Отчет по практике в РУП «Гомсельмаш»

5 Основные направления совершенствования использования            информационных систем в управлении предприятием

Следовать за достижениями в сфере  технологий сейчас не только и не сколько  модно, сколько необходимо – чтобы оставаться наплаву, нужно быть на полшага впереди конкурентов и идти в ногу с прогрессом.  Промышленность РБ в настоящее время находится на подъеме. Для поддержания и развития этого подъема нужны инновации не только в области техники и технологии производства, но инновации в области технологий управления предприятием. С одной стороны, наша республика обладает высококвалифицированными кадрами в области информационных технологий, с другой у нас есть уникальная возможность воспользоваться опытом внедрения подобных технологий в России для того, чтобы избежать ошибок, которые делались в России. У Беларуси сейчас есть уникальный шанс сразу начать использовать самые передовые с технологической точки зрения управленческие решения, перескочив через застойную зону. Есть возможность использовать те управленческие решения и идеи, которые наиболее современны. За счет этого предприятия оказываются в более выгодной ситуации.

Эффект от внедрения системы  автоматизации управления предприятием - прозрачность финансовых процессов на всех уровнях. Высочайшая степень защиты информации. Экономия времени и средств в процессе исполнения, планирования, прогнозирования всех ресурсов предприятия, в том числе такого важного процесса как бюджетный с возможностью его контроля и анализа исполнения. Интегрированная система автоматизации управления предприятием – порядок в управлении.

Жизненный цикл информационной системы. Жизненный цикл (ЖЦ) информационной системы (ИС) – это модель создания и использования ИС, отражающая ее различные состояния начиная с момента возникновения необходимости в ней и заканчивая моментом ее полного вывода из эксплуатации.

Обычно выделяют следующие основные этапы ЖЦ ИС:

1. предпроектное обследование – изучение объекта автоматизации, разработка концепции ИС и технико-экономического обоснования, разработка и утверждение технического задания на проектирование ИС;
2. проектирование – описание всех компонентов ИС, оформление и утверждение технического проекта, разработка математических методов и алгоритмов программ, выбор комплекса технических средств ИС, разработка технопроекта ИС;
3. разработка ИС – установка технических средств, разработка, тестирование и доводка программы, установка программных средств, разработка инструкций по эксплуатации программного обеспечения и технических средств;
4. ввод ИС в эксплуатацию – ввод в опытную эксплуатацию технических и программных средств, обучение и сертифицирование персонала, сдача в эксплуатацию и подписание актов приемки-сдачи работ;
5. эксплуатация и сопровождение ИС;
6. вывод ИС из эксплуатации.

На всех этих этапах главную роль играет заказчик, так как после внедрения ИС он превращается в ее пользователя. Очень важно, чтобы уже на предпроектной стадии в команде проектировщиков работал специалист заказчика, который, с одной стороны, хорошо знает специфику бизнеса и его бизнес-процессов, а с другой — знаком с информационными технологиями. Это обеспечивает правильную постановку задачи перед проектировщиками и внедренцами. Однако еще до появления проектировщиков и внедренцев в компании от ее сотрудников требуется решить важнейшую задачу – выбор информационной системы, фирмы – поставщика программного обеспечения и фирмы-интегратора.

На мировом рынке предлагается сейчас свыше 500 систем класса MRPII – ERP. Выбор информационной системы – очень важный этап процесса внедрения, поскольку именно он может предопределить успешность этого проекта.

Обычно необходимость внедрения  ИС определяется тремя факторами:

1. размер компании;
2. ее организационная структура;
3. объем обрабатываемых данных.

Наиболее популярным на данный момент новым видом информационных систем являются системы стандарта ERP – Enterprise Resource Planning (система планирования ресурсов предприятия).

ERP – это автоматизированная информационная система управления (АИСУ) предприятия. В данном контексте под ERP следует понимать сложное программное обеспечение (ERP-решение, ERP-система, программное решение уровня/класса ERP), используемое для планирования и идентификации всех материальных/нематериальных ресурсов компании, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

ERP-система позволяет автоматизировать бизнес-процессы:

• маркетинга и продаж;
• управления процессом производства продукции;
• технического обслуживания и ремонтов оборудования (ТОРО);
• закупок услуг и товарно-материальных ценностей;
• управления персоналом;
• управленческого, бухгалтерского и налогового учета.

ERP – решение своими  функциональными возможностями  способно охватить практически  все основные бизнес-процессы  компании и вывести их на  совершенно новый качественный  уровень.

Основные  функции ERP-системы. В состав ERP-системы как системы автоматизации предприятия входят следующие подсистемы:

1. Маркетинг и сбыт готовой продукции и услуг:

• управление маркетинговой деятельностью и спросом на производимую продукцию с последующим формирование планов продаж и планов производства.

2. Производство продукции/услуг «под заказ клиента» и «на склад»:

• управление конструкторскими и технологическими спецификациями, которые описывают технологический состав готовой продукции, технологические операции и их маршрутизацию, материальные и трудовые ресурсы, необходимые для производства конечной продукции;

• управление производственными мощностями, контроль доступных (работающих и не требующих ТОРО) производственных мощностей, планирование их загрузки:
• годовое и помесячное планирование производства под маркетинговые планы или портфель полученных заказов клиентов – оценка исполнимости/реалистичности производственных планов;
• детальное планирование производства по группам рабочих центров (группам станков, бригадам рабочих) и конкретным рабочим центрам (станкам, рабочим местам).

3. Закупки, планирование потребностей в материалах и управление запасами:

• Автоматический расчет потребности производства в конкретном сырье, комплектующих и материалах (в материальных ресурсах), которые нужны для исполнения производственных заданий (планов);
• Поддержка стратегии «централизованных закупок» – заявки на закупку от всех подразделений и филиалов принимаются и исполняются в одном месте;
• Автоматический расчет размера закупаемой партии, определение сроков исполнения поставки, управление договорами с поставщиками и контрагентами.

4. Управление складскими запасами – ведение полноценного складского учета, поддержка уровня «страховых запасов» на складах, оптимизация складских остатков.

5. Управление проектами – формирование проектных планов работ, планирование задач и проектных ресурсов.
6. Управление финансами – ведение финансового учета и оперативное управление финансовыми потоками предприятия.
7. Управленческий учет, который, как правило, ведется в ERP-системе отдельно от бухгалтерского и других регламентированных законодательством видов учета.

Внедрения ERP-решений. Внедрение ERP-системы – достаточно сложный процесс, охватывающий широкий круг подразделений и служб предприятия. Поэтому с учетом накопленного опыта  и большого объема инвестиций, необходимых для внедрения ERP, нежелательно начинать внедрение «с чистого листа». Внедрение ERP-системы реализуется в рамках отдельного проекта, сопровождаемого достаточно большими рисками. Основные поставщики ERP-систем имеют собственные методологии внедрения, аккумулирующие накопленный опыт внедрения и так называемые лучшие практики, которые позволяют снизить риски и повысить предсказуемость проекта внедрения.  Методология внедрения описывает организацию, планирование, контроль за ходом выполнения. Обычно такие методологии также учитывают особенности реализации конкретной ERP-системы и представляют собой достаточно объемные руководства.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.

Процесс внедрения ERP в  каждом конкретном случае уникален (уникальные организация, затрагиваемые при  внедрении бизнес-процессы и т.д.), при этом сам процесс внедрения  имеет обозначенные временные границы  и результат (внедренная система). Поэтому внедрение ERP полностью соответствует приведенному выше определению проекта, а сам процесс внедрения может рассматриваться с позиций дисциплины управления проектами.

К общим представлениям об управлении проектом относятся процесс  точного обдумывания того, чего необходимо достичь, планирование всех шагов и получение необходимых для них ресурсов. На практическом уровне управление проектом – это действия, направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями в процессе реализации проекта.

Традиционно проект внедрения  разбивают на этапы, при этом каждый последующий этап начинается после  завершения и согласования результатов  предыдущего.

Обычно проект внедрения  состоит из следующих этапов:

1. Работы по обследованию;
2. Организация проекта;
3. Подготовка к опытной эксплуатации;
4. Опытная эксплуатация;
5. Развертывание.

В рамках этапа «Работы по обследованию» изучается предприятие и проводятся подготовительные действия для непосредственного внедрения ERP. В рамках данного этапа происходит сбор первичных документов, проводится анкетирование и интервьюирование сотрудников, описываются существующие бизнес-процессы. Цель данного этапа — формирование модели предприятия «как есть» («AS IS»). Полученная модель представляется в отчете об обследовании. По окончании данного этапа можно еще раз провести анализ соответствия выбранного ERP-решения бизнесу предприятия.

В ходе этапа «Организация проекта» проводится разработка и утверждение регламентирующих документов проекта, таких, как: устав проекта, положение об организационных структурах проекта, план проекта, план-график этапа проекта, план обучения. В рамках данного этапа желательно провести установку программного обеспечения и обучить ключевых пользователей работе с ERP-системой. Очевидно, что обучение всех пользователей работе с системой – достаточно длительный и дорогостоящий процесс. Обычно при внедрении ERP выбирают некоторое достаточно небольшое число сотрудников, представляющих различные функциональные области, и проводят их обучение. В дальнейшем данные сотрудники – «ключевые пользователи» должны передать полученные знания своим коллегам.

В результате первого этапа должны быть утверждены регламентирующие документы  проекта, установлено программное  обеспечение на серверах предприятия, проведено обучение ключевых пользователей.

Следующий этап «Подготовка к опытной эксплуатации» включает в себя доработку проектного решения, разработку методики тестирования проектного решения и непосредственное его тестирование. Под термином «проектное решение» в данном случае подразумевается детальное описание реализации бизнес-процессов предприятия в рамках ERP-системы с указанием элементов ERP-системы, которые будут использоваться, и ролей пользователей, которые будут непосредственно работать с ERP-системой.

В рамках второго этапа  принимаются решения о правилах и процедурах работы со справочно-нормативной  информацией предприятия. Например, о том, как представлять информацию о выпускаемой продукции в ERP-системе, какие использовать коды. Необходимо провести согласование справочной информации между подразделениями, поскольку очень часто одна и та же информация в различных местах имеет различные коды (например, в одном подразделении для обозначения рублей используется «руб», а в другом «RUB»).

В результате второго этапа получается протестированная и согласованная  реализация бизнес-процессов предприятия средствами ERP-системы. 

На этапе «Опытная эксплуатация» происходит опытная эксплуатация системы на выделенном множестве подразделений предприятия для ограниченного набора бизнес-процессов. На производстве, например, для опытной эксплуатации может быть выбран отдельный цех, в рамках этого цеха – операции, связанные с определенным видом продукции.

Обычно во время опытной  эксплуатации предприятие использует сразу две информационные системы – ERP и старую ИС, чтобы иметь возможность верифицировать работу ERP-cиcтемы.

По результатам опытной эксплуатации проводится анализ и принимается  решение о тиражировании опыта  на остальные подразделения и включении в ERР-систему новых бизнес-процессов. Данные работы осуществляются в рамках этапа  «Развертывание».

Как видно из приведенного описания, каждый этап охватывает достаточно широкий, спектр работ и продолжителен  по времени. Если не осуществлять должного управления на каждом этапе, можно загубить весь проект внедрения, поэтому, особенно учитывая сложность этапов, вопросам планирования и контроля должно уделяться достаточно много внимания.

Основные достоинства ERP-систем:

• унификация бизнес-процессов компаний после слияний и поглощений, быстрое расширение/сворачивание масштаба бизнеса в зависимости от демонстрируемых рынком отраслевых тенденций;
• унификации и централизованное ведение данных о поставщиках, покупателях, персонале и кадрах;
• сокращение и унификация аппаратного и программного обеспечения (трехуровневая архитектура решения, технология «клиент-сервер»).