Систематизації і узагальнення матеріалів ревізій

Після проведення такої підготовчої організаційної роботи на ревізованому підприємстві члени ревізійної групи приступають до безпосереднього здійснення ревізії, застосовуючи методичні прийоми і способи документального та фактичного контролю.

Висновки

Для збору і систематизації матеріалів проведеного контролю кожний ревізор повинен вести журнал (відомість) ревізора, де реєструються виявлені факти недоліків і порушень з необхідною деталізацією підстав для складання висновку ревізора про суть порушень (назва документа, №, дата, назва облікового реєстру, розрахунки сум, винні службові особи, № пунктів нормативних актів, які порушено, та ін.). Після закінчення перевірки за ревізований період ревізор систематизує зібрану інформацію з журналу ревізора, складаючи для узагальнення однорідних порушень і недоліків за ревізований період довідки, групувальні відомості, розрахунки як додатки до акта ревізії. Щоб мати юридичну силу доказу про суть виявлених порушень і недоліків, вони повинні бути оформлені як документи.

1. .  Методичні прийоми контролю систематизації  і узагальнення матеріалів ревізій на сучасному етапі розвитку ринкових відносин

Упродовж  проведення ревізії матеріали контролю фактичної наявності грошей та матеріальних цінностей оформляються проміжними актами, які є також додатками до основного акта. Кожен член ревізійної групи результат (звіт) про виконану роботу оформлює як розділ акта ревізії з необхідними додатками до нього і подає його керівникові ревізійної групи. Таким чином, другий етап ревізії закінчується здачею членами ревізійної групи розділів акта ревізії керівнику ревізійної групи.Третій етап — оформлення ревізії — є завершальним в її безпосередньому проведенні. Керівник ревізійної групи вивчає подані йому розділи акта ревізії, перевіряє повноту виконання програми, планів проведення ревізії, їх якість, у разі необхідності призначає додаткові перевірки для уточнення висновків по суті порушень і недоліків. Потім він складає загальний акт ревізії як документ про результати ревізії фінансово-господарської діяльності ревізованого підприємства.

Акт складається з двох частин: загальна (вступ) і результативна. У загальній (вступній) частині вказуються: повна назва цього документа (дата, місце складання); підстава для проведення ревізії (дата, № наказу організації, яка призначила ревізію); ревізований період; персональний склад ревізійної групи; керівні посадові особи (керівник та головний бухгалтер підприємства) з визначенням терміну їх роботи за ревізований період; дані про попередню ревізію (ким проведена, за який період); термін проведення даної ревізії. Додатково можуть бути вказані розділи фінансово-господарської діяльності, види, групи господарських операцій, які перевірено вибірковим або суцільним способами. Вступна частина закінчується стереотипною фразою «Ревізією встановлено:».

Результативна частина акта ревізії являє собою  систематизований перелік виявлених у ході ревізії порушень і недоліків, зловживань у фінансово-господарській діяльності ревізованого підприємства чи організації.

Систематизація  результатів ревізії в акті здійснюється за розділами (ділянками) ревізійної роботи, а всередині розділів — за основними напрямами контролю по цьому розділу.

Таким чином, у результативній частині  акта можуть бути виділені такі розділи:І. Грошові кошти.

ІІ. Розрахункові операції.

ІІІ. Основні засоби, нематеріальні активи.

ІV. Товарно-матеріальні цінності.

V.  Виробництво і реалізація.

VІ.  Витрати, собівартість.

VІI.  Фінансові результати, фонди,  резерви.VIII. Капітальні вкладення.

IX.  Бухгалтерський облік і звітність.

X.  Виконання рішень за результатами  попередньої ревізії.

XI.  Додатки до акта.

Треба зауважити, що структура акта ревізії  нормативно не регламентована.

Основні вимоги до змісту результативної частини  акта ревізії:

а) до акта ревізії повинні включатися тільки перевірені документально обґрунтовані факти порушень;

б) факти порушень мають викладатися чітко, ясно, доступно для розуміння;

в) стосовно кожного факту порушень, відображеного в акті ревізії, треба стисло викласти суть порушення з посиланням на конкретні нормативні документи уряду, а також докази (додатки до акта, первинні документи, облікові реєстри, суми, посадові особи, які видали неправомірні розпорядження, та особи, які їх виконали);

г) в акті не повинно бути виправлень, підчисток, помарок;

д) у висновках про суть порушень не можна кваліфікувати дії посадових осіб ревізованого підприємства висловами типу «антидержавна політика», «крадіжки», «розбазарювання коштів», «злочинець», «шахрай», «привласнив державне майно», «зловживання службовим становищем», «безвідповідальне ставлення», «безгосподарність» і т. п.

Акт ревізії складається в трьох  примірниках. Його підписують: керівник ревізійної групи, керівник і головний бухгалтер ревізованого підприємства, організації, які на першому примірнику акта ставлять підписи, дату про одержання акта.

При наявності заперечень або зауважень  по акту ревізії (перевірки) керівник чи головний бухгалтер роблять про це застереження перед своїми підписами і не пізніше ніж через 5 днів з дня їх підписання подають з цього приводу пояснення чи заперечення. Ревізори повинні в 15-денний термін дати по цих документах письмовий висновок, який затверджується керівником контрольно-ревізійного відділу.У разі відмови посадових осіб від підписання акта по наслідках ревізії або перевірки службові особи Державної контрольно-ревізійної служби засвідчують це відповідним актом та своїми підписами.

Керівник  ревізійної групи повинен здати  матеріали ревізії керівникові  відповідного підрозділу контрольно-ревізійної служби для розгляду і приймання. У разі неякісного проведення ревізії може бути призначена додаткова перевірка чи навіть повторна ревізія. Про розгляд і прийняття матеріалів ревізії (перевірки) керівник контрольно-ревізійного відділу робить запис на останній сторінці акта: «Акт ревізії прийнято» та ставить дату і підпис.Четвертий етап ревізії — реалізація матеріалів ревізії і контроль виконання прийнятих рішень — є завершальною стадією ревізійного процесу. Реалізація матеріалів ревізії (тематичної перевірки) проводиться, за можливості, у міру виявлення зловживань, істотних порушень та недоліків у діяльності підприємства, організації, що ревізується, не чекаючи закінчення ревізії.

У разі потреби матеріали ревізії (перевірок) виносяться на обговорення в трудових колективах перевірених підприємств, організацій, оприлюднюються через засоби масової інформації.

Якщо  заходами, ужитими у період ревізії, не забезпечено повного усунення виявлених ревізією порушень, ревізори готують за підписом керівника ревізійного органу вимогу про усунення виявлених порушень і вжиття заходів щодо повного відшкодування збитків, притягнення винних у допущених порушеннях до дисциплінарної і матеріальної відповідальності.

При виявленні істотних порушень фінансової дисципліни, розкрадань грошей і матеріальних цінностей, інших зловживань матеріали ревізії передаються правоохоронним органам. Одночасно порушується питання про звільнення від обійманих посад винних у цьому осіб.

Перед керівником ревізованого підприємства чи вищої за підпорядкованістю організації належить висунути вимоги стосовно пред’явлення цивільних позовів до винних службових осіб навіть у тих випадках, коли заподіяні ними матеріальні збитки державі або юридичній особі вчинені діями або бездіяльністю, що не класифікуються як кримінальні.

Крім  цього, інформація про наслідки контрольно-ревізійної роботи подається органам місцевої державної адміністрації.За результатами проведеної ревізії (перевірки) контрольно-ревізійні підрозділи оформлюють рішення про застосування фінансових санкцій і накладання адміністративних стягнень відповідно до чинного законодавства. Це рішення вручається під розписку керівнику ревізованого підприємства. При невиконанні його у триденний термін контрольно-ревізійний відділ оформлює документи на безспірне стягнення грошових коштів.

Органи  Державної контрольно-ревізійної служби здійснюють контроль усунення виявлених недоліків і порушень за виконанням своїх вимог, відшкодуванням збитків у вигляді письмової інформації ревізованих підприємств і організацій з наступною перевіркою на місці достовірності поданих відомостей. У разі невиконання їх у встановлені терміни застосовуються додаткові заходи впливу залежно від суті порушень. Ефективність контролю визначається результативністю заходів з реалізації наслідків ревізії.

Завершальний  етап ревізії - реалізація її матеріалів. Від цього безпосередньо залежить ефективність ревізій, які проводяться. Ревізія може виявити значні порушення і зловживання з боку керівників підприємств, інших посадових і матеріально відповідальних осіб або незначні порушення та упущення в господарській діяльності. Залежно від характеру виявлених фактів застосовується наступна форма реалізації ревізійних матеріалів: 1) усунення виявлених недоліків і стягнення завданої шкоди ревізуючими в ході ревізії; 2) усунення виявлених недоліків і стягнення завданої шкоди після проведення ревізії органом, який призначив ревізію. Обидві форми тісно взаємопов'язані і доповнюють одна одну.Усуватись виявлені в ході ревізії порушення і відшкодовуватись заподіяна підприємству шкода може такими шляхами: а) при виявленні зловживань ревізор передає матеріали ревізії в прокуратуру; б) при виявленні дебіторської заборгованості або недостач ревізор через керівництво підприємства, що ревізується, або прокурора звертається з позовом до суду; в) в ході виявлення господарських порушень ревізор інформує про них керівника підприємства, що ревізується, і в процесі ревізії дає обов'язкові для нього вказівки про усунення встановлених порушень, повідомляючи одночасно про це керівника, який призначив ревізію; г) в кінці ревізії ревізор складає проект наказу керівника підприємства про усунення виявлених ревізією порушень та відшкодування заподіяної шкоди, який додається до матеріалів ревізії і є обов'язковим до виконання для всіх працівників підприємства; д) результати ревізії ревізор доповідає колективу підприємства, на якому проведено ревізію.

Висноки

Органи  Державної контрольно-ревізійної служби здійснюють контроль усунення виявлених недоліків і порушень за виконанням своїх вимог, відшкодуванням збитків у вигляді письмової інформації ревізованих підприємств і організацій з наступною перевіркою на місці достовірності поданих відомостей. У разі невиконання їх у встановлені терміни застосовуються додаткові заходи впливу залежно від суті порушень. Ефективність контролю визначається результативністю заходів з реалізації наслідків ревізії.

2.3.  Послідовність контрольних дій  ревізора

Головним  в діяльності ревізорів є складання  заходів щодо усунення виявлених недоліків. Неправильно повідомляти керівників підприємств, що ревізуються, про виявлені недоліки лише в момент підписання акту. Їх необхідно інформувати про виявлені порушення постійно.

Ревізор має право в ході ревізії давати керівникам підприємств, що ревізуються, обов'язкові для них вказівки про усунення порушень, що мають місце, одночасно інформуючи про це керівника, який призначив ревізію. В ході ревізії він також може ставити питання про звільнення від роботи осіб, у яких на підставі перевірених документів встановлено значні недостачі, лишки тощо; пред'являти до таких осіб вимоги про відшкодування завданої ними шкоди; передавати проміжні акти ревізії слідчим органам; рекомендувати керівнику підприємства усунути в господарській діяльності або в обліку окремі недоліки, які обумовили або можуть викликати невиробничі втрати, псування активів, розкрадання тощо. Описуючи в акті ревізії виявлені зловживання, слід зазначати, які з них усунені в ході ревізії.Якщо ревізор виявив документально обґрунтовані зловживання або розкрадання, то він може передати матеріали ревізії в прокуратуру. Матеріали про недостачу майна незалежно від того, чи встановлені причини такого порушення, передаються до слідчих органів протягом п'яти днів через керівника ревізованого підприємства. Нижче наведено зразок заяви до прокуратури про притягнення матеріально відповідальної особи до кримінальної відповідальності.

У випадку, коли матеріально відповідальні  особи не погодились з окремими висновками ревізії, вони підписують складені ревізорами документи з обговоренням того, що вони надали пояснення з питань, які викликали суперечності. Ці пояснення є складовою частиною матеріалів ревізії. Повну відмову матеріально відповідальної особи від підписання документів ревізор оформлює актом про відмову, який засвідчується підписами осіб, що були присутні при цьому.У разі, коли матеріально відповідальна особа не з'явилася для участі в інвентаризації, що проводилась в присутності представників місцевих органів влади, то ревізор, який пред'являє через керівництво підприємства позов, повинен довести, що матеріально відповідальна особа погодилась брати участь в інвентаризації. Таким доказом може бути копія повістки з розпискою матеріально відповідальної особи в її отриманні. Цей документ також додають до матеріалів ревізії.

При закінченні ревізії ревізор повинен  скласти проект наказу директора підприємства (рішення правління товариства) про усунення виявлених ревізією недоліків і повне стягнення завданої підприємству шкоди. Документи по реалізації матеріалів повинні мати конкретний характер, в них слід чітко зазначити винних в допущених порушеннях і зловживаннях, заходи, прийняті щодо їх усунення, розмір шкоди, яка підлягає стягненню з кожної винної особи, строки її погашення і особи, відповідальні за виконання наказу (рішення). В записках ревізори повинні обов'язково викладати конкретні рекомендації з покращання господарської діяльності, усунення недоліків, покарання конкретних винних осіб.

Попереджувальне значення доповідних записок значною  мірою залежить від аргументації виявлених недоліків. При цьому необхідно не тільки сказати про порушення з посиланнями на законодавство, але і вказати, яку відповідальність повинна нести винна особа, і на підставі якого законодавчого акту.Не рекомендується реалізовувати матеріали ревізії лише після приїзду ревізорів до вищого органу, де складається проект рішення. До нього слід вдаватися лише у виключних випадках, коли вжиті на місці ревізії заходи є недостатніми або необхідно притягнути до відповідальності керівництво підприємства, на якому проводилася ревізія. В усіх інших випадках достатньо до акту ревізії додати виданий по підприємству наказ або прийняте правлінням товариства рішення про усунення виявлених ревізією недоліків.

Звісно, не всі недоліки та порушення можна  усунути в процесі ревізії. Іноді потрібно розробити конкретні заходи та рекомендації із залученням для цієї мети спеціалістів підприємства, що ревізується, та працівників контролюючої організації.

Проект  рішення, що складається ревізійним органом, повинен бути лаконічним, не повторювати матеріалів ревізії, а в якості прикладів повинен включати лише окремі найбільш важливі факти, які повинні містити критичну оцінку господарської діяльності, стану обліку, праці окремих осіб. Пропозиції повинні бути короткими і конкретними, містити вказівки стосовно того, що повинно бути зроблено, в який термін та хто відповідатиме за виконання пропозицій. У заключній частині наказу (листа) необхідно вказати: "Про вжиті заходи та виконання цього наказу (листа) повідомте до такого-то терміну". Проекти рішень за матеріалами ревізій складаються в усіх випадках на підприємстві, що ревізується, або у відомстві. їх повинні складати і ревізійні комісії господарських товариств.