Подготовка исходяших аналитических данных

Подготовка исходных аналитических данных

Доброкачественность анализа  и достоверность аналитических  выводов зависят прежде всего качество от информации. Ошибки, неувязки и все другие недостатки , содержащиеся подчас в ней, могут отразиться на аналитических расчетах, исказить результаты анализа. Поэтому предварительным условием анализа является тщательная проверка всех привлекаемых к анализу материалов. Подготовка данных к анализу состоит главных образом в их проверке и в проверке качества отчетных материалов. Важная роль здесь принадлежит внешнему и внутреннему аудиту.

• Проверка отчетных материалов производится с целью установления:
• Правильности оформления отчетов; полноты охваты всех предприятий, подлежащих включению в сводный отчет; правильности подсчетов и вычислений;
• Полноты, качества и сроков проведения инвентаризации, отражения ее результатов в учете и мер, принятых по обнаруженным недостачам;
• Соответствия показателей отчетности по платежам в бюджет и финансированию из бюджета данных финансовых органов;
• Обоснованности и законности списаний на счет « Прибыли и убытки» изменений уставного капитала, списания потерь по операциям прошлых лет, по невостребованной дебиторской задолженности, по недостачам. Списания потерь от стихийных бедствий, от ликвидации основных средств и др.;
• Правильности оценки статей баланса в соответствии с действующими периодами.
• Все предприятия и организации обязаны составлять и представлять отчетность в объеме и по состава показателей, утвержденных в надлежащем порядке. Единство состава отчетных показателей обеспечивает, в частности, сводимость и обобщение данных, разработку единых схем контроля и анализа хозяйственно-финансовой деятельности.

Взаимная увязка показателей  бухгалтерского баланса и других форм отчета является непременным условием правильного их составления. Система бухгалтерского учета и отчетности обеспечивает необходимую связь показателями, если учет ведется правильно, а отчетность составлена со строгим соблюдением инструкции. Поэтому последующая проверка увязки показателей осуществляется с целью выявления отдельных ошибок и неточностей.

Подготовка и систематизация источников информации для анализа-важных этап организационной работы. Процесс подготовки материалов к анализу можно разделить на два этапа:

• Проверка их содержания;
• Обработка и изучение материалов.

Для предварительной оценки документов можно применить одну или несколько процедур в зависимости  от того, проверяется одна или группа хозяйственных операций.

Основные процедуры проверки документов:

• Проверка арифметических расчетов путем их перерасчета. Перерасчет заключается в проверке арифметической точности бухгалтерских и других  учетных записей и в выполнении независимых подсчетов, осуществляемых выборочно;
• Выборочная инвентаризация;
• Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций;
• Прослеживание. В ходе данной процедуры проверяются некоторые первичный документы, отражающие данные в регистрах синтетического и аналитического учета. Прослеживание позволяет изучить нетипичные статьи и события, отраженные в документах;
• Аналитические процедуры, под которыми подразумеваются анализ и оценка  полученной информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей анализируемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно отраженных в бухгалтерском учете факторов хозяйственной деятельности, а также выяснение причин таких ошибок и искажений.

При проверки обращают внимания на логическую увязку отдельных показателей, выявляют, нет ли расхождений между сведениями текущей отчетности и данными за предшествующие периоды, согласуются ли показатели оперативной и бухгалтерской отчетности. Обращается внимание на доброкачественность составления планово-учетных и отчетных данных. Это имеет значение не только для обеспечения правильных результатов анализа, но и в борьбе с приписками в учете и отчетности. Цель данной проверки состоит в том, чтобы установить соответствие показателей используемой информации фактическому положению дел на анализируемом предприятии.

Проверка материала с  точки зрения формы предусматривает  установление правильности их составления: соответствия установленным правилам заполнения форм учета и отчетности, правильности арифметических подсчетов и итогов, исчисления относительных  величин, наличия подписей и т.д. проверка материала предусматривается сопоставимость плановых и отчетных показателей, взаимная связь между отдельными формами отчетности. Если при проверке материалов будит обнаружены какие- либо неточности и неувязки, то они должны быть устранены  до проведения следующего этапа аналитической работы (т.е. до разработки системы показателей и построения аналитических таблиц).

Процесс подготовки материала  в анализу  включает в себя также  приведение показателей в сопоставимый вид и упрощение цифрового  материала. Однородность и сопоставимость данных-обязательное условие получения правильных результатов при проведении экономического анализа. Наиболее распространенными приемами приведения показателей в сопоставимый вид являются:

• Нейтрализация ценностного фактора отражением различных видов объемных показателей в единых ценах;
• Нейтрализация количественного фактора при анализе эффективности использования какого-либо вида ресурса посредством расчета ряда условных показателей, где постоянным остается объемный показатель и последовательно изменяется величина расходуемого ресурса;
• Нейтрализация влияния на уровень количественных и качественных показателей методик их расчета. Совокупность однородных плановых, отчетных и учетных показателей должна иметь единую методику определения;
• исчисление средних величин при изучении ряда однородных показателей;
• замена абсолютных величин относительными, когда это наиболее целесообразно, для большей наглядности, доступности восприимчивости.

С целью сокращения технической  обработки информационных материалов можно упрощать в них цифровые показатели: округлять числа или выражать их в высших разрядах.

В процессе анализа ее выявляются достоинства и недостатки информации, полнота ее использования для анализа и управления хозяйственными процессами и их результатами.