Учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами

Тема  №1: Учет денежных средств  и расчетов с дебиторами и кредиторами.

1. Учет денежных средств

 

1. Общее положение о денежной системе наличных и безналичных  расчетов.

Денежные  средства организации могут находиться в виде наличных денег и денежных документов на расчетных, текущих, специальных  счетах в банках, в выставленных аккредитивах, чековых книжках и  т. д.

Порядок хранения и расходования денежных средств, открытия счетов, а также порядок проведения безналичных расчетов и ведения  кассовых операций устанавливаются  Центральным банком России в соответствии с действующим законодательством.

Основные  задачи учета денежных средств и  денежных документов:

• контроль за правильностью документального оформления операций с денежными средствами;

• контроль за законностью указанных операций;

• своевременное  и полное отражение в бухгалтерском  учете операций с денежными средствами;

• контроль за сохранностью и движением денежных средств;

• проведение инвентаризации денежных средств, денежных документов и анализ результатов  инвентаризации;

• своевременное  обеспечение денежной наличностью  исходя из потребностей организации.

Документы, которыми оформляются операции с  денежными средствами, должны подписываться  руководителем организации и  главным бухгалтером или уполномоченными  на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного  на то лица денежные средства считаются  недействительными и не должны приниматься  к исполнению.

2. Учет кассовых операций
1. Документальное оформление кассовых операций

При оформлении кассовых операций организации должны применять следующие унифицированные  формы первичных учетных документов:

КО-1 –  приходный кассовый ордер;

КО-2 –  расходный кассовый ордер;

КО-3 –  журнал регистрации приходных и  расходных кассовых документов;

КО-4 –  кассовая книга;

КО-5 –  книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При выдаче денег отдельному лицу кассир требует  предъявления паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно  и при получении денег по одному платежному документу, выписанному  на несколько лиц. Лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия, деньги выдают только по расходным  кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо, или по отдельной ведомости  на основании заключенных договоров.

Наличные  деньги выдают из кассы на основании  расходных кассовых ордеров (ф. КО-2) или других документов (платежных  ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов), на которых ставят специальный  штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем  предприятия и главным бухгалтером  или уполномоченными ими лицами. Если на документах, прилагаемых к  расходному кассовому ордеру, имеется  разрешительная надпись руководителя, то его подпись на ордере необязательна. Расходный кассовый ордер составляют в бухгалтерии, регистрируют в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров и передают кассиру  для исполнения. Выдача расходных  кассовых ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается.

Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности и премии кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном (заглавном) листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег  за подписями руководителя предприятия  и главного бухгалтера или лиц, ими  уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и их суммы прописью.

Так же можно оформлять разовые выдачи заработной платы или депонированных сумм нескольким лицам. Разовые выплаты  заработной платы отдельным лицам  оформляют, как правило, расходными кассовыми ордерами. 
 

2. Аналитический  и синтетический  учет кассовых операций

Сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему  его документу кассир делает записи в кассовой книге ф. КО-4, которая  предназначена для учета движения наличных денег. Предприятие ведет  только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и  опечатана сургучной или мастичной  печатью. На последней странице кассовой книги указывают количество пронумерованных  страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге делают в  двух экземплярах через копировальную  бумагу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток  денег в кассе на следующее  число и сумму по платежным  ведомостям на оплату труда, не списанную  в расход. Второй отрывной лист (отчет  кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в  кассовой книге.

Для обобщения  информации о наличии и движении наличных денежных средств в кассе организации, а также денежных документов, находящихся в кассе организации (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов, оплаченных путевок в дома отдыха и санатории и т.п.), предназначен счет 50 «Касса». К нему могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др.

По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление  денежных средств и денежных документов в кассу организации.

По кредиту  счета 50 «Касса» отражается выплата  денежных средств и вьщача денежных документов из кассы организации.

Регистрами  синтетического учета в журнально-ордерной форме бухгалтерского учета являются журнал-ордер №1 и ведомость №1. Расходные кассовые операции отражаются в журнале-ордере №1, приходные —  в ведомости №1. Каждая строчка  в этих регистрах соответствует  одному кассовому отчету, независимо от периода, за который он составлен.

3. Учет денежных документов

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются  находящиеся в кассе организации  почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

Денежные  документы учитываются в сумме  фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может  осуществляться за наличный и безналичный  расчет.

 Оприходованные  в кассе денежные документы  (путем оформления приходного  кассового ордера) выдаются подотчетным  лицам для использования или  реализуются сотрудникам организации  по льготным ценам (выбытие  оформляется расходным кассовым  ордером).

 В  кассовой книге движение денежных  документов отражается обособленно.  Ежемесячно кассир сдает отчет  о движении денежных документов. 

3. Учет  операций по расчетному счету
1. Открытие расчетного счета

Для оформления открытия расчетного и текущего счетов организации в банк должны быть представлены следующие документы:

• заявление  по установленной форме;

• нотариально  заверенные копии устава и других учредительных документов;

• нотариально  заверенное свидетельство о государственной  регистрации;

• нотариально  заверенная карточка с образцами  подписей лиц, которым предоставлено  право подписывать платежные документы, и оттиском печати;

• справка  о регистрации в налоговом  органе, Пенсионном фонде РФ и других государственных внебюджетных социальных фондах.

После открытия организации расчетного (текущего), ссудного, депозитного, валютного и  иного счета банк незамедлительно  должен направить налоговому органу, выдавшему справку о постановке на учет организации, извещение об открытии указанных счетов. Днем открытия счета  является день оформления открытия счета  и занесения банком в книгу  регистрации балансовых счетов второго  порядка.

2. Документация по движению операций на расчетном счете

Движение  средств на счетах в банке оформляется  платежными банковскими документами, к которым относятся:

• объявления о взносе денег,

• чеки;

• платежные  поручения;

• платежные  требования-поручения;

• аккредитивы (в страховые компаниях используются редко).

Объявлением о взносе денег оформляется сдача  наличных денежных средств на счет в банк (сверхлимитный остаток  в кассе, депонированная заработная плата, взносы в уставный (складочный) капитал, возврат заемные средств  физическими лицами, страховые взносы, принятые первоначально в кассу  организации и т. д.).

Получение денег с расчетного счета оформляется  чеком. На оборотной стороне чека указывается их целевое назначение (на выплату заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию, на выплату страховых обеспечений  и страховых возмещений, хозяйственные  расходы, командировочные расходы). Бланки чеков являются бланками строгой  отчетности.

Платежное поручение представляет собой поручение  организации обслуживающему банку  о перечислении определенной суммы  со своего счета. Платежное поручение  составляется на бланке установленной  формы. Действительны поручения  в течение десяти дней со дня их выписки (день выписки в расчет не принимается).

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю оплатить на основании направленных в обслуживающий банк расчетных  и отгрузочных документов стоимость  поставленных по договору товаров, выполненных  работ, оказанных услуг.

Аккредитив  – условное денежное обязательство  банка, выдаваемое им по поручению клиента  в пользу его контрагента по договору, по которому банк, открывший аккредитив (банк-эмитент), может произвести поставщику платеж или предоставить полномочия другому банку производить такие  платежи при условии представления  им документов, предусмотренных в  аккредитиве, и при выполнении других условий аккредитива.

3. Аналитический и синтетический учет операций на расчетных счетах.

Для учета  наличия и движения безналичных  денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации предназначен счет 51 «Расчетные счета». По дебету счета 51 «Расчетные счета» отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации, по кредиту — списание денежных средств с расчетных счетов организации, Аналитический учет по счету 51 «Расчетные счета» ведется по каждому расчетному счету.

Ежедневно организации получают от кредитной  организации выписку о движении средств по своему расчетному счету, содержащую перечень произведенных  по нему за день операций. Выписка представляет собой второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей кредитной организацией, и служит основанием для осуществления бухгалтерских  записей по движению средств на расчетном  счете организации. К выписке  прилагаются документы, на основании  которых кредитная организация  зачисляет или списывает средства с расчетного счета организации.

Выписка банка из расчетного счета заменяет собой регистр аналитического учета  по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских  записей. Сохраняя денежные средства предприятий, банк является должником предприятия по сохраняемым суммам, поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет банк записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) — по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету счета 51 «Расчетные счета», а списания — по кредиту.