Организация и технология ДОУ

      - исключение дублирования работы  по вводу информации о документе  на различных участках работы с ним;

      - повышение оперативности и качества  работы документами;

      - упорядочение документооборота.

      В области контроля над исполнительской  дисциплиной:

      - обеспечение контроля исполнения;

      - обеспечения автоматизированного  контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

      - обеспечения автоматизированного  упреждающего контроля своевременного  исполнения документов, оперативное  получение информации о состоянии  исполнения и месте нахождения любого документа.

      В области организации доступа  к информации:

      - обеспечение централизованного  хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

      - обеспечение оперативного поиска  документов.

      Очевидно, что полнофункциональная система  должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

      Исходя  из этого, система должна как минимум  обеспечивать:

      - единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

      - единую регистрацию всей исходящей  корреспонденции и внутренних документов организации;

      - регистрацию движения документов  внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

      - списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой дел;

      - контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

      - поиск документов и получение  статистических отчетов по документообороту организации;

      - формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

      Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

      Система автоматизации делопроизводства и  документооборота также позволяет:

      - централизованно отслеживать ход  делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;

      - при переходе на работу с  электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

      - повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты [12, c. 274].

      Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

 

Заключение.

     Итак, в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

     Основными задачами службы ДОУ являются:

     - внедрение на предприятии единого  порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

     - осуществление методического руководства  организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

     -  обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

     - совершенствование форм и методов  работы должностных лиц предприятия с документами.

     Документационное  обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

     Документационное  обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

      Внедрение полноценной системы автоматизации  делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. 

Список  использованных источников.

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.
3. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2005.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения./Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
8. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандарт, 1997.
9. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2008. - 192 с.
10. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2009. – 344 с.
11. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и К, 2007. – 520 с.
12. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления.- М.: Управление персоналом, 2007.- 528с.
13. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Научная книга, 2008. – 458 с.
14. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии. - М.: Ось-89, 2008. - 112 с.
15. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2006. – 235 с.
16. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2008. - 128с.
17. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 368 с.
18. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: Проспект, 2007. – 368 с.
19. Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2006. – 274 с.
20. ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: Проспект, 2009. – 462 с.
21. Фионова Л.Р., Основы ДОУ. Конспект лекций. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2010. – 96 с.

 
 

 

     

     Приложение  А 

     Пример  расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

     по  виду работ по ДОУ

 

     СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое  обслуживание рабочих мест и отдых  персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку - учетный коэффициент со значением 1,1.

     Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп : Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

 

      Приложение Б 

      Форма регистрационного журнала для входящих документов 

 

      Форма регистрационного журнала для исходящих  документов

 
 

      Форма регистрации журнала для внутренних документов