Учетная политика организации

     График  документооборота содержит:

• наименование, номер и код форм первичного учета и регистров бухгалтерского и налогового учета, применяемых организацией при осуществлении хозяйственной деятельности;
• фамилию, имя, отчество и должность лица, составившего документ;
• фамилию, имя, отчество должностного лица, ответственного за своевременное и качественное оформление документа, достоверность содержащихся в нем данных, передачу документа в установленные сроки соответствующему подразделению и (или) бухгалтерии организации;
• дату составления и представления документа;
• фамилию, имя, отчество должностных лиц, осуществляющих последующий контроль за заполнением и представлением документа;
• сроки хранения документа.

     В целях повышения эффективности  управления, ужесточения контроля за совершением хозяйственных операций в графике документооборота по усмотрению организации может приводиться и другая информация.

     Для осуществления рациональной организации  документооборота, обеспечения контроля за сохранностью документов в процессе их движения рекомендуется составлять график документооборота в виде схемы  работ по созданию, проверке и обработке документов.

     График  документооборота в виде схемы называется оперограммой (в качестве примера  приведем схему отражения отпуска  материалов со склада в производство с использованием накладной на отпуск материалов (форма № М-11).

     На  оперограмме видны все этапы, которые проходит первичный документ, что позволяет проанализировать рациональность документооборота, увидеть, на каком этапе движения документа не обеспечивается надлежащий контроль за сохранностью и использованием имущества предприятия и добавить необходимые или упразднить лишние звенья. Из всех видов графиков оперограмма наиболее наглядно показывает путь движения документа и точно характеризует рациональность организации документооборота.

     Работники организации выписывают и представляют документы, относящиеся к их сфере деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере деятельности исполнителя, сроков их представления и подразделений организации, которым представляются эти документы.

     Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременное и доброкачественное  создание документа и его передачу для отражения в бухгалтерском  учете несут лица, участвующие  в создании данного документа.

     В случае выявления серьезных нарушений при заполнении и представлении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета должностные лица, осуществляющие последующий контроль за заполнением поступающих документов по форме (заполнение всех реквизитов, правильность пересчета натуральных показателей в стоимостные, правильность внесенных исправлений и т.п.) и по существу (с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций, зафиксированных в документах), возвращают их для доработки и переоформления в соответствии с установленными требованиями и докладывают об этом главному бухгалтеру.

     С целью своевременного представления  в установленные сроки и адреса и достоверного составления государственной  статистической и бухгалтерской  отчетности, расчетов (деклараций) по налогам и сборам отдельным документом (приказом, распоряжением и др.) утверждается график составления и представления государственной статистической и бухгалтерской отчетности, расчетов (деклараций) по налогам и сборам с указанием ответственных должностных лиц.

     В настоящее время наблюдается  тенденция к ужесточению требований к рациональной организации документооборота, качеству оформления и хранения документов, усиливается ответственность должностных  лиц в случае выявленных нарушений  движения первичных учетных документов.