Учет кассовых операций и денежных документов

    При получении расходных кассовых ордеров  или документов, их заменяющих, кассир также обязан их проверить на:

    - наличие и подлинность на документах  подписи главного бухгалтера, а  также разрешительной надписи  руководителя предприятия;

    - правильность оформления документов;

    - наличие перечисленных в документах  приложений.

    Если  документы оформлены не правильно  или неполно, кассир обязан вернуть  их без исполнения в бухгалтерию предприятия, но, ни в коем случае, не на руки плательщику. Это противоречит пункту 19 Порядка ведения кассовых операций, где сказано, что выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

    Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). 

    

3. Журнал  регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

    Все приходные и расходные кассовые ордера и документы, заменяющие их, должны иметь регистрационный номер, то есть все первичные кассовые документы  подлежат обязательной регистрации.

    Форма журнала регистрации приходных  и расходных кассовых документов утверждена постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 № 88 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

    Журнал  регистрации приходных и расходных  кассовых документов заполняется организациями  всех форм собственности, осуществляющими  прием и выдачу наличных денежных средств. 

    

4. Кассовая книга (форма № КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются все расходные и приходные кассовые документы.

    Кассовая  книга может вестись и автоматизированным способом. При этом листы кассовой книги формируют в виде распечаток «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется распечатка «Отчет кассира». Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и  включать все обязательные реквизиты.

    В соответствии с порядком ведения  кассовых операций контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается  на главного бухгалтера организации. И  он, получив отчет кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию  счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и  своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов. 

    

5. Книга учета  принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5), утвержденная постановлением Госкомстата России от 18  августа  1998 г. № 88. Применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром, на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных кассовых ордеров ведомостей на выдачу заработной платы, стипендий и различного рода компенсационных выплат из кассы наличными).  Раздатчики получают деньги под отчет и несут полную материальную ответственность за них. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

    Отметим, что принимать и выдавать деньги по кассовым ордерам можно только в день их составления. 
 

Порядок оформления платежной  ведомости или  расчетно-платежной  ведомости.

    По  этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному  страхованию и стипендий, а также  оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.

    На  титульном листе платежной или  расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись с подписями  руководителя и главного бухгалтера.

    При получении денег по ведомости  сумма прописью не указывается. А  если выдача денег производится по доверенности, то также как при  оформлении расходного кассового ордера перед распиской в получении  денег кассир делает надпись «По  доверенности».

    Как уже отмечалось, при выплате заработной платы, пособий по социальному страхованию  и стипендий организации могут  хранить в кассах наличные сверх  установленных лимитов в течение  трех рабочих дней (или пяти дней на Крайнем Севере).

    Следовательно, при истечении этого срока  кассир должен сделать следующее:

    - в платежной или расчетно-платежной  ведомости напротив фамилии лиц,  которым не произведены указанные  выплаты, поставить штамп или  сделать отметку от руки: «Депонировано»;

    - составить реестр депонированных  сумм;

    - в конце платежной или расчетно-платежной  ведомости сделать надпись о  фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их  с общим итогом по ведомости  и расписаться;

    - записать в кассовую книгу,  фактически выплаченную сумму  и поставить на ведомости штамп:

    «Расходный  кассовый ордер № ______».

    Бухгалтерия должна проверить отметки, сделанные  кассиром в платежных или расчетно-платежных  ведомостях, и произвести подсчет  выданных и депонированных по ним  сумм. Депонированные суммы сдаются  в банк, и на эти суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

    К нему прикладываются квитанции приходной  кассы банка о приеме наличных на расчетный счет.

    На  предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых  централизованными бухгалтериями, выдача денег по расчетным или  расчетно-платежным ведомостям может  производиться не только кассиром, но и другими сотрудниками.

    На  этих сотрудников должен быть издан  приказ руководителя. При этом совместная выдача денег кассиром и раздатчиком  по одной ведомости запрещается  Порядком ведения кассовых операций. 
 

Аудит кассовых операций. 

    Цель  аудита кассовых операций:

• Проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в учетных регистрах.
• Проверка обоснованности хозяйственных операций.
• Правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета.
• Проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными деньгами в пределах установленных норм.

 

    Источники информации для аудита кассовых операций:

• Приходный кассовый ордер (правильность заполнения, отражение хозяйственных операций, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных ордеров).
• Расходный кассовый ордер (целевое использование наличных денег, есть ли две подписи – руководителя и главного бухгалтера, фактическое получения денег – соответствует ли дата получения, отражен ли документ удостоверяющий личность получателя – паспорт, военный билет).
• Журнал регистрации приходных и расходных документов (прошнурован, пронумерован и указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в момент выписки ордера).
• Кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать, есть ли исправления).
• Журнал ордер №1 и ведомость №1 (правильность отражения хозяйственных операций).

 

    Расчет  лимита остатка денег в кассе:

    Лимит остатка денег в кассе –  предельное значение количества денег  в кассе, зависит от среднедневного поступления денег в кассу.

    1. Поступление денег за 3 мес. (квартал)  – 50000 руб.

    2. Количество рабочих дней кассы  за 3 мес. (квартал) – 50 дней.

    3. Среднедневное поступление 50000руб/50дн=1000 руб.

    4. Испрашиваемый лимит у банка  – 2000 руб.

    5. Установленный лимит – 1200-1500 руб.

    Изменение в пользу увеличения лимита остатка  денег в кассе:

    разбиваем 50000 руб. за квартал по месяцам:

    за 1мес. – 10000 руб.,

    за 2 мес. – 20000 руб.,

    за 3 мес. – 20000 руб. при 15 днях работы кассы  лимит = 1300руб.

    и доказываем управляющему банка что  нужно не 1000 руб., а 1500 руб. т.к. среднедневное  поступление денег 1300руб.

    Превышать лимит можно в течение 3 дней, включая  день получения денежных средств, при  выдаче заработной платы.

    Предельный  размер расчета наличными деньгами в РФ (Постановление ЦБ РФ за 1997г) 10000 руб. по одной сделке в день с  юридическим лицом, для потребкооперации – 15000 руб.

    Штрафная  санкция рассчитывается так –  если выплачена наличными деньгами юридическому лицу сумма превышающая  предельный размер расчета наличными  деньгами, то штраф составит двойной  размер суммы сделки: 10200*2=20400руб.

    Проверяется также правильность хранения денег  в кассе и безопасность рабочего места кассира. 
 

Особенности учета кассовых операций в иностранной  валюте и операций по валютному счету.

    Для учета операций в иностранной  валюте в организациях создается  специальная касса. Кассам устанавливаются  лимиты в иностранной валюте. Они  должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков  и т.п.). Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

    При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов. В  кассу принимается наличная иностранная  валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки  от клиентов кассиром не принимаются.

    Оплату  товаров и услуг разрешается  принимать в нескольких иностранных  валютах. Пересчет других видов иностранных  валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о  котором присылается банком в  кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.