Отчет по практике в судовладельческой компании ТОО «Каспиан Оушн»

 

Управление документами

Управление документами - комплекс работ по обеспечению  ТОО «Каспиан Оушн» необходимыми документами, анализу и утверждению  на адекватность, распространению и  доведению документа до сведения заинтересованных лиц.

Управление документами  распространяется как на документы, полученные извне, так и на документы, разработанные в ТОО «Каспиан Оушн». Более подробно см.: СТ.КО. 002-10 «Управление внутренней нормативной  документацией», СТ. КО. 003-10 «Порядок разработки и управления организационными документами (положениями о подразделениях, должностными инструкциями)», СТ. КО. 004-10 «Управление внешними документами СМК», СТ.КО. 005-10 «Общее делопроизводство».

Выполнение требований данных стандартов обеспечивает, что:

• фонд действующих документов имеет в наличие все необходимые документы, применимые в деятельности ТОО «Каспиан Оушн»;
• соответствующие документы доступны для персонала ТОО «Каспиан Оушн»;
• документы поддерживаются в откорректированном состоянии;
• недействительные и/или отмененные документы быстро изымаются из всех мест издания или использования, или обеспечивается защита против их непреднамеренного использования;
• любые отмененные документы, сохраняемые согласно законам или для изучения, соответственно идентифицированы;
• все документы своевременно актуализируются;
• персонал ознакомлен с документами, регламентирующими его деятельность.

Управление документами предусматривает ведение перечня действующих документов, применимых в деятельности ТОО «Каспиан Оушн».

С целью осуществления  учета и управления всеми документами, действующими в ТОО «Каспиан Оушн», ведется соответствующий перечень документов. Данный перечень утверждается Генеральным директором.

Анализ перечня действующих  документов проводится ежегодно с целью обеспечения использования в ТОО «Каспиан Оушн» только действующих документов с учетом всех изменений, при этом производится корректировка перечня на предмет:

• включения в перечень вновь изданных или поступивших в ТОО «Каспиан Оушн»;
• включения в перечень изменений к действующим документам;
• исключения из перечня отмененных и/или недействительных документов.

Общая ответственность за процесс управления документацией возложена на ПРК.  Распределение ответственности в процессе управления документацией определяется соответствующими процедурами и должностными инструкциями.

 

Управление записями.

В ТОО «Каспиан Оушн» разработана и применяется система по сбору и регистрации отчетных документов (записей) по качеству, которая обеспечивает наглядность эффективности функционирования системы менеджмента качества, помогает совершенствовать систему менеджмента качества, поддерживать ее на определенном уровне, позволяет осуществлять обратную связь между применяемыми решениями и полученными результатами.

Вся информация о качестве выполнена в удобочитаемом виде, обеспечивается ее хранение в течение  не менее 3 лет, в условиях, исключающих  порчу, повреждение.

Выполнение требований указанной  процедуры позволяет создать  условия, при которых документы, содержащие информацию о достигнутых результатах и свидетельства соответствия осуществляемой деятельности:

• надлежащим образом идентифицированы;
• хранятся в надлежащих условиях в течение установленного срока;
• каталогизированы для учета и быстрого поиска;
• доступны уполномоченным лицам и защищены от несанкционированного использования;
• обладают способностью к восстановлению (при необходимости).

Полную ответственность за процесс управления отчетными документами (записями) в ТОО «Каспиан Оушн»  несет ПРК. Не реже 1 раза в год он проводит проверку правильности использования форм регистрации данных о качестве.

Ответственность за выполнение конкретных работ по оформлению, идентификации, ведению, хранению, уничтожению записей изложена в нормативных документах СМК.  Отчетные документы (записи) используются при анализе СМК со стороны руководства и анализе данных.

 

Ответственность руководства

Высшее руководство ТОО «Каспиан Оушн»   в лице Генерального директора берет на себя обязательства и ответственность за внедрение СМК и постоянное улучшение ее результативности посредством:

определения Политики в области  качества;

• установления целей по качеству;
• информирование всего персонала компании о выполнении установленных требований потребителей, а также законодательных и других регламентирующих требований;
• проведения анализа СМК;
• обеспечение необходимыми ресурсами.

Руководство ТОО «Каспиан Оушн»  признает, что основной целью ее деятельности является обеспечение – компании «ERSAI», «AGIP KCO» судами с экипажами: Плавобщежитием «Р-1», судном снабжения «Ievoleco Secоndo», Танкером опреснителем «Unione», судном снабжения «Ievоli Orange» и услуга по управлению судами заинтересованных компаний.

Для достижения этой цели руководство  компании организует маркетинговую  деятельность, направленную на изучение и анализ потребностей потребителей, а также анализ возможностей оказания услуг.

Высшее руководство осуществляет постоянный контроль выполнения требований потребителей с целью повышения уровня их удовлетворенности предоставляемыми услугами путем устного или электронного обмена информацией, а также путем регистрации комментариев и предложений потребителей.

Информация об услугах  компании доводится до сведения потребителей посредством встреч и переговоров  с потенциальными клиентами.

Ответственность за процесс маркетинга несет Генеральный директор.

Цели в области качества – определяет высшее руководство  ТОО «Каспиан Оушн». Они являются одновременно ориентиром и критерием  оценки деятельности ТОО «Каспиан Оушн».

Цели компании в области  качества устанавливаются на определенный период, формулируются и обсуждаются руководством ТОО «Каспиан Оушн» на основе:

• Политики в области качества;
• результатов анализа СМК со стороны руководства (в том числе, результатов достижения Целей в области качества за предыдущий период),

после чего утверждаются Генеральным директором ТОО «Каспиан Оушн».

Цели в области качества утверждаются руководством Компании не позднее 20 февраля текущего года, доводятся  до сведения сотрудников ТОО «Каспиан Оушн» посредством проведения совещания и проставления их подписей в листе ознакомления.

Решение о необходимости  внесения изменений в цели организации  принимает Генеральный директор ТОО «Каспиан Оушн». При этом процесс  ознакомления с документом повторяется  вновь по вышеопределенной схеме.

Реализация Целей в области качества обеспечивается  всеми необходимыми ресурсами для выполнения установленных требований к услугам. Анализ достижения Целей компании проводится в рамках анализа СМК со стороны руководства.

Ответственность, полномочия и взаимосвязь персонала определяются и документируются в ТОО «Каспиан Оушн» посредством организационной схемы управления (Рисунок 1) , должностных инструкций персонала, соответствующих записей в руководстве и процедурах, распорядительных документах (приказы, распоряжения). Роли (полномочия), ответственность и взаимодействие персонала по функциям поддержания и совершенствования Системы менеджмента качества представлена ниже в таблице 2.

 

Рисунок 1. Организационная  схема управления ТОО «Каспиан Оушн»

Таблица 2

Роли и ответственность  персонала ТОО «Каспиан Оушн»  по функциям Системы менеджмента  качества

 

Уровни	Роли	Ответственность
Генеральный директор	Определяет и утверждает Политику Качества, цели в области качества. Определяет СМК (принципы, процессы, организацию). Утверждает Руководство по качеству и процедуры СМК. Проводит ежегодные анализ и оценку эффективности СМК. Определяет Бюджет. Представляет всю организацию во взаимоотношениях с национальными законодательными и контролирующими органами	Соблюдение ТОО «Каспиан Оушн» уставных целей, бюджета.   Контроль деятельности ТОО «Каспиан Оушн» Общие управляющие действия (в том числе планирование, правовая поддержка, распределение ресурсов). Соблюдение Политики и реализация целей в области качества.
Технический директор	Контроль выполнения основных производственных процессов. Представляет компанию во взаимоотношениях с уполномачивающим. Контроль фактического состояния осведомленности персонала Компании о требованиях потребителей. Проводит обобщающий анализ несоответствий, выявленных в ходе внешних проверок, выработка корректирующих действий.	Контроль выполнения основных производственных работ по услугам компании. Своевременное информирование генерального директора о ходе выполнения работ и возникновении проблем. Регулярный сбор информации об удовлетворенности потребителей. Организация работ по претензиям
НОК	Управление персоналом Определяет потребность в обучении и подготовке персонала	Своевременный подбор соответствующего персонала Ведение отчетной документации Контроль за потребностью в обучении и подготовке персонала
ПРК	Оперативное управление СМК в Компании Главный контролёр всей документации СМК Компании. Составляет проект анализа о функционировании СМК Преподаватель для сотрудников Компании по вопросам качества. Сбор и обработка входных данных для анализа и оценки СМК. Руководит программой внутренних проверок СМК (ежегодное планирование: определение объемов, объектов и сроков, контроль выполнения, утверждение результатов, обобщающий анализ несоответствий).	Ежедневные действия по поддержанию и совершенствованию СМК. Внедрение, поддержание и совершенствование СМК на уровне требований ISO 9001:2008. Координация и администрирование программы внутренней проверки СМК, оценка исполнения. Координация всех действий по сертификации, внутри и вне Компании. Контроль и обеспечение за устранения всех несоответствий, выявленных при внутренних и/ или внешних аудитах. Административная поддержка внутренних проверок СМК
Внутренний аудитор	Разработчик и исполнитель плана конкретной внутренней проверки СМК. сопровождающий при внешних аудитах.	Отчётность за выполнение программы и плана конкретной внутренней проверки СМК. Доклад Представителю руководства по качеству о любых серьезных несоответствиях, способных нанести весомый ущерб качеству конечного продукта (услуги).
Сотрудники Компании	Внедрение и поддержание требований СМК в ежедневной работе. Предложения по улучшению деятельности, взаимодействия и СМК в целом.	Работа в соответствии с Процедурами и должностными инструкциями. Регистрация любых проблем и несоответствий, информирование уполномоченного по качеству о существующих и потенциальных несоответствиях, устранение в установленный срок всех несоответствий выявленных при внутренних и/или внешних аудитах.

 

 Представителем руководства  по качеству ТОО «Каспиан Оушн»  является назначенное лицо по  системе управления безопасностью,  который несет ответственность  за:

• обеспечение внедрения и функционирования процессов, требуемых СМК;
• принятие решений по оказанию необходимой помощи и осуществление мер по устранению выявленных несоответствий и разработке предупреждающих действий;
• организация плановых внутренних и внешних аудиторских проверок СМК;
• составление отчетов  о функционировании СМК и необходимости улучшения;
• содействие распространению понимания требований потребителей по всей организации.

 Процесс внутреннего обмена информацией, принятый в пределах ТОО «Каспиан Оушн», осуществляется в форме: 

• собеседования для всех вновь принятых сотрудников;
• совещаний различного уровня;
• совещаний по результатам внутренних и внешних проверок СМК;
• совещаний по результатам ежегодного анализа СМК;
• системы общего делопроизводства (приказы, распоряжения);
• рассылка информации на электронные адреса сотрудников;
• обмен информацией с судами осуществляется с помощью спутниковой связи и электронной почты.

Представитель руководства является ответственным за наладку эффективных каналов внутренних связей.

 

Анализ СМК со стороны высшего руководства

Целью анализа СМК со стороны руководства является обеспечение постоянной пригодности, адекватности и результативности системы менеджмента качества.

Высшее руководство в  лице Генерального директора ТОО  «Каспиан Оушн» не реже одного раза в год проводит общий анализ СМК  с тем, чтобы гарантировать её:

• постоянную пригодность потребностям организации и действующей политике в области качества;
• адекватность установленному стандарту функционирования;
• способность достигать установленных целей в области качества.

Осознавая роль руководства и придерживаясь принципов «системность», «принятие решения на основании объективных данных» и «вовлечение персонала», в обязанности руководителей процессов и должностных лиц, ответственных за их функционирование, введены требования собирать и периодически анализировать данные о текущем состоянии процессов и СМК в целом в течение всего отчетного периода. Эти данные основываются на результатах мониторинга, контроля, измерений и других надежных источников. Они являются исходными для обобщения и анализа со стороны высшего руководства и включают, как минимум, информацию о: