Особливості автоматизованої форми бухгалтерського обліку

Особливості автоматизованої форми бухгалтерського  обліку, що застосовується в обліковому процесі органів Державного казначейства.

1. Основні аспекти автоматизованої форми  обліку в обліковому процесі органів Державного казначейства

У Казначействі України використовується автоматизована форма бухгалтерського обліку - автоматизована система Казначейства (АСК), що функціонує в режимі реального часу та передбачає, що облікові дані вносять до системи в момент здійснення операції, тобто лише один раз.

Форма обліку в умовах автоматизованого оброблення інформації найтісніше пов’язана  з системою оброблення облікових  даних, процесом збирання та зберігання їх. Ефективне використання технічних  засобів і програмного забезпечення дає можливість найбільшою мірою  оптимізувати технологічний процес автоматизованого обліку.

АСК побудовано як корпоративну інформаційну систему з територіально-розподіленою базою даних. У результаті її впровадження сформовано єдиний інформаційних простір  у рамках системи Державного казначейства, що забезпечує прозорий доступ до розподілених даних і джерел інформації, включаючи  обмін даними із зовнішніми інформаційними системами організацій, що взаємодіють  із Казначейством.

АСК масштабовано як по вертикалі, так і по горизонталі. По вертикалі структура АСК включає три рівні: районний, обласний і державний. Для передавання інформації між рівнями система забезпечена прикладними серверами передавання повідомлень. Ці сервери становлять основу всіх телекомунікацій в системі і використовуються не тільки для передавання електронних повідомлень, а й для інтеграції всієї інформаційної системи.

Передавання електронних  повідомлень має забезпечувати  користувачам системи можливість одержувати інформацію з низки джерел, робити автоматичний обмін інформацією  і зберігати, фільтрувати та обробляти  інформацію локально або в мережі.

На кожному рівні в  АСК створено систему підтримки  прийняття рішень, яка являє собою  виокремлену інформаційну систему, побудовану на базі дворівневої моделі «клієнт-сервер». Вона охоплює такі компоненти клієнтських додатків: управління бюджетними призначеннями та асигнуваннями, управління доходами (надходженнями), управління грошовими коштами, управління видатками (оплати рахунків), управління боргами, облік, аналіз і звітність. У межах цих підсистем визначено функції, які автоматизуються. Такі функції закріплюються за конкретними виконавцями і виводяться в меню на конкретне автоматизоване робоче місце.

Концепція функціонування автоматизованої  системи Казначейства реалізується на базі платформи розподілених компонентів, що підтримує багаторівневу архітектуру «клієнт—сервер». При цьому частина інформації може зберігатися безпосередньо в сховищі даних центральних органів ДКУ, а частина — у базі данних регіональних структур та інших державних організацій. Одночасно з веденням сховища даних система повинна підтримувати сучасні ОLАР-технології, що забезпечують попереднє оброблення даних сховища і надають потужні та гнучкі інструменти формування і виконання запитів до даних сховища та аналітичного подання результатів у режимі реального часу. Основна задача сховищ даних передбачає зберігання великих обсягів даних, що використовуються для аналізу та планування бюджетної політики держави. Система повинна надавати можливість гнучкого підходу до оброблення інформації на всіх рівнях — від розв’язування задач стратегічного планування бюджету на центральному рівні до розв’язування управлінських задач на рівні району. Для окремих задач оперативного пошуку, одержання, уявлення і модифікації даних у системі має бути передбачено використання Web-технологій. Робота більшості користувачів із системою має ґрунтуватися на використанні єдиної оболонки.

Розділ 2. Функціональні вимоги до автоматизованої системи казначейства

Автоматизація функцій Казначейства здійснюється в межах функціональних підрозділів на основі програмно-технічних  комплексів, баз даних і сховищ даних, які доступні користувачам на кожному рівні, на кожному робочому місці. Перелік функціональних підсистем  є єдиним для всіх рівнів ієрархії інформаційних систем Казначейства. Деякі підсистеми охоплюють відповідні функції Казначейства по всій вертикалі, інші автоматизують управління бюджетним процесом тільки на одному рівні. Цю структурну та низку функціональних вимог до інформаційних систем Казначейства доцільно розглянути в межах кожної функціональної підсистеми.

Рахунки для зарахування  платежів відкриваються в обласних управліннях Державного казначейства відповідно до Плану рахунків бухгалтерського  обліку виконання державного та місцевих бюджетів та Інструкції про відкриття  аналітичних рахунків для обліку операцій по виконанню бюджетів в  системі Державного казначейства України, затверджених наказом Державного казначейства України від 28.11.2000 р № 119.

Платники податків сплачують  платежі до бюджету через установи банків, у яких вони обслуговуються. Банк платника перераховує грошові  кошти через Систему електронних платежів (СЕП) НБУ на рахунки, відкриті в обласному управлінні Державного казначейства України в розрізі районів та кодів бюджетної класифікації доходів.

Операції з оброблення платежів мають здійснюватися у  такій послідовності: повернення надмірно та/або помилково зарахованих  коштів; відшкодування платникам  податку на додану вартість; розподіл платежів до бюджету за нормативами, встановленими законодавчими актами; відрахування дотацій місцевим бюджетам.

Перерахування коштів до ДКУ (центральний рівень) і складання  щоденної форми «Звіт про виконання  державного бюджету за доходами»  здійснюються за регламентом, установленим ДКУ за погодженням з Національним банком України. Регламент оброблення платежів до бюджету, а саме термін перерахування коштів з обласного  рівня на центральний, може змінюватися  за рішенням Державного казначейства України.

Відповідно до схеми надходження  бюджетних коштів, наведеної на рис. 5.1, визначено функціональні вимоги до підсистеми управління доходами. Вони зводяться до підтримки комп’ютерних технологій збирання та оброблення інформації про надходження коштів на єдиний рахунок в обласному управлінні ДКУ, концентрації їх на державному рівні  і, головне, доведення до відповідних  структурних підрозділів даних  про надходження коштів до бюджету  чи спеціальних фондів за день, за певний період, а також визначення прогнозів  щодо доходів. Дані про доходи заносяться в базу даних відповідно до плану  рахунків. При цьому вхідні повідомлення включають: код бюджетної класифікації доходів; період часу; код території  згідно із КОАТУУ; код органів ДПА; номер і дату документа, що підтверджує  надходження доходів; дату надходження  коштів.

Рис. 1. Інформаційна модель казначейської системи виконання  дохідної частини державного бюджету. Етапи документообігу: 1 — платіжний  документ про оплату податку; 2 —  перерахування коштів на рахунки  обласного управління Державного казначейства (ОУДК) за видами доходів; 3 — перерахування доходів, що не розподіляються, на рахунки ДКУ в автоматичному режимі; 4 — виписка про рух коштів на рахунках ОУДК; 5 — розподіл податків і формування платіжних доручень; 6 — зарахування коштів на рахунки обласного фінансового управління (ОФУ) згідно з розподілом; 7 — зарахування коштів до державного бюджету згідно з розподілом; 8 — реєстр податків у розрізі РВДК, РДПІ та платників податків; 9 — щоденний звіт про доходи; 10 — виписка про рух коштів на рахунках ЦОДКУ; 11 — реєстр податків у розрізі платників податків; 12 — висновки про повернення податків і зміни; 13 — зведення про повернення податків і змін. Платіжні доручення на повернення податків, відшкодування ПДВ

Звітність про касове виконання  бюджету районне відділення Казначейства формує і передає за встановленою формою в районний фінансовий відділ і в обласне управління Державного казначейства, які узагальнюють показники  і передають зведення в ДКУ. На кожному рівні проводиться аналіз цих зведених показників, виявляється  динаміка їхніх змін і готуються  пропозиції щодо зміни регламентів  платежів.

Підсистема формування єдиної бази даних про мережу розпорядників  бюджетних коштів функціонує на центральному (ДКУ), обласному (ОУДК) і районному (РВДК) рівнях. Засобами програмно-технічних комплексів здійснюються такі процеси формування мережі розпорядників бюджетних коштів:

Не пізніше як за 15 днів до початку бюджетного року головні  розпорядники коштів (ГРК) подають Державному казначейству України на паперових  та електронних носіях підготовлену мережу.

Державне казначейство України  узагальнює отриману інформацію та доводить її на електронних носіях до управлінь  ДКУ в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі.

Розпорядники коштів ІІ ступеня (РК) подають управлінням на паперових  та електронних носіях дані про мережу розпорядників коштів ІІІ ступеня  та одержувачів у територіальному  розрізі. Управління звіряють отримані дані з інформацією, що надійшла від  Державного казначейства України, узагальнюють отримані дані, групують за територіями (місто, район) і доводять на електронних  носіях до відповідних відділень  ДКУ.

ОУДК звіряють отримані дані з інформацією, що надійшла від Державного казначейства України, узагальнюють отримані дані, групують за територіями (місто, район) і доводять на електронних  носіях до відповідних відділень  ДКУ.

ОУДК передають на електронних  носіях узагальнені дані про мережу розпорядників коштів ІІІ ступеня  та одержувачів до Державного казначейства України, яке створює єдину базу даних про мережу розпорядників  бюджетних коштів та оперативно її підтримує.

Підсистема затвердження документів, що застосовуються в процесі  виконання бюджету, функціонує на центральному, обласному та районному рівнях. Засобами програмно-технічних комплексів здійснюються такі процеси формування мережі розпорядників бюджетних коштів:

Міністерство фінансів України (МФУ) у визначений термін направляє  на паперових та електронних носіях затверджений річний розпис призначень державного бюджету та розпис асигнувань загального фонду державного бюджету  Державному казначейству України, яке  реєструє та відображує дані на відповідних  рахунках бухгалтерського обліку.

Державне казначейство України  протягом трьох робочих днів доводить витяги з річного розпису призначень державного бюджету та помісячного  розпису асигнувань загального фонду  державного бюджету до головних розпорядників  коштів, що є підставою для затвердження в установленому порядку кошторисів доходів і видатків й планів асигнувань. Установи та організації вищого рівня затверджують кошториси доходів і видатків й плани асигнувань своїм підвідомчим установам.

Головні розпорядники коштів протягом трьох робочих днів після  отримання витягу з розпису бюджету  відповідно до мережі подають Державному казначейству України розподіл показників зведених кошторисів доходів і видатків й розподіл показників зведених планів асигнувань із загального фонду бюджету  в розрізі розпорядників коштів нижчого рівня за територіями  на паперових та електронних носіях.

Державне казначейство України  протягом трьох робочих днів узагальнює одержані дані, формує річний розпис призначень державного бюджету та помісячний розпис асигнувань загального фонду державного бюджету за територіями в розрізі  розпорядників коштів нижчого рівня  для кожного управління Державного казначейства. Указані документи  доводяться до управлінь на паперових  та електронних носіях.

Протягом трьох робочих  днів витяги з річного розпису  призначень державного бюджету та помісячного  розпису асигнувань за територіями  доводяться до розпорядників коштів (РК), які обслуговуються в управлінні.

Розпорядники коштів ІІ ступеня  протягом трьох робочих днів подають  розподіл показників зведених кошторисів і планів асигнувань у розрізі  розпорядників коштів бюджету нижчого  рівня відповідному управлінню. Зазначені  документи звіряються з даними казначейського обліку. Розпорядники коштів усіх рівнів протягом двох робочих днів після  отримання витягу з розпису подають  затверджені кошториси доходів  і видатків й плани асигнувань відповідним органам Державного казначейства України, де вони звіряються з даними казначейського обліку.

До кошторису додається  зведення показників спеціального фонду  на відповідний рік. Доведені обсяги бюджетних призначень є підставою  для прийняття розпорядниками коштів бюджету зобов’язань на здійснення видатків або платежів Державного бюджету України.

Підсистема здійснення видатків у процесі виконання бюджету (рис. 2) функціонує на центральному, обласному та районному рівнях. Зміст наведених на рисунку функцій та інформаційних потоків такий:

Рис. 2. Схема здійснення видатків у процесі виконання бюджету

Державне казначейство України  щоденно, з урахуванням наявних  коштів, готує розпорядження про  виділення коштів у розрізі головних розпорядників коштів (ГРК). ГРК відкриваються  зведені особові рахунки або  особові рахунки для зарахування  виділених коштів. Кошти, виділені відповідно до розпорядження, зараховуються на зазначені рахунки. При цьому  кошти, зараховані на зведені особові  рахунки на підставі розподілу головного  розпорядника коштів, зараховуються  на відповідні особові рахунки. Після  чого, згідно з розподілом коштів розпорядника ІІ ступеня, ці кошти зараховуються  на відповідні реєстраційні рахунки.