Организация работы со СМИ

Пресс-релиз, как правило, оформляется на фирменном бланке, обязательно содержит адресата («Редактору такому-то», «в отдел информации» или просто «Вниманию СМИ» и т.п.), информационный заголовок, точно отражающий суть сообщения, подпись, дату (в том числе год). Обязательно указываются каналы обратной связи: телефон и электронная почта, контакты для аккредитации или получения дополнительной информации. Можно включать в пресс-релиз цитату, которая вероятно будет использована в дальнейшем при составлении журналистского текста. Если речь в пресс-релизе идет о предстоящем мероприятии, стоит указать точное время, место, открыто ли мероприятие для журналистов, нужна ли предварительная аккредитация.

Помимо пресс-релизов  вы можете создавать полноценные  новостные заметки, интервью с руководством регионального отделения ВСМС или  вашего муниципального образования, руководителями направлений, аналитические обзоры и т.п. 

Пресс-конференция

Пресс-конференция  необходима тогда, когда какая-либо ситуация или событие требует  разъяснений официальных лиц  или экспертов. Позволяет снизить  искажения информации, учесть разницу  между изданиями (журналисты задают вопросы, нацеленные на удовлетворение информационного интереса именно своих целевых аудиторий).

Признак хорошо организованной пресс-конференции – богатый  медиа-кит (пресс-кит): набор документов, мнения экспертов, социологические материалы, статистические данные, дайджест газет и интернет-публикаций, особые мнения одной из сторон, история проблемы.

Время проведения пресс-конференции  следует выбирать исходя из информационной картины (наиболее привлекательны вторник, среда, четверг с 11.00 до 14.00).

Когда и как оповещать  СМИ? Обычно за неделю журналистам рассылаются  приглашения, в которых должна фиксироваться  не только тема пресс-конференции, но и  основные вопросы и персоны. Журналисты должны заинтересоваться либо темой/конфликтом, либо персоной. Накануне мероприятия за день-два необходимо обзвонить журналистов, чтобы иметь точное представление о том, кто придет и применить дополнительную аргументацию для этого прихода.

На пресс-конференции  можно приглашать не только журналистов, но и экспертов, лидеров общественного мнения (не оппозиционных или заведомо более слабых противников), которые также могут высказывать свои позиции.

Время проведения пресс-конференции  – не более 40 – 60 минут. Фиксирование данных о пришедших журналистах (название СМИ, ФИО и должность журналиста, телефон редакции и личный, адрес электронной почты) позволят поддерживать вашу медиа-карту в актуальном состоянии. По итогам мероприятия следует собрать вышедшие материалы, оценить их качество, проанализировать свои недочеты и удавшиеся идеи.

Конференция должна заканчиваться нейтрально-позитивными  вопросами. Всегда желательно начинать вовремя. По бумажке читать можно, если речь идет о конкретных цифрах, показателях, но контакт должен быть прямым. При  этом помните: лучше вовсе отказаться от проведения пресс-конференции, чем провести ее кое-как. Невнятная аргументация ваших ньюс-мейкеров, неопытность или ошибки ведущего, долгое ожидание журналистами начала мероприятия могут вылиться в негативные или некорректные заметки. Вы получите вред, а не пользу от акции, которую с таким трудом организовали, потратив на это свои деньги.

Виды пресс-конференций. Брифинг – короткое сообщение  официальных лиц на определенную тему (как правило, экстренное сообщение), без вопросов журналистов. Презентация – пресс-конференция, дополненная демонстрацией нового объекта или какого-либо продукта, открытия, отчета, доклада и т.п.

Также в качестве медиа-мероприятия можно устраивать пресс-туры (поездка журналистов  на один или несколько объектов, сопровождающаяся разъяснением специалистов).  

Типичные ошибки в  работе со СМИ 

1.     Ожидание, пока СМИ сами обратятся за  информацией. Это равносильно  вашему отсутствию вообще, или  приведет к ощущению, что ваша  работа сугубо виртуальная.

2.     Ограничение круга СМИ, с которым вы работаете. Подобная закрытость оборачивается против вашего авторитета. У оппозиционно настроенной прессы появляется повод, что вы работаете кулуарно или что все решения уже приняты. У официальных органов печати, как правило, авторитет не столь силен, как у «независимой» прессы.

3.     Работа  только с одним ньюс-мейкером (руководителем организации или  главой муниципалитета). Такой подход  налагает целый ряд ограничений,  среди которых необходимость  проходить сложную процедуру  визирования и согласования текстов и мероприятий, необходимость все время предъявлять прессе позицию лишь «засвеченного» ньюс-мейкера.

4.     Ограничение  тематики информационных сообщений.  Это не только ведет к сокращению  информационного потока, но и  к существенному усложнению вашей работы.

5.     Излишняя  формализация отношений со СМИ.  Это заставляет СМИ искать  собственные, более простые, источники  информации или попросту выдумывать  ее самостоятельно.