

Исходя из сложившейся  практики, товарная накладная, оформленная  с нарушением требований законодательства к форме или содержанию, может  быть не принята арбитражным судом  в качестве доказательства факта  передачи товара поставщиком покупателю. И как следствие, отказать поставщику во взыскании задолженности за поставленный товар. Правовая позиция арбитражных  судов заключается в следующем.  
В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляется оправдательным (первичными учетными) документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Данное требование относится и к товарным накладным, которые принимаются к учету только в случае своего соответствия по форме и содержанию нормам действующего законодательства.  
Форма товарной накладной № ТОРГ-12 содержится в Альбоме унифицированных форм учетной документации по учету торговых операций (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. №132).  
Исходя из анализа содержания данной Формы, норм статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете» и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ следует, что первичными документами, подтверждающими приемку-передачу товарно-материальных ценностей, являются товарные накладные, имеющие следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Соответственно, только при наличии всех указанных  реквизитов, предусмотренных законом  для первичной учетной документации, товарная накладная может считаться  в арбитражном суде надлежащим доказательством  поставки товара.  
 
Если товарная накладная не подписана покупателем, но вместе с тем 
заверена его штампом или печатью.

Печати или  штампы организации-покупателя не могут  заменить подписи лиц, ответственных  за совершение хозяйственной операции по приемке-передаче товара и правильность ее оформления (см. пункт 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  РФ).  
Юридическое лицо действует в гражданском обороте через свои органы и представителей, а это конкретные физические лица. Подпись уполномоченного лица в документе подтверждает его волеизъявление на совершение конкретного действия (в случае с представителем покупателя и товарной накладной – принятие товара).  
Отсутствие соответствующих подписей в товарной накладной не доказывает, что организация-покупатель (в лице уполномоченного ею лиц) получила по ней какой-либо товар. Наоборот, наличие таких «документов» свидетельствует об отсутствии факта передачи товара. 
В связи с этим важно, чтобы каждая товарная накладная помимо печати или штампа покупателя, имела подпись уполномоченного лица организации - покупателя, непосредственно участвовавшего в приемке товара.  
В противном случае товарная накладная, имеющая печать или штамп организации-покупателя, может быть не принята арбитражным судом как надлежащее доказательство, поскольку у поставщика нет доказательств получения товаров покупателем (а товарная накладная без подписи покупателя таким доказательством не является). Соответственно, продавец не сможет подтвердить исполнение своих договорных обязательств. 
Данная ситуации опасна еще и тем, что недобросовестный покупатель может вообще отказаться от оплаты товара, либо потребовать повторной поставки товара, либо возврата аванса с уплатой неустойки/процентов за пользование чужими денежными средствами.

Если  товарная накладная  подписана неустановленным  лицом.

Встречаются случаи, когда в товарных накладных в  графе «Груз получил» стоит неизвестная  подпись без соответствующей  расшифровки фамилии и инициалов. В случае оспаривания покупателем принадлежности подписи это значительно затянет судебный процесс, но не будет препятствовать признанию факта принятия на учет приобретенного товара (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.07.2009 N Ф04-4436/2009(11027-А45-41) 
Оценивая такие документы представленные поставщиком, суды нередко приходят к выводу о невозможности их рассмотрения в качестве надлежащих доказательств по делу. Для подтверждения факта принятия товара организацией-покупателем необходимо не только установить личность лица подписавшего товарные накладные, но и выяснить наличие у него полномочий на подписание.  
Отсутствие расшифровки подписи значительно затрудняет процесс установления ее принадлежности уполномоченному лицу организации-покупателя, в связи с чем нередко расценивается судами как «отсутствие доказательств получения товара».  
Единственным способом подтверждения принадлежности подписи лица, получившего товар, становится судебная экспертиза, которая, как известно, влечет дополнительные временные и финансовые затраты.  
 
Если товарная накладная подписана не уполномоченным лицом.

Товарная накладная  подписана лицом, не уполномоченным доверенностью организацией-покупателем  в принятии товара. Аналогичной, с  точки зрения процедуры судебного  взыскания, является и ситуация при  которой соответствующая доверенность была выдана лицу принявшему товар, но по какой-то причине отсутствует  у организации-поставщика.  
И в том, и в другом случае практически невозможно доказать, что товар был отгружен лицу, уполномоченному организацией-покупателем в его получении. Соответственно отсутствуют основания для предъявления требований по оплате к самой организации-покупателю, поскольку по общему правилу лицо, принявшее товар, действовало от собственного имени и в собственных интересах. 
Подобная ситуация является для поставщика критичной, поскольку установление в судебном заседании факта заключения упомянутой сделки или получение товара представителем без полномочий или с превышением таковых служит основанием для отказа в иске.  
Указанного можно избежать, если в процессе судебного рассмотрения будет доказано, что уполномоченное лицо покупателя в последующем одобрило сделку (пункт 2 статьи 183 ГК РФ). 
Под последующим одобрением сделки понимается письменное или устное одобрение, независимо от того, адресовано ли оно непосредственно контрагенту по сделке; признание претензии контрагента; конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, их приемка для использования, реализация других прав и обязанностей по сделке); просьба об отсрочке или рассрочке исполнения; акцепт инкассового поручения. 
Необходимо иметь в виду, что в случае приемки товара на территории покупателя, руководитель торговой организации обязан назначить своим приказом приемочную комиссию, либо лиц, ответственных за получение товара. Таким, например, могут быть: заведующий отделом, кладовщик, продавец и т.д. Обязанности этих работников и их ответственность закрепляют в приказах руководителя, трудовых контрактах, договорах о материальной ответственности, должностных инструкциях. Для разрешения спора арбитражный суд может истребовать у Ответчика данные документы в качестве доказательств. 
Кроме того, согласно абзаца 2 пункта 1 ст. 182 ГК РФ полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель.Если товарная накладная подписана не уполномоченным лицом, но между сторонами сложились длительные хозяйственные отношения, в период которых товар от имени ответчика получал один и тот же представитель, то систематическое получение товара одним и тем же лицом может быть расценено арбитражным судом достаточным основанием для признания факта получение товара по спорным товарным накладным уполномоченным лицом.  
При рассмотрении вопроса, являются ли лица, получившие товар, работниками ответчика, арбитражный суд может руководствоваться в том числе, сведениями, представленными Управлением Федеральной налоговой службы, Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации об удержании налога на доходы физических лиц и перечислении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.  
Однако необходимо понимать, что в случае намеренного уклонения покупателя от оплаты товара последний вряд ли будет способствовать сбору указанных доказательств.

Если  товарная накладная  не содержит ссылки на реквизиты договора поставки.

Передача товара, оформленная накладной без ссылки на конкретный договор поставки, будет  рассматриваться арбитражным судом  как разовая сделка купли-продажи.  
С одной стороны, наличие накладной уже свидетельствует о совершении сделки и для предъявления претензий контрагенту поставщику не обязательно заключение отдельного договора поставки. С другой стороны, отсутствие договора поставки, оформленного в виде единого документа, приводит к тому, что взаимоотношения сторон будут регулироваться общими положениями Гражданского кодекса. А это не всегда выгодно в конфликтной ситуации.  
Так, например, отсутствие в товарной накладной ссылок на реквизиты договора поставки лишает заинтересованное лицо права ссылаться в суде на специфические условия приемки-передачи товара, оговоренные сторонами, сроки оплаты, размер оговоренных неустоек, гарантии качества и многое другое.