Учет кассовых операций и бухгалтерский учет на примере ЗАО «АПК Юность»

   кредит  сч. 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами»

      После представления работником  отчёта об использованных чеках  на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчёты с подотчётными лицами» и «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счёта 55 «Специальные счета в банках», субсчёт «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ 

   3.1. Ревизия кассы, отражение результатов ревизии 

   ЦБ  РФ возложил на коммерческие банки  обязательства по контролю за  

   соблюдением организациями работ с денежной наличностью. В приложении

   № 7 к Положению о правилах организации  наличного денежного обращения на территории Российской Федерации приведены «Рекомендации по осуществлению кредитными организациями порядка работ с денежной наличностью».

       Периодичность и круг организаций,  подлежащих проверке, определяются  руководителем банка самостоятельно в зависимости от имеющейся в банке информации о соблюдении организациями установленного порядка и условий работы с денежной наличностью. Период, за который рассматривается состояние кассовой дисциплины на месте, должен быть не менее трех месяцев.

      При проверке представитель банка  выясняет правильность ведения  кассовой книги, ежедневного отчёта  кассира по произведённым кассовым  операциям в соответствии с  приходно-расходными документами,  расчётно-платежными ведомостями,  их оформление; полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке; соответствие записей в кассовой книге данным банка (по суммам, полученным из банка и сданным в банк). В случае расхождения между данными банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений. Проверяется также

   целевое использование наличных денег, полученных в банке (на цели,

   указанные в чеке), и расходование наличных денег из выручки.

      Одним из важных элементов  проверки является проверка соблюдения  предельного уровня расчётов  наличными деньгами между юридическими лицами (до 100 тыс. руб.) и соблюдения установленного банком лимита кассы. Кроме того, при необходимости в ходе проверки могут рассматриваться другие вопросы, относящиеся к порядку ведения кассовых операций.

      Результаты проверки оформляются справкой о кассовых операциях  

    (ф. № 0408026), составляемой в 3-х  экземплярах. Справка подписывается  руководителем, главным (старшим)  бухгалтером организации и представителем  банка. Если при проверке нарушений  не установлено, проверяющий ограничивается заполнением справки с указанием, что проверка  произведена в соответствии с требованиями порядка ведения  кассовых операций и замечаний не установлено.

      В случаях установления нарушений  результаты проверки в трехдневный  срок рассматриваются руководителем банка или его заместителем. После этого банк направляет первый экземпляр справки в налоговые органы по месту учёта налогоплательщиков представления с приложением копий справок по указанным проверкам для принятия мер финансовой и административной ответственности. Третий экземпляр передаётся в организацию, второй – остаётся в банке.

       Признаками отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением  денежных средств в кассе предприятия  для проверяющего служат:

• отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчётом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе;
• отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии при  проведении ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчёте банкнот, проведение проверок кассы на отчётные даты, когда кассир знает о них и заранее готовиться, и др.;
• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отражённое в распоряжениях руководителя предприятия;
• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассира;
• отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счётного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

     Кассир несёт полную материальную  ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей  и за всякий причинённый в связи с неправильным их хранением ущерб организации. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет письменное обязательство (договор) о материальной ответственности (Приложение 4)

       Инвентаризация (ревизия) наличия  денежных средств в кассе производится  согласно Положению о порядке  ведения кассовых операций не  менее одного раза в месяц.  Ревизия кассы проводится внезапно  комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчётности.

       Расписки на выданные суммы  наличными, не оформленные кассовыми  ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение  в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв.15.Приложение № 5). В акте проверки наличия денежных средств указываются:

• Дата проведения инвентаризации
• Члены комиссии
• Фактическое наличие денежных средств
• Наличие денежных средств по учетным данным
• Недостача
• Излишек
• Последние номера приходных и расходных кассовых ордеров
• Подписи членов комиссии и кассира

   Результатом инвентаризации может быть:

    - недостача денежных средств

    - излишек денежных средств

    - соответствие денег данным учёта.

   На  оборотной стороне акта материально  ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации:

   Д-т  сч. 50 «Касса»

   К-т  сч. 80 «Прибыли и убытки».

     В случае выявления недостач  их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного  лица (кассира) и оформляются бухгалтерской  записью:

   1. Д-т сч. 84 «Недостачи и потери  от порчи ценностей»

       К-т сч. 50 «Касса».

   2. Д-т сч. 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»

       К-т сч. 84 «Недостачи и потери  от порчи ценностей»

   Согласно  акта о проведённой инвентаризации в кассе ЗАО «АПК Юность» выявлено, что фактическое наличие денежных средств соответствует учётным  данным, т.е. излишек и недостача денежных средств в кассе не обнаружено. 

   3.2 Пути совершенствования учёта кассовых операций 

   Деятельность  любого крупного хозяйственного субъекта  в условиях  рыночной экономики  не может базироваться исключительно  на интуитивных  подходах и связана  с учетом контроля, планирования, анализа и регулирования, на основе  которых формируемая информация  о ходе работы предприятия, производится сопоставление фактических показателей с плановыми. Разработка предложений по установлению  причин отклонений  и корректировки результатов, осуществляет прогнозирование выработанной политики управления предприятия.

     Процесс  управления  направлен  на достижение  поставленных целей.  Он характеризуется  многофункциональностью  его  высшего, среднего и  оперативного уровней, которые появляются  в особенностях организации функций  управления. Рациональная система  управления  обеспечивает  сохранение  финансового равновесия , получение стабильной прибыли, поиск и выбор  стратегических направлений    деятельности предприятия для его конкурентоспособного существования  в течении  длительного интервала времени. На современном этапе развития  важное место  в системе  управления  хозяйственного  субъекта  занимает бухгалтерский учет. При этом с увеличением  трудоемкости учетных процедур возрастает  необходимость  совершенствования  бухгалтерского учета  и его автоматизации.

   Ведение  учетных регистров  на основе автоматизированных  форм учета  с использованием компьютеров  требует разработки    новых  информационных технологий. Программно-информационная технология  - одна из немногих отечественных отраслей, которые  стремительно  развиваются несмотря на трудности.  Экономически высокий спрос  на вычислительную технику, а следовательно на программное  обеспечение    привел  к появлению  многочисленных фирм и просто отдельных  разработчиков, которые создавали  программы  автоматизации  отдельных учетов бухгалтерского учета без  методической проработки  и комплексного подхода.

     Дальнейшее развитие  информационных  технологий  связанных  с образованием многочисленных мелких фирм, кооперативов  и характеризуется необходимостью  создания  универсальных хорошо тиражируемых  продуктов для ведения   упрощенного бухгалтерского  учета в малых фирмах (программа «Финансы без проблем», «1С бухгалтерия»).

     В тоже время  начали разрабатываться  программы для предприятия   среднего бизнеса  и бюджетных   организаций  (программа «Парус»), чуть позднее  для  крупных   предприятий  программа  разработана  фирмой ИНФОСОФТ.

   Современное  состояние  разработки программ  автоматизации бухгалтерского  учета определяется потребностью   комплексного   учета и анализа финансовой  деятельности всего предприятия. На первый  план  выходят   крупные многопользовательские системы, основанные  на  современной системе связей  и обработки   информации, которая позволяет  коллективу  бухгалтеров  вести одновременно  взаимосвязанные  участки учета, а руководству предприятия  дают возможность  оперативного доступа   к достоверной информации  и принятия компетентных управленческих решений.

   Установленные в нашей стране правила ведения  бухгалтерского учета достаточно либеральны. Учитывая это обстоятельство и пытаясь  сделать свой товар универсальным, производители программных продуктов  вынуждены выпускать на рынок  программы, требующие проведения целого комплекса предварительных настроек. И хотя бухгалтер не должен быть профессиональным программистом, ему необходимо владеть общими навыками общения с вычислительной техникой.

   Необходимость индивидуальной настройки программного комплекса определяется следующими моментами:

• каждое предприятие составляет свой рабочий план счетов. 
• каждое предприятие проводит свою учетную политику. 
• существуют определенные традиции ведения учета. 
• программа зависит от области деятельности. 

   Проблема  адаптации программ к условиям работы конкретного предприятия решается их разработчиками следующим образом. Выпускается программный продукт, в который покупатель вводит исходные данные с учетом возможности обработки той или иной информации в данном продукте, адаптируя программу к условиям хозяйствования своего предприятия и аппаратному обеспечению. От того, насколько хорошо пользователь представляет себе технику ведения учета и уровень его автоматизации, зависит эффективность использования потенциальных возможностей бухгалтерской программы и работы оператора ввода данных (бухгалтера) и финансового менеджера (часто - того же самого бухгалтера), получающего из компьютера необходимую информацию и отчеты.