Учет движения основных средств и его совершенствование

Основные средства - это те ресурсы предприятия, которые задей­ствованы в производстве на годы, на десятилетия. Их внешняя форма остается неизменной на весь срок их "жизни", а стоимость свою они переносят, присоединяют к производственному продукту частями.

Основные средства промышленных предприятий составляют основу их материально-технической базы, рост и совершенствование которых яв­ляется важнейшим условием повышения качества и конкурентоспособ­ности продукции.

С целью упрощения учета основных средств мелкие предметы в их состав не включают. Это инструменты, инвентарь и принадлежнос­ти, срок службы которых менее одного года и стоимость которых ме­нее 30 минимальных заработных плат за исключением ковров и ковро­вых изделий, по которым лимит отнесения к МБП установлен в размере 10 минимальных заработных плат.

2.2.           Формы первичных документов по учету основных средств.

Постановление Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» содержит формы первичных документов, необходимые для правильного оформления операций с основными средствами.

Учет основных средств ведется на основании следующих первичных документов:

      акт (накладная) приемки-передачи основных средств (форма ОС-1);

      акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма ОС-3);

      акт на списание основных средств (форма ОС-4);

      акт на списание автотранспортных средств (форма ОС-4а);

      инвентарная карточка учета основных средств (форма ОС-6);

      акт о приемке оборудования (форма ОС-14);

      акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма ОС-15);

      акт о выявленных дефектах оборудования(форма ОС-16).

Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

      наименование документа;

      дату составления документа;

      наименование организации, от имени которой составлен документ;

      содержание хозяйственной операции;

      измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

      наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

      личные подписи указанных лиц.

Одновременная приемка (оприходование) однотипных инструментов, станков, хозяйственного инвентаря и т.п. объектов, имеющих одинаковую стоимость, может оформляться одним актом.

Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется в течение всего времени эксплуатации объекта и обозначается на нем (прикрепляется жетон, делается надпись краской и т.д.). Не допускается присвоение инвентарных номеров списанных объектов основных средств вновь поступившим объектам, так как это может привести к ошибкам в учете.

              Комплекс конструктивно-сочленненых предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

              В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Акт приемки передается в бухгалтерию, где заводится инвентарная карточка с указанием инвентарного номера объекта и основных данных о нем (первоначальной или восстановительной стоимости, норм амортизационных отчислений, величина износа на момент приемки).

2.3.           Значение и задачи учета основных средств.

В условиях перехода к рыночной экономике задачами бухгалтерско­го учета являются правильное и своевременное отражение поступле­ния, выбытия и перемещения основных средств, контроль за их нали­чием и сохранностью в местах эксплуатации; своевременное и точное исчисление износа основных средств и правильное его отражение в учете;  определение затрат по ремонту и контроль за рациональным использованием средств, выделенных для этой цели; выявление неис­пользуемых, лишних объектов основных средств; контроль за эффектив­ностью использования, нахождение резервов повышения эффективности работы машин, оборудования, транспортных средств, других объектов, а также использования производственных площадей для увеличения вы­пуска продукции; оперативное обеспечение необходимой информацией руководства предприятия о состоянии основных средств путем автоматизации учетно-вычислительных работ на базе средств вычисли­тельной техники.

Основные средства являются одним из важнейших факторов любого производства. Их состояние и эффективное использование прямо влияет на конечные результаты хозяйственной деятельности пред­приятия.

Условия перехода к рыночной экономике побуждают трудовые кол­лективы к постоянному поиску резервов повышения эффективности ис­пользования всех материально - вещественных факторов производ­ства, в том числе и основных средств. Выявить и практически ис­пользовать эти резервы можно с помощью тщательного экономическо­го анализа.

Состояние и использование основных средств - один из важнейших аспектов аналитической работы ,так как именно они являются мате­риальным воплощением научно - технического прогресса - главного фактора повышения эффективности любого производства.

Более полное и рациональное использование основных средств и производственных мощностей предприятия способствует улучшению всех его технико-экономических показателей: росту производительнос­ти труда, повышению фондоотдачи, увеличению выпуска продукции, сни­жению ее себестоимости, экономии капитальных вложений.

Задачами анализа состояния и эффективности использования про­мышленно-производственных основных фондов являются: установление обеспеченности предприятия и его структурных подразделений основ­ными фондами - соответствия величины, состава и технического уровня фондов, потребности в них; выяснение выполнения плана их роста, обновления и выбытия; изучение технического состояния основ­ных средств и особенно их активной части; определение степени ис­пользования основных средств и факторов, на нее повлиявших; уста­новление полноты применения парка оборудования и его комплектнос­ти; выявление резервов роста фондоотдачи; увеличение объема про­дукции и прибыли за счет эффективности использования основных средств.

2.4. Аналитический учет основных средств

   Для оформления приобретения основных средств в организации должна быть создана комиссия. В ее состав входят представители       технических служб и бухгалтерии, а также материально - ответственные лица, принимающие и сдающие объект.

   Прием объектов в эксплуатацию оформляется актом (накладной) приема-передачи - типовая форма ОС -1 (см. табл.7.3.1.). Акт составляется на каждый объект. Если поступившие объекты имеют одинаковые технические характеристики и стоимость, то разрешается составлять один акт на все такие объекты. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой  -  в отдел капитального строительства или в другую аналогичную службу.

На основании акта, утвержденного руководителем организации, в бухгалтерии делают записи в инвентарную карточку учета основных средств - типовая форма ОС-6.

   Кроме актов при записи в карточку используются данные, содержащиеся в технической документации. Информация в карточке должна быть краткой, в ней должны быть отражены основные индивидуальные особенности объекта.

   Вне зависимости от вида объекта в настоящее время используется единая форма инвентарной карточки. Инвентарная карточка  открывается на каждый объект основных средств. Если объект включает обособленные приспособления и принадлежности, составляющие с ним одно целое, то в карточке объекта приводится перечень его частей.

На основные средства, принятые в аренду,  в бухгалтерии  предприятия - арендатора инвентарные карточки не открываются. Такие объекты принимаются на забалансовый учет на основании копии инвентарной карточки арендодателя. Эти карточки хранятся в картотеке арендатора обособленно.

   Техническая документация, относящаяся к данному объекту, после открытия на него инвентарной карточки, или записи в инвентарную книгу в бухгалтерии не храниться, а передается под расписку в соответствующую службу организации (главному механику, отделу капитального строительства).

Организация аналитического учета объектов основных средств по местам эксплуатации зависит от количества объектов и их суммарной стоимости. При сравнительно небольшом количестве объектов аналитический учет по каждому месту эксплуатации может быть организован при помощи дубликатов    инвентарных   карточек. В  этом  случае карточки выписываются в двух экземплярах, из которых второй экземпляр передается по месту нахождения объекта. При перемещении объекта этот экземпляр вместе с накладной на перемещение передается по новому месту нахождения. При наличии большого количества объектов основных средств учет их по месту эксплуатации может быть организован при помощи инвентарного списка или инвентарной книги, содержащих сведения о номере и дате выписки инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном его наименовании, первоначальной стоимости, а также о перемещении и выбытии объекта.

   Данные о наличии и движении основных средств приводятся в формах бухгалтерской и налоговой отчетности. В балансе организации приводятся  данные об остаточной стоимости объектов на каждую отчетную дату. В составе годовой  отчетности организаций, предусмотрена форма 5 «Приложение к балансу предприятия», в которой показывается наличие и движение основных средств в разрезе их видов и  величина затрат на незавершенное строительство.

2.5. Синтетический учет основных средств

Основным счетом для учета процесса приобретения основных средств в бухгалтерском учете является активный калькуляционный счет 08 «Вложения во внеоборотные активы». По своему назначению он служит для исчисления первоначальной стоимости каждого объекта. Для этого по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» в корреспонденции с разными счетами бухгалтерского учета отражаются все затраты, связанные с приобретением или возведением данного объекта, а по кредиту - списывается стоимость законченных строительством, смонтированных объектов, сданных в эксплуатацию. При использовании журнально-ордерной формы счетоводства записи по кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» производятся в журнале-ордере № 16.

Записи по дебету этого счета во многом зависят от направления поступления объектов основных средств и отражаются в разных журналах-ордерах.

Объекты основных средств могут поступать в организацию в результате:

- капитального строительства;

- приобретения за безналичный или наличный расчет;

- получения в виде пая в уставный капитал организации;

- получения в аренду;

- безвозмездной передачи от юридических или физических лиц по договору дарения;

- обнаружения излишков в ходе инвентаризации;

- внутреннего перемещения из одного структурного подразделения в другое.

2.5.1.  Капитальное строительство.

Возведение объекта в ходе капитального строительства может производиться подрядным или хозяйственным способом.

Если строительные работы на основании договора подряда выполняет специализированная строительная организация (т.е. при подрядном способе ведения работ),  первоначальная стоимость объекта  приведена в документах подрядчика. В бухгалтерском учете заказчика на основании счета-фактуры и акта приемки-сдачи законченного строительством объекта или отдельного этапа строительных работ делается запись:

              Д  08 «Вложения во внеоборотные активы» субсчет 3 «Строительство объектов основных средств»

              Д  19-1 «НДС при приобретении основных средств»

              К  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

   Такая запись при журнально-ордерной форме счетоводства составляется в  журнале - ордере № 6.

   Суммы НДС, фактически оплаченные подрядчикам  за выполненные ими объемы СМР по законченным строительством и сданным в эксплуатацию объектам, подлежат зачету при определении суммы НДС, подлежащей взносу в бюджет.

   Бухгалтеру следует иметь в виду, что порядок зачета НДС по объектам недвижимости существенно изменялся, поэтому, зачитывать в счет погашения долга бюджету можно лишь НДС по строительно-монтажным работам, выполненным начиная с 01 января 2001 года. Кроме того, наряду с обычными условиями зачета НДС (налог фактически оплачен поставщику или подрядчику,   сами ценности оприходованы в данной организации и приобретенные ценности имеют производственное назначение в соответствии с профилем организации) по всем объектам основных средств действует четвертое  условие - объект передан в эксплуатацию. В связи с эти условием возникает необходимость раздельного учета не оплаченного поставщикам и подрядчикам НДС и сумм налога, фактически перечисленных им.