Управление коммуникациями проекта

     Итак, коммуникации сверху вниз помогают связывать различные уровни организации, координировать их деятельность. Наряду с тем коммуникации сверху вниз имеют определенные недостатки:

• создание предпосылок для формирования авторитарной системы;
• значительное загрузки подчиненных;
• постоянные потери информации вследствие искажений, ошибочной интерпретации.

     Один из методов преодоления этих проблем - организация потоков информации снизу вверх, т.е. налаживание эффективной обратной связи. Этими каналами передается информация от подчиненных к руководителям, хотя не все менеджеры уделяют достаточно внимания организации такого типа информационных потоков. Результаты специального исследования эффективности коммуникаций снизу вверх показали, что к руководителям фирмы доходит не более 10% информации, переданной рабочими.

     Горизонтальные коммуникации осуществляются между лицами, находящимися на одном уровне иерархии. Такой обмен информацией обеспечивает координацию деятельности (например, между вице-президентами по маркетингу, финансам, производству). Как показывают исследования, эффективность горизонтальных коммуникаций достигает 90% и объясняется значительным уровнем понимания работниками характера работы своих коллег и проблем, возникающих в функционировании смежных подразделений. 
     Диагональные коммуникации осуществляются между лицами, находящимися на различных уровнях иерархии (например, между линейными и штабными подразделениями, когда штабные службы управляют выполнением определенных функций). Такие коммуникации характерны также для связей между линейными подразделениями, если один из них является главным из определенной функции. 
      Неформальные коммуникации - не предусмотрены организационной структурой. Практика свидетельствует, что значительная часть коммуникаций осуществляется неформально, с помощью незапланированных руководством способов. В теории и практике менеджмента зарубежных стран часто используется термин "grape-vipe" - система распространения слухов, неофициальных данных. Особо следует подчеркнуть, что неформальным каналам коммуникаций передается значительная часть достоверной информации. Неформальная информация бывает весьма полезной для дополнения информации, полученной через формальные каналы коммуникации. Эта информация ценна для руководителя, однако нельзя допускать, чтобы система распространения слухов выступала заменителем формальных каналов коммуникации. Каждый работник аппарата управления должен помнить, что он тоже частично участвует в распространении слухов (например, молчание в ответ на вопрос подчиненного - это тоже реакция, соответственно интерпретируется подчиненными).

      Сообщение чаще всего передаются с помощью языка, изображений, действий. Простейшим, самым доступным средством коммуникаций является язык, который реализует устные и письменные коммуникации.     Изображения используются как дополнение к речевых коммуникаций (например, графики, плакаты). Действия подтверждают словесные выводы руководителя. 
     Коммуникации делятся на два больших класса: письменные и устные. 
   Письменные коммуникации выступают в форме плановой и отчетной документации, памятных записок, докладов, объявлений, справочников, фирменных газет подобное. Преимущества таких коммуникаций:

• Хорошо сохранения информации;
• Возможность изучения, многократное перечитывание информации;
• Основательность подготовки;
• Возможность доведения до многих работников.

Недостатки  письменных коммуникаций:

• Сложность обновления;
• Объемность информации (особенно снизу вверх).

     Устные коммуникации - телефонные разговоры, публичные выступления, совещания, непосредственное общение и т.п.). Положительным аспектом таких коммуникаций является экономия времени, обеспечение более глубокого взаимопонимания.

     Менеджер должен знать преимущества и недостатки каждой формы коммуникаций, уметь отыскать оптимальные пути их обеспечения и избегать возможных проблем.

Список  литературы 

1. Управление  проектами, Управление коммуникациями проекта,  режим доступа : [http://vernikov.ru/management/project-management/pmbok-2004/oblasti-znanij-po-upravleniju-proektami/item/91-pmbok-10.html ]
2. Управление проектами: Учебное пособие / Авт.-сост.: С. Ф. Чижов, Е. Н. Чижова. – Белгород: Изд-во БГТУ им. В.Г. Шухова. 2006.-200с.
3. Гонтарёва И.В., Нижегородцев Р.М., Новиков Д.А. Управление проектами. - М.: Либроком, 2009. - 384 с.
4. Управление проектами: учебное пособие / под редакцией И.И. Мазура. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - 664 с
5. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: Учеб пособие. СПб., 2001.
6. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение. - СПб.: Питер, 2000  - С.348
7. Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.; Киев, 2001