Основы документооборота кадровой службы

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

2. В результате анализа системы документационного обеспечения управления ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было выявлено отсутствие положения об экспертной комиссии.

В связи с тем, что в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность.

Цель проведения экспертизы — освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем[15]:

обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

3. Отсутствие электронной подписи при пересылке документов так же является негативным аспектов в документообороте предприятия, которое нуждается в совершенствовании.

Как уже было сказано выше, в отношениях между контрагентами документооборот все чаще производится не на бумажных носителях, а при помощи средств электронной связи. Нередко с использованием средств электронной связи происходит обмен информацией, имеющей юридическое значение: согласование условий о количестве и ассортименте поставляемой партии товара, подача отгрузочных разнарядок, выставление требований на оплату, направление претензий и др.[16] Установленные с помощью средств электронной связи коммерческие отношения ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», как правило, связаны с финансовыми и иными имущественными рисками.

В таких отношениях в целях защиты и обеспечения безопасности своих интересов компании, как правило, необходимо официально удостоверить содержание передаваемых по электронной почте документов, факт их направления («подписания») уполномоченным лицом, дату и время направления/получения таких документов и обеспечить их доказательственное значение при возникновении спора в суде.[17]

4. Анализируя систему электронного документооборота был сделан вывод о том, что предприятию необходимо комплексно подходить к проблеме автоматизации деятельности с учетом многопрофильности и объединенности нескольких групп компаний под единым брендом. Комплексное решение по организации электронного документооборота, обеспечивающее управление информационными потоками и документами компании должно быть ориентировано на то, что предприятие работает на программе "1С: Предприятие", соответственно и документооборот желательно вести на этой же платформе "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит осуществлять целый ряд дополнительный функций. А так же данная система рассчитана на работу в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.

Рассмотрим возможные пути решения очерченных проблем.

Проведя анализ существующего положения, и выявив проблемные места организации документооборота ОАО «ККК» разработаем направления совершенствования.

2.3. Рекомендации повышения эффективности документооборота компании

Для повышения эффективности документооборота компании и устранения выявленных недостатков нами разработаны следующие мероприятия:

1. Устранение недостатков в существующем порядке организации делопроизводства ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Указанные недостатки в документообороте могут быть устранены путем полной автоматизации документирования деятельности предприятия. При этом, как уже говорилось ранее, можно внедрить "1С: Система электронного документооборота "Управление делами", что позволит вести раздельно регистрацию документов личного состава и приказов по основной деятельности, при этом у каждого вида документов будет присваиваться своя нумерация. Кроме того, оформление и подготовка документов будет проходить без ошибок и гораздо быстрее.

2. Устранение отсутствия положения об экспертной комиссии, путем разработки Регламента.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации должна быть экспертная комиссия.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

      постоянного хранения в государственных архивах;

      временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

      временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения;

      подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов, является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства.

3. Внедрить электронную подпись при пересылке документов вне организации.

4. Совершенствование автоматизации системы электронного документооборота.

Для такой организации как ОАО «ККК», имеющей разветвленную структуру и филиалы, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети. Создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов. А так же уменьшение ошибок в организации документооборота.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

Библиографический список

Приложение

Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Название»

Подпись Л.Д.Фомин

12.02.2005г.

СХЕМА

документооборота ООО «Название»

Наименование должности

ответственного за делопроизводство _________________                                                                             (подпись)                     (расшифровка подписи)

Дата 12.02.2005г.

52

[1] Кузнецова Т.В. Секретарское дело – Изд. 6-е, исправленное и дополненное – М.: ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2006. – с. 103

[2] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 50

[3] Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое руководство. – М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2006. – с. 95

[4] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 52

[5] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 52

[6] Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005. – с. 59

[7] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 51

[8] Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления: Учебное пособие для студентов заочного обучения по специальности «Бухгалтер­ский учет и аудит». — М.: ЗАО «Финстатинформ», 2005. – с. 94

[9] Балибардина, Г. И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учеб.-метод. пособие / Г. И. Балибардина ; Волгогр. гос. ун-т. - Волгоград : Изд-во Волгогр. гос. ун-та, 2007. – с. 105

[10] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007.  – с. 63

[11]  Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 63

[12] Инструкция по делопроизводству в закрытом акционерном обществе «Группа компаний «Жилищный капитал». – М.: ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». - 2007. – с. 64

[13] Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. – М.: Омега-Л, 2007. – с. 82

[14] Панасенко Ю.А. Делопроизводство : документационного обеспечение управления : учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. – М. : РИОР, 2005. – с. 38

[15] Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). – М.: МЦФЭР, 2005. – с. 119

[16] Копылов В.А. Информационное право: Учебное пособие. — М.: Юристъ, 2005. – с. 71

[17] Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь. - 2002. - 5 нояб.//http://www.directum.ru