Учет кассовых операций

      Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца  года. Проставляется также дата оформления ордера. В графе «корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый  в данной операции счет, то есть фиксируется  бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В графе «Основание» указывается источник наличных денег, приходуемых в кассу, отражается содержание финансовой операции. Это может быть выручка от реализации, займ от физического лица, вклад в уставный фонд, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации. Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение (например, при получении в кассу от подотчетного лица остатка неиспользованного аванса – это авансовый отчет, материальной помощи – заявление с визой руководителя, вклада от учредителя – решение собрания учредителей).

      Выдача  наличных денег из касс предприятий  производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2, прилагается) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.

      При наличии разрешительной надписи  руководителя предприятия на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.), подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

      Например, операцию по выдаче заработной платы  по ведомости оформляют сначала  с помощью составления платежной ведомости, после чего на общую сумму выданной по ней заработной платы составляется общий расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на платежной ведомости.

      При этом на титульном листе платежной (расчетно-платежной) ведомости фиксируется разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

      По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию (3 или 5 рабочих  дней) кассир должен:

• В платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• Составить реестр депонированных сумм;
• В конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактических выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
• Записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № ___».

      Затем бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

      Депонированные  суммы сдаются в банк, и на сданные  суммы составляется один общий расходный  кассовый ордер. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными.

      Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным  лицам производятся, как правило, по отдельным расходным кассовым ордерам.

      При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу требуется предъявление документа, удостоверяющего личность получателя, записывается наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирается расписка получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако, в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

      Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной  ведомости на основании заключенных договоров.

      Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном  порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными выше. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

      Выдача  наличных денег под  отчет производится из касс предприятий.

      При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

      Предприятия выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

      Выдача  наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели.

      При этом учитываются суточные в пределах норм, которые имеют тенденцию к увеличению и  регламентируются  документами Правительства РФ.

      Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

      Выдача  наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  авансу.

      После возвращения из командировки или проведенных хозоперационных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на основании которого из под отчета списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы.

      Что касается хозоперационных расходов, то стоимость материальных ценностей (работ, услуг), приобретенных для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у покупателя не принимается и расчетным путем не выделяется.

      При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-бытовой, оптовой организации, при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строкой, НДС отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и исчислении его производится в общеустановленном порядке.

      В случаях, когда в первичных учетных  документах не выделен НДС, отсутствует счет-фактура, исчисление его расчетным путем не производится.

      В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание  для их составления и перечисляются  прилагаемые к ним документы.

      Выдача  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

      Прием и выдача денег по кассовым ордерам  производится только в день их составления.

      При получении приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• Наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
• Правильность оформления документов;
• Наличие перечисленных в документах приложений.

      В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

      Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы по передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3, прилагается). Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные) ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

      Регистрация приходных и расходные кассовых документов может осуществляться с  применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

      Все поступления и выдачи наличных денег  предприятия учитываются в  кассовой книге (форма № КО-4, прилагается).

      Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована  прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью.

      Количество  листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

      Записи  в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

      Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

      Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (суммарный приход кассы – оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход – оборот по кредиту), выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня) и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность проставленной корреспонденции, арифметических действий.

      На  предприятии при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты предусмотренные формой кассовой книги.

      Нумерация  листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

      В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц  должно автоматически печататься общее  количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.

      Кассир  после получения машинограмм  «Вкладной лист кассовой книги» и  «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет  кассира вместе с приходными и  расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.