Роль и значение коммуникаций в управлении

содержание

 

Введение……………………………………………………………………………..3

Глава I. Теоретические основы коммуникаций в управлении………………5

1.1. Понятие и роль коммуникаций в управлении ……………………………….5

1.2. Процесс коммуникаций, его элементы и этапы…………………………....10

Глава II. Формы и типы коммуникаций………………………………………14

2.1. Формы межличностных коммуникаций и их барьеры……………………..14

2.2. Формы организационных коммуникаций, их барьеры……………………18

2.3. Типы коммуникационных сетей……………………………………………..22

2.4. Управление коммуникациями в организации………………………………26

Заключение………………………………………………………………………..29

Список  использованной литературы………………………………………….31

Приложение 1……………………………………………………………………..33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Большую часть своей повседневной жизни  человек проводит в организациях: школах, на фирмах, заводах, в больницах, на военной службе, в церкви, общественных клубах. Мы живем в обществе, состоящем  из организаций. Представьте, что перед  вами стоит задача собирать по гривеннику в неделю с ваших четырех лучших друзей. Нет ничего проще - скажете  вы. Но теперь вообразите, что вашей  обязанностью является сбор подоходного  налога с миллионов жителей всей страны. Очевидно, для этого уже  необходима организация.

Управленческая  деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и  отдельных ее членов для достижения общих целей.

Данная  координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а, прежде всего — при помощи разнообразных  контактов членов организации —  в процессе коммуникации. Практически  все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь  с коммуникативными процессами, таким  образом, они являются значимым средством  обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление  в любой организации реализовывается  через людей, сотрудников. Одним  из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении  информация. Используя и передавая  те или иные данные, а также получая  обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных.

Значимую  роль играет способность менеджера  передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие  в ее разрешении.

В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов могут выступать отдельные  личности, группы и даже целые организации.

Цель  данной работы рассмотреть и изучить, а также понять, как используются коммуникации в управлении предприятием.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

1. изучить понятие и роль коммуникаций в управлении;
2. рассмотреть процесс коммуникаций, его элементы и этапы;
3. рассмотреть формы и типы коммуникаций, а также понять как происходит управление коммуникациями в организации;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Теоретические  основы коммуникаций в управлении

1. Понятие и роль коммуникаций в управлении

 

 

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания  информации между двумя и более  людьми с целью мотивирования  определенного поведения или  влияния на него.

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации.¹

Однако сам обмен информацией  не гарантирует такого понимания  и эффективного общения участвующих  в обмене сторон. Обмен информацией  происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому  эффективные коммуникации требуют  от каждой из сторон определенных коммуникативных  навыков, умений, взаимопонимания.

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный  элемент системы государственного управления, представляющая собой:

- совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

- совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;

- пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.

    Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального  взаимодействия — это обмен  мыслями, сведениями, идеями, передача  того или иного содержания  от одного сознания (коллективного  или индивидуального) к другому  посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

    Массовая коммуникация² - систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

    Управленческие коммуникации - это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

    Понятие «коммуникация» имеет  двойной смысл: 

   во-первых, оно фиксирует статику  взаимодействия, например акт, письменный  документ, несущий информацию, выполняющий  функции: информативную, эмотивную  (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт,  выполняющий управленческую функцию  (побуждает правоотношения) и через  это устанавливающий и поддерживающий  фактические контакты.

во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.

Взаимодействие  имеет объективную и субъективную стороны.

Объективная сторона — это связи, независимые  от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система  официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная  сторона - это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности.

Известно, что люди ведут себя по-разному  в одной и той же статусной  позиции, т.е. придерживаются разных моделей  поведения, разных социальных ролей.

 Социальная роль — это модель поведения, направленная на вы­полнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.

Коммуникация  в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов  управления к социальной общности при  сохранении за ними определенной самостоятельности  и индивидуальности.

С позиции  теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:

- форму  взаимодействия людей, направленного  на выполнение определенной общественно  значимой функции, 

- социотехническую  систему, где системообразующим  компонентом выступает человек,  совокупность взаимодействующих  людей. Коммуникационная система  реализуется одновременно через  содержание и отношения в процессе  взаимодействия. Содержание обеспечивается  информационными потоками, объективирует  «коллективное единство» в организации.  Отношения — субъективная составляющая  коммуникационного процесса.

   Взаимодействие обеспечивается  и выражается через: 

   а) систему официальных отношений,  регламентируемых юридическими  предписаниями; 

   б) распределение функций (горизонтальная  специализация);

   в) субординацию должностей (вертикальная  специализация, с объемом и  мерой ответственности в принятии  решений на разных уровнях);

   г) систему коммуникаций —  средств и каналов передачи  информации, которая движется сверху  вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и  по горизонтали (консультации, обмен  мнениями равных по рангу).

    Управленческая деятельность имеет  коммуникативный межличностный  характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные  связи участников управления.

В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке ин­формации, во всех элементах его структуры.

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.

   1. Прием на работу. Задача  — убедить потенциального сотрудника  в достоинствах работы в данной  организации, получить определенное  представление о новом сотруднике.

   2. Ориентация. Задача — ознакомить  с базовыми целями организации,  конкретными программами, условиями  их выполнения, формировать у  сотрудников уверенность в общественной  необходимости успешного решения  поставленных перед коллективом  задач.

   3. Индивидуальная оценка  сотрудников. Задача — сообщить  подчиненному свое отношение  к его работе, оценить вклад  в деятельность организации.

   4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам  информацию об условиях работы, степени их безопасности и  мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

   5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников  с действующими в организации  правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.

   6. Функционирование. Задача  — обеспечить сотрудников необходимой  служебной информацией, оказывать  необходимую организационно-методическую  поддержку.

    Регулирование и координация  индивидуальных усилий с последующим  созданием единого упорядоченного  организационного процесса с  помощью коммуникативного взаимодействия  являются центральной функцией  руководителя.

   Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации.

Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.

1. Отсутствие у организации обратных связей.
2. Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.
3. Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.
4. Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.
5. Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.

 

 

2. Процесс коммуникаций, его элементы и этапы

 

 

Чтобы лучше понять процесс обмена информацией, условия его эффективности, назовем элементы и стадии процесса коммуникаций. В процессе обмена информацией  выделяют четыре элемента.

1. Отправитель, лицо, задумавшее передать информацию (идею, сообщение) или выразить эмоции, чувства.

2. Сообщение, собственно информация, ясно сформулированная мысль, закодированная с помощью символов. Смысл и значение сообщения представляют собой идеи отправителя, факты, ценности, чувства и отношения. При этом отправитель рассчитывает, что сообщение будет получено с тем же значением, которое в него заложено.

3. Канал, средство передачи информации. С его помощью она направляется к заданному адресату. Каналами могут быть телефонная линия, радиоволна, воздух, передающий устную речь, компьютерные сети, каналы доставки письменной корреспонденции и т. д. Если канал в момент передачи или обмена информацией связывает более двух организационных единиц, он образует информационную сеть.