Моніторинг та оцінка виконання програм розвитку сільської місцевості

4. Моніторинг 

Проміжні оцінки (моніторинг) проводяться в процесі виконання програми. Викладачі зацікавлені в їх проведенні з метою демонстрації досягнутого прогресу та внесення в процес роботи обґрунтованих змін Такі оцінки проводяться як правило викладачами на неформальній основі. Підсумкові оцінки, відповідно до їх термінологічного означення, проводяться після завершення виконання програми. До проведення таких оцінок залучають зовнішніх по відношенню до дорадчої служби людей, представників певних зацікавлених груп та організацій (клієнти, партнери і т.п.). Проміжна оцінка насправді "є раннім передбаченням результатів підсумкової оцінки" (Скрівен, 1993). Тобто вона проводиться тоді, коли ще є час для покращень та для визначення того, що потрібно змінити. [1, ст..141]

Система моніторингу ефективності повинна забезпечувати коригувальні впливи там і тоді, де і коли вони необхідні. Наприклад, якщо відбувається затримка виконання окремих заходів програми, то необхідні конкретні плани щодо виправлення ситуації. З іншого боку, якщо плани оновлюються занадто часто і без застосування процедур контролю за змінами, контроль над програмою може бути втрачений.

У результаті аналізу зібраних даних керівництво  програмою повинно визначити, чи відповідає поточна ситуація запланованій, а якщо ні, розрахувати розмір ї серйозність наслідків відхилень. Основними показниками для аналізу є час та вартість. Для аналізу тенденцій у вартісних і часових оцінках заходів програми необхідно використовувати спеціальні звіти. Прогноз, наприклад, може показати збільшення вартості заходів. При цьому часто відхилення в часових та вартісних показниках справляють також вплив на зміст майбутніх робіт і якість результатів.

Завершальним  кроком процесу моніторингу є дії, що здійснюються керівництвом та спрямовані на подолання відхилень у процесі виконання програми. Вони можуть бути наділені на виправлення виявлених недоліків і подолання негативних тенденцій у рамках програми. Однак у ряді випадків може знадобитись перегляд плану “що, якщо …” , який забезпечує розрахунок наслідків від запланованих дій.

У рамках функції моніторингу  ефективності програми вирішуються  задачі виміру, прогнозування та оцінки оперативної ситуації, що складається, щодо досягнення результатів, витрат часу, ресурсів і фінансів, аналізу та усунення причин відхилення від затвердженого плану.

Основні методи аналізу  стану робіт, які використовуються у моніторингу ефективності, передбачають збір фактичних даних про досягнуті  результати і оцінку фактичних витрат, обсягу робіт, що залишився, фактичного виконання етапів програми на поточну дату. [2. ст. 137-138]

Процеси контролю програми відбуваються впродовж наступних етапів:

 

 

 

 

Моніторинг програми, в розумінні контролювання процесу її виконання, є важливим, тому що, часто трапляється так, що освітні заходи не проводяться так, як це було передбачено робочим планом програми. При виконанні програми може також виявитись, що, порівняно з планами, наявних ресурсів, таких як час, кадри та матеріали, недостатньо або вони були втрачені [Вооnе, Е. J.; Реttit. J., аnd Safrit., R.D. ].

Процес  моніторингу виконує такі завдання:

• забезпечуються докази того, що програма виконується;
• визначається, використовуються чи ні для обслуговування цільової аудиторії документація та інформаційні матеріали програми;
• встановлюються труднощі та відхилення від планів, що виникли в процесі виконання програми.

Процес передбачає не лише контроль діяльності викладачів, спеціалістів або оцінку виконання робіт. Дуже важливо розуміти, що крім цього, моніторингу потребують також ті мотиваційні механізми, які стоять за діями персоналу або клієнтів [Мurрnу, J., апd Магchant., Т. J.]. Візити на місця виконання програми з метою проведення моніторингу можуть проводитись окремими особами або відповідними комісіями; останнім часом для таких візитів почали використовувати термінологічне означення "огляд програми".

5.Самомоніторинг.

Моніторинг виконання  програми звичайно проводиться зовнішніми по відношенню до програми адміністраторами та експертами. Досвід свідчить про те, що крім цього дуже ефективним є проведення само моніторингу програми для її оцінки в процесі виконання. Само-моніторинг дає можливість персоналу та іншим людям, залученим до виконання програми, постійно вдосконалювати процес своєї роботи.

Самомоніторинг дозволяє дорадчій службі вдосконалити свою роботу в критично важливій ланці процесу освітньої діяльності - при передачі інформації від викладачів до клієнтів [Dube, М. А., апd Маг-tin, R. А.].

Самомоніторинг програми покращує процес управління програмою з таких причин:

- самоуправління процесу діяльності через самомоніторинг посилюється, що дозволяє активізувати та вдосконалити процес виконання програми;

-особиста  оцінка виконавцями самої програми та процесу її виконання дозволяє їм оперативно здійснити заходи корегуючого характеру;

• покращення процесу самоуправління програми через регулярний її самомоніторинг дозволяє зменшити затрати часу управлінського персоналу по контролю за діяльністю і використати даний час для інших видів діяльності дорадчої служби;
• виконавці програми отримують можливість подивитись на неї з критичної точки зору без пресингу з сторони керівництва, що покращує результати роботи в цілому.

Іноді самомоніторинг виконується як частина системного процесу управління діяльністю дорадчої служби на науковій основі. Дослідження вченого Демінга [Deming, W. Е.] свідчать, що лише 15 % з того, що окрема людина може досягти залежить особисто від неї; 85 % результату виконання програми залежить від організації (установи) в цілому та від впливу зовнішніх факторів. Висновок з цього можна зробити наступний: моніторинг програми повинен більше приділяти уваги організації діяльності дорадчої служби в цілому ніж оцінці якостей окремих працівників. [1.ст. 152]

6.Звітування про результати оцінки.

Оцінка не завершена до того часу, поки отримані результати оцінки не оформлені у вигляді звітів та звіти не подані за призначенням або/та не оприлюднені. Найпоширенішою помилкою звітування є "один звіт для усіх", тобто коли припускається, що копії одного і того ж звіту будуть задовільними для усіх зацікавлених сторін. Наступною помилкою є відволікання з початком написання звіту до того часу, поки усі роботи по проведенню оцінки будуть виконані. Проміжні звіти можуть бути у вигляді телефонних та електронних повідомлень або у вигляді коротких письмових заміток. Особливо у випадку про ведення об'ємних оцінок проміжні звіти забезпечують ситуацію, коли остаточний результат не є великим сюрпризом (приємним чи неприємним).

Певне значення мають також усні звіти у вигляді презентацій. Така форма звітування відіграє допоміжну роль, як додаток до, або форма оприлюднення документального звіту. На різних етапах виконаннях програми усні звіти в формі презентацій відповідним комітетам та Радам можуть надаватись волонтерами або членами молодіжних клубів Ці презентації можуть мати формальний або неформальний характер, з графіками та діаграмами або без них.

Зміст звіту  про проведену оцінку звичайно містить опис об'єкту оцінки, методологію, узагальнення того, що було встановлено в процесі оцінки рекомендації для подальших дій. Вищенаведений приклад структури письмового звіту дає також загальне уявлення про його змістовне наповнення . 

Оцінка крім позитивних, може мати також такі наслідки як суперечки, тривоги або формуй настрої байдужості. Результати оцінки за своїм змістом звичайно мають політичний внутрішній зміст [Patton, М. Q. ] Те, якою є реакція на звіт про оцінку, може мати своїми наслідками наступне: конкуренцію змагання, заздрощі, боротьбу за фінансування, | боротьбу за владу та пресинг зовнішніх сил. Навіть в тому випадку, коли результат оцінки є таким, яким його усі очікували, тобто немає підстав для конфліктних ситуацій, добре планування та виконання оцінки може зменшити можливість наведеної негативної реакції на результати оцінки при будь-яких обставинах [Sawer, В. J.]. [1.ст. 153]

 

 

 

 

 

 

 

В И С Н О В К И

З допомогою оцінки визначають значення або цінність чогось або когось. Оцінка може бути використана для підтвердження цінності програми (через підсумкову оцінку) або вона може бути засобом покращення програми (проміжна оцінка). Оцінка є постійним процесом, який має місце на протязі усього періоду існування програми Оцінка може проводитись в таких формах як вивчення потреб та проблем, моніторинг діяльності та вимір змін, що стались як результат впливу програми.

Формула оцінки наступна: фактичні дані + аналіз = оцінка. Для аналізу та наступного формулювання висновків використовуються критерії, що відображають позитивне значення програми, таю як: продуктивність, ефективність, відповідність програми очікуванням клієнтів, її якість та користь.

Як методологічну  основу для виміру окремих рівнів внеску програми в дорадчій службі використовують ієрархію завдань програми. Факти (докази), що використовуються при проведенні конкретної оцінки можуть бути якісними (описовими) або кількісними (цифри), або їх поєднанням.

Етапи (кроки) проведення оцінки наступні.

1. Концентрація уваги на об'єкті оцінки.
2. Планування стратегії проведення оцінки.
3. Збір фактичної інформації (доказів впливу програми). 
4. Аналіз та інтерпретація фактичної інформації.

5.Звітування про результати оцінки. 
       Персонал, відповідальний за проведення оцінки, повинен грамотно управляти наведеними етапами проведення оцінки та бути впевненими в тому, що усі зацікавлені сторони залучені до процесу оцінки. Багато різних стратегій може використовуватись для збору фактичних даних для їх аналізу та для формулювання висновків Серед цих стратегій групова робота формального характеру, цільові групи (фокусування групи)та анкетування. Вибір конкретної стратегії при оцінці конкретної програми залежить від мети оцінки, особливостей та внутрішнього змісту програми.

 

Міністерство аграрної політики

Вінницький державний  аграрний університет

 

Факультет                                                                                 Кафедра 

Менеджменту                                                                        Організація агробізнесу

 

 

 

Р Е Ф Е Р А  Т

з дисципліни «Дорадництво»

на тему :

«Моніторинг та оцінка виконання  програм розвитку сільської місцевості»

 

 

 

                                                                       Перевірив : старший викладач

Довгань Юрій Васильович 

 

 

м. Вінниця, 2008р.