Понятие коммерческого банка

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В ООО «Автоэлемент»  регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые  – внутренние и отправляемые.

Документы Управления регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации  следующие документы: поздравительные  письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; программы  совещаний, конференций; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); бухгалтерские документы, месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат специальному учету в бухгалтерии).

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в  зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы  и внутренние документы: распоряжения, приказы ректора по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу, приказы и распоряжения директора ООО «Автоэлемент» и т.д.

Регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов производится централизованно в Управлении делами в журналах регистрации и карточках учета.

В ООО «Автоэлемент»  заказная входящая и исходящая корреспонденция  регистрируется в журналах учета. Входящая и исходящая корреспонденция  регистрируется на регистрационных  карточках. Внутренние документы регистрируются в журналах учета.

 

4.5. Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент»

 

Контроль исполнения в ООО «Автоэлемент» включает в себя постановку на контроль, регулирование  хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа  в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

При постановке документа  на контроль проставляется штамп  «КОНТРОЛЬ» в левом верхнем углу документа, в правом, как правило, пишется резолюция.

Управление делами ведет  механическую и автоматизированную контрольную картотеку. Контрольная  карточка составляется в 2-х экземплярах: один – передается исполнителю вместе с документом, другой остается в контрольной картотеке до исполнения документа.

В документах, присланных для исполнения из Федерального агентства  по образованию и других организаций, контрольный срок исполнения обычно указывается. На приказах или распоряжениях  университета срок исполнения назначается ректором или проректорами.

Документы ООО «Автоэлемент»  подлежат исполнению в следующие  сроки:

– с конкретной датой  исполнения – в указанный срок;

– без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» – исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» – в 10-дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

При необходимости изменения  срока исполнения документа ответственный  исполнитель представляет на имя  руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его

продлении не позднее 3-х  дней до истечения этого срока.

Обо всех случаях изменения  срока исполнения документов ответственный  исполнитель ООО «Автоэлемент»  обязан информировать руководство.

Снятие документа с  контроля осуществляется Управлением делами по исполнении документа с фиксацией на контрольной карточке: отметки об исполнении документа, кратких сведений об исполнении. На контроль ставятся все поступающие документы ректора, требующие исполнения.

 

4.6. Классификация и систематизация документов. Формирование дел

 

Для классификации и  систематизации документов, формирования дел в ООО «Автоэлемент» составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел предназначена  для организации группировки  исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел ООО  «Автоэлемент» составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел была составлена в двух экземплярах секретарем на общем бланке Университета, согласована с архивом Управления делами Университета, подписана директором ООО «Автоэлемент».

Исполненные документы  должны в 3-дневный срок сдаваться  секретарю для формирования их в  дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в  соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел  соблюдаются следующие общие  правила:

– в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

– в дело группируются документы одного календарного или  учебного года, за исключением переходящих  дел;

– раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

– в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

– по объему дело обычно не превышает 250 листов.

– при наличии в  деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

 

4.7. Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

 

Экспертиза ценности документов в ООО «Автоэлемент»  на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

В организации проведение экспертизы ценности документов осуществляет секретарь. Секретарь осуществляет отбор документов постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в отделах компании (в данном случае в ООО «Автоэлемент»); выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для  постоянного хранения проводится на основании перечня документов с  указанием сроков их хранения и номенклатуры дел секретариата, путем полистного просмотра дел. В делах постоянного  хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает секретарь директора. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отделе компании.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и  по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Прием каждого дела производится сотрудником в присутствии работника. При этом на обоих экземплярах  описи против каждого дела, включенного  в нее, делается отметка о наличии  дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема – передачи дел, а также подписи секретаря директора и лица, передавшего дела.

 

Заключение

Да основании данной курсовой работы можно сделать вывод  о том, что документация в бухгалтерском учёте  представляет собой сложную систему взаимосвязанных действий, находящих своё отражение в регламентированной законодательством  системе.

Бухгалтерская документация распространяется на все сферы предприятия, организаций всех отраслей экономики, и организационно-правовых форм. На такие как:

1. сырье, материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия  конструкции и детали, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, строительные материалы, относящиеся к средствам в обороте;
2. персонал организаций (рабочих и служащих),  руководителей (работники, занимающие должности руководителей организаций и их структурных подразделений, их заместители, главные специалисты — главный инженер, главный технолог, главный экономист и др.) и специалистов (персонал, занятый подготовкой: производства, инженерно-техническими и другими работами, — бухгалтеры, экономисты, юрисконсульты и др.);
3. готовую продукцию, её отгрузку и реализацию;
4. незавершённое производство;
5. ведение кассовых операций;
6. взаимоотношения с банком;
7. нематериальные активы и интеллектуальную собственность;
8. выплату налогов;
9. взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками;
10. др.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Азаренко А.В. Пособие по теории бухгалтерского учёта. – Мн.: Интерсервис, 2009.
2. Богатая И.Н. Делопроизводство и бухгалтерия. – М.: Дело, 2011.
3. Бухгалтерский учёт под общей редакцией Нестеровой Г.Н. – Мн.: БГЭУ, 2008.
4. Верховцев А.В. Делопроизводство в бухгалтерии. – М.: Инфра-М, 2010.
5. Ильющенко Е.В. Бухгалтерский учёт: 100 вопросов и ответов. – Мн.: Современные знания, 2009.
6. Кожинов В.Я. Бухгалтерский учёт. Оценка прибыльности хозяйственных операций. – М.: Экзамен, 2011.
7. Ладутько Е.Н. Управленческий учёт. – Мн.: Белнавука, 2008.
8. Левкович О.А. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Амалфея, 2009.
9. Стражева Н.С. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Книжный дом, 2011.
10. Филиппенко Л.Н. Бухгалтерский учёт. – Мн.: Высшая школа, 2009.
11. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая корреспонденция. – Мн.: БГЭУ, 2007.