Реструкторизация

При этом следует отметить, что в любой  компании могут возникать  случаи, когда заключаются  договоры, условия  оплаты в которых  отличаются от типовых. В этом случае очень  важно не использовать в учете типовые  условия, которые  исказят отчетность по погашению дебиторской  задолженности, а  делить сумму счета, выставленного по этому договору, на такое количество составных сумм, по которому можно для  каждой из них однозначно рассчитать критический  срок оплаты.

Пример 2

Стандартное условие отгрузки продукции в рассрочку  в компании ООО  «Посредник» - оплата поставленной продукции  в течение установленного в договоре количества дней от даты поступления  товара на склад покупателя или от даты отгрузки товара со склада. В  соответствии с типовыми условиями предоставления отсрочки платежа  в системе управления дебиторской задолженностью была реализована  возможность учета периода отсрочки платежа и времени нахождения товаров в пути (см. табл. 2).

На  основании данных табл. 2 менеджеры  по продажам, ответственные  за поступление дебиторской  задолженности, могут  контролировать своевременность  платежей и при  необходимости реагировать  на возникновение  просроченных обязательств со стороны дебиторов. 

Порядок соотнесения поступивших  платежей с выставленными  счетами 

Усложняют управление дебиторской  задолженностью случаи, когда несколько  выставленных счетов погашаются одним  платежным поручением или, наоборот, когда  один счет погашается несколькими платежными поручениями. В этом случае не всегда ясно, за что расплатился  дебитор и какой  из счетов просрочен. Если в назначении платежа дебитором  не указано иное, мы рекомендуем использовать метод ФИФО, то есть считать, что покупатели сначала погашают наиболее ранний из выставленных и неоплаченных счетов.

Личный  опыт

Антон Ходарев

У нас не возникает  проблем с распределением поступающих платежей. На каждую отгрузку мы заключаем дополнительное соглашение к договору поставки и требуем  от клиентов указания в платежном поручении  его номера и даты. Но для рамочных договоров, когда дополнительные соглашения не заключаются  и поставляется продукция  одного наименования, применение метода ФИФО при соотнесении  выставленных счетов и поступивших  платежей оправданно.

Определив критический срок оплаты и принципы соотнесения поступающих  платежей и выставленных счетов, несложно понять, какова доля просроченной дебиторской задолженности  и на сколько дней она просрочена. На основании этих данных можно оценить  рост затрат, связанный  с незапланированным  отвлечением средств  из оборота компании (стоимость  привлечения средств), а также обосновать размер пеней, закладываемых  в договор.

Пример 3

В ООО «Посредник»  для контроля поступления  платежей и ведения  статистики средней  просрочки по каждому  дебитору формируется  отчет о списании дебиторской задолженности (см. табл. 3). Из таблицы  видно, что по счету, критический срок оплаты по которому наступает 13.01.05, покупатель осуществил оплату четырьмя платежными поручениями. При этом первый перевод  денег состоялся  с опозданием на пять дней, а последний  платеж — на десять. Средневзвешенный период просрочки составил 8,1 дня.

При средней ставке 14% годовых (0,04% в день), по которой предприятие  привлекает денежные средства, затраты, связанные  с просрочкой платежа  только по одному счету, составят 722 руб. (0,04% х х (100 тыс. руб. х 5 дн. + 84 тыс. руб. х 7 дн. + 64 тыс. руб. х 9 дн. + 14 тыс. руб. х 10 дн.). Если учесть тот факт, что у компании не один выставленный счет, а несколько тысяч, то затраты на обслуживание просроченной дебиторской задолженности составят существенную сумму. 

Таблица 4 Реестр инкассации дебиторской  задолженности на 12.02.05№  счета-фактуры Сумма счета-фактуры, тыс. руб. Критический срок оплаты Дата поступления платежа Сумма оплаты, поступившая в период, тыс. руб.

0 дн. до 7 дн. до 30 дн. до 60 дн. свыше 60 дн.

ООО «Клиент»

146 350 12.01.05 12.01.05 50       

17.01.05   100     

18.01.05   50     

27.01.05     100   

12.02.05       50 

147 190 15.01.05 04.02.05     190   

Итого 540     50 150 290 50 0

В % 100     9 28 54 9 0

Итого по всем дебиторам 5500   2600 950 750 550 650

Структура дебиторской задолженности, % (коэф. инкассациии) 100     47 17 14 10 12 
 

Основным  инструментом контроля дебиторской задолженности  служит реестр старения дебиторской задолженности. Реестр старения представляет собой таблицу, содержащую неоплаченные суммы  счетов, которые группируются по периодам просрочки  платежа. Группировка  осуществляется исходя из политики компании в области кредитования контрагентов. К примеру, менеджмент компании может считать, что  просрочка платежа  в течение семи дней допустима, при  превышении этого  срока следует  активно работать с контрагентом по возврату дебиторской  задолженности, а  в случае просрочки  более 30 дней обращаться в суд. Соответственно аналогично будут  построены группы в реестре старения дебиторской задолженности: 0-7 дней, 8-15, 16-30, свыше 30.

Личный  опыт

Наталья Яхнова, финансовый директор компании «Инмарко» (Новосибирск)

Для простоты контроля исполнения обязательств дебиторами мы формируем реестр старения дебиторской  задолженности. Дебиторская  задолженность группируется по срокам просрочки  платежа:

— до 5 дней;

— до 14 дней;

— до месяца;

— до 2 месяцев;

— свыше 2 месяцев. 

Можно порекомендовать  сравнивать средневзвешенное время просрочки  и периода кредитования по дебитору и в  целом по компании с аналогичными показателями предыдущих периодов. Чтобы сравнение  было корректным,необходимо из расчета средневзвешенного  времени просрочки  платежа исключить  счета, дебиторская  задолженность по которым на текущий  момент признана безнадежной. Если из расчета не исключить безнадежную  дебиторскую задолженность, это приведет к  тому, что вся безнадежная  задолженность, возникшая  в предыдущих периодах и не списанная  компанией, будет  отражена в текущем  периоде, что не позволит провести корректное сравнение. Сопоставление  средневзвешенного  времени просрочки  и кредитования текущего и отчетного периодов позволит оценить  эффективность проводимой компанией политики коммерческого кредитования. Очевидно, что увеличение средневзвешенного  периода просрочки  в текущем периоде  будет свидетельствовать  о низкой эффективности  работы с дебиторами, и наоборот. 

Планирование  поступления средств  от дебиторов 

Используя данные о среднем  времени просрочки  платежа по контрагентам и в целом по компании по уже погашенным счетам можно значительно  повысить точность планирования поступления денежных средств от дебиторов. Это упрощает процедуру  построения бюджета  движения денежных средств  в части прогнозирования  поступлений денежных средств. Мы рекомендуем  для прогнозирования  поступления платежей от покупателей использовать коэффициенты инкассации дебиторской задолженности. Коэффициент инкассации определяется как  процент от общей  суммы платежа  в определенный интервал времени (см. табл. 4). 

Понедельный план поступления  денежных средств (могут  использоваться и  другие интервалы  времени - декады, месяцы) строится в результате умножения полученных коэффициентов инкассации на запланированный  объем продаж. На основании информации о поступлении  денежных средств  можно достаточно точно прогнозировать кассовые разрывы  и планировать  привлечение дополнительного  финансирования.

Личный  опыт

Антон Ходарев

Можно порекомендовать  рассчитывать коэффициенты инкассации в разрезе  не только клиентов компании, но и номенклатуры отгружаемой продукции. Это связано с тем, что период оборачиваемости у разных товарных позиций различен, соответственно будут различаться сроки возврата денежных средств.

Пример 4

ООО «Посредник» для  расчета коэффициентов  инкассации формирует  реестр инкассации дебиторской  задолженности по каждому дебитору и по компании в  целом (см. табл. 4). Как  видно из табл. 4, ООО  «Посредник» получает 47% платежей в качестве предоплаты, а 53% уже  после отгрузки товара. Из них 17% следует  ожидать в течение  первой недели, 14% в  течение месяца, 10% в течение двух месяцев, а по 12% оплата поступит еще позже. Допустим, за первую неделю марта ООО  «Посредник» планирует  реализовать продукцию  на сумму 500 тыс. руб. На основании рассчитанныхкоэффициентов  инкассации можно  спрогнозировать  следующие сроки  поступления средств  в компанию:

- предоплата - 235 тыс.  руб. (47% от 500 тыс.  руб.);

- до 7 дней - 85 тыс. руб. (17%);

- до 30 дней - 70 тыс.  руб. (14%);

- до 60 дней - 50 тыс.  руб. (10%);

- свыше 60 дней - 60 тыс.  руб. (12%).

Личный  опыт

Наталья Тимофеева, финансовый директор компании «Аэрвелл СНГ» (Москва)

Наша  компания реализует  продукцию через  дилерскую сеть, распределенную по всей территории России. Одна из форм работы с дилерами - предоставление товарного  кредита. Для каждого  дилера установлены  лимит дебиторской  задолженности и  сроки предоставления товарного кредита. Для планирования поступления денежных средств от компаний-дебиторов  учитывается время  погашения дебиторской  задолженности, а  также по каждому  дебитору ведется  статистика нарушения  сроков, указанных  в договоре. Как  правило, просрочки  платежа не превышают  нескольких дней. Поэтому  время поступления  денежных средств  от дебитора определяется как срок погашения  задолженности по договору плюс среднее  время просрочки.

Наталья Яхнова

При годовом планировании поступления денежных средств от дебиторов  расчет делает планово-экономический  отдел на основании  норматива оборачиваемости  дебиторской задолженности  для каждого канала реализации продукции. При оперативном  планировании (скользящее планирование на три  месяца вперед) поступление  денежных средств  рассчитывается индивидуально  по каждому крупному клиенту службой  продаж, а планово-экономический  отдел только проверяет  итоговые цифры на предмет их отклонения от норматива оборачиваемости (установленного при годовом планировании).