Кафедра экономики и управления бизнесом 
 

РЕФЕРАТ 

На тему: ВЛИЯНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА КОММУНИКАЦИИ, СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ И ХАРАКТЕР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   
 
 

Минск 2011 
 
 

Оглавление 

Введение 3

1. Управление организацией 5

2. Коммуникации в  системе управления 6

2.1 Коммуникации - понятие,  виды 6

3. Организационные  процессы 7

3.1 Коммуникационный  процесс 7

3.2 Коммуникационные  сети 9

3.3 Эффективность коммуникационных процессов 10

Заключение 12

Вопросы к реферату 14

Список  использованных источников 15

Введение

 

     Каждая  организация имеет искусственную, созданную людьми природу. Кроме того, она всегда стремится к усложнению своей структуры и технологии. Эти два обстоятельства делают невозможным эффективно контролировать и координировать действия членов организации на неформальном уровне или на уровне самоуправления. Каждая более или менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение участников организация целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.

     Чтобы выжить, организация должна сохранять  устойчивость по отношению к дезинтеграционному давлению на нее из внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет свои структуру и культуру. Однако решение только проблем структуры не является достаточным. Набор статусов (должностей) и ролей составляет формальную организационную структуру. Однако не они определяют жизненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие эти роли. Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы. В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной и той же работы, но и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации. Со временем такие образцы "типизируются", из них вырастают традиции, определяющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации.

     Такого  рода традиции не могут быть выявлены и рассмотрены только с позиции  формальных организационных отношений, закрепляемых в структуре организации. Поэтому, чтобы понять характер неформальных отношений, традиций, культуры, которые окружают структуру организации, необходимо также изучать и динамику системы, т.е. процессы, происходящие при взаимодействии людей. Понимание структуры и процессов помогает руководителю обеспечить достижение целей организации, определить роль и место каждого отдельного человека в организации с точки зрения удовлетворения его индивидуальных целей.

     Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера  является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

     Процесс передачи информации и средства для  этой передачи носят название коммуникации. Одновременно под коммуникацией  понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями. Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.

     Развитие  новых коммуникационных технологий прямо и опосредованно влияет на экономические процессы. Специалистами прогнозируется значительное изменение рынка труда, а в качестве показателей новой фазы рыночного хозяйства определяются глобализации, ускорение и децентрализация.

     Информационные  и коммуникационные технологии, вследствие большого их потенциала в росте и развитии, во всем мире признаны в качестве образующего и центрального звена новой мировой экономики. В США концепция новой экономики уже играет значительную роль при формировании бюджета и финансовой политики государства. Рост внимания к информационным и коммуникационным направлениям во всем мире обусловлен общим увеличением роли информационных отраслей в глобальной экономической системе.

1. Управление организацией

 

     Управление - это функция специфического органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и правила, по которым регулируется рабочее время сотрудников, количество и качество их работы, отношения с другими отделами и т.п. Руководство отделом, выполняя функцию управления, контролирует выполнение этих норм и правил, применяя методы вознаграждения или наказания.

     Система управления (СУ) - совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между  ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

     Для системы управления организаций  необходимо:

- разработать  миссию организаций;

- распределить  функции производства и управления;

- распределить  задания между работниками;

- установить  порядок взаимодействия работников  и последовательность выполняемых ими функций;

- приобрести  или модернизировать технологию  производства;

- наладить  систему стимулирования, снабжение  и сбыт;

- организовать  производство.

     Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

     Основными элементами, составляющими систему  управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

2. Коммуникации в  системе управления

2.1 Коммуникации - понятие,  виды

 

     Коммуникация (лат.communicatio), буквально означающее "общее" или "разделяемое всеми". В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.

     Цели  коммуникаций:

     Обеспечение эффективного обмена информацией между  субъектами и объектами управления.

     Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

     Создание  информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач  и действий.

     Регулирование и рационализация информационных потоков.

     Коммуникации  подразделяются на следующие виды:

межличностные или организационные коммуникации на основе устного общения;

     коммуникации на основе письменного обмена информацией.

     Межличностные коммуникации в свою очередь делятся  на:

     формальные или официальные. Данные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями определенной организации и осуществляются по формальным каналам;

     неформальные  коммуникации, которые не следуют  общим правилам определенной организации; они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между  работниками организации.

     Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций: предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздание, изменение в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание после работы и т.д.

     Среди формальных организационных коммуникаций выделяют:

     вертикальные, когда информация перемещается с  одного уровня иерархии на другой;

     горизонтальные  между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

     Вертикальные  коммуникации в свою очередь подразделяются на:

     восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

     нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип  коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

     Межличностные коммуникации делят также на:

     вербальные (словесные) и невербальные.

3. Организационные  процессы

3.1 Коммуникационный  процесс

 

     Коммуникационный  процесс - это процесс обмена информацией  между двумя или более людьми. Его цель обеспечить передачу и понимание  информации, являющейся предметом обмена. Если взаимное понимание не достигается, то коммуникация не состоялась, из чего следует, что обе стороны играют в ней активную роль.

     Существует  четыре базовых элемента коммуникационного  процесса:

     1. Отправитель - лицо, генерирующее  идею или собирающее информацию и передающее ее;

     2. Сообщение - непосредственно информация;

     3. Канал средство передачи информации (устная передача, совещания, телефонные переговоры, письменная передача, служебные записки, отчеты, электронная почта, компьютерные сети);

     4. Получатель (адресат) - лицо, которому  предназначена информация и которое  интерпретирует её.

     Коммуникационный  процесс обмена информацией включает взаимосвязанные этапы:

     1. Зарождение идеи или отбор  информации;

     2. Выбор канала передачи информации;

     3. Передача сообщения;

     4. Интерпретация сообщения.

     Например, генеральный директор торговой фирм решил обсудить с менеджерами магазинов вопрос о состоянии и улучшении качества торгового обслуживания населения на совещании. В данном случае генеральный директор - отправитель, у которого зародилась идея; информация о состоянии и улучшении качества торговли - сообщения; совещание - это канал информации; получатели - менеджеры магазинов, которые интерпретируют сообщение и при помощи этого же совещания дают обратную связь генеральному директору.

     Участниками коммуникационных процессов являются: источник информации; передаваемая информация; средство передачи информации; потребитель информации.

     В качестве источников информации выступают  упомянутые выше объекты внутренней и внешней среды организации: начальники и подчиненные, функциональные подразделения данной организации, источники ресурсов, потребители, партнеры, другие субъекты рынка, инфраструктуры менеджмента, органы государственного управления, общественность, средства массовой информации.

3.2 Коммуникационные  сети

 

     Коммуникационная  сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис.1). В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а коммуникационные отношения между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.