Управление затратам

     На  рисунке 11 указаны основные инструменты политики управления текущими затратами предприятия. 

Рисунок 11 Основные инструменты политики управления текущими затратами предприятия

     Система мониторинга, созданная на предприятии, сможет обеспечивать менеджмент:

• фактическими данными о размерах оборотных средств по видам продукции и подразделений;
• информацией о времени задержек поставок и платежей;
• результатами анализа отклонений от установленных нормативов.

     Сейчас  мониторинг оборотных средств предприятия реализован в Excel. Данные поступают из системы бухгалтерского учета «1С:Предприятие» и отчетов подразделений об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных средств. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

     Надо  отметить, что использование Excel для  мониторинга оборотных затрат предприятия связано с рядом трудностей:

• сложности при обработке большого количества наименований оборотных средств, по которым осуществляется мониторинг;
• невозможность одновременного использования системы для внесения изменений несколькими пользователями;
• дублирование операций по учету оборотных средств: данные заносятся как в «1С:Предприятие», так и в Excel.

     Нередко это приводит к ошибкам и значительному  снижению оперативности предоставляемых  данных. Поэтому для текущего контроля достоверности фактических остатков оборотных средств их величина определяется косвенным методом. Погрешность при использовании косвенного метода составляет порядка 20 %.

     Для устранения указанных проблем можно  внедрить комплексную информационную систему, которая позволит отказаться от средств Excel и обеспечить максимальную оперативность необходимой информации.

     Помимо  контроля отклонений фактического размера  оборотных средств от нормативного на предприятии также необходимо отслеживать величины затратного, кредитного и чистого циклов. Затратный цикл представляет собой сумму периодов оборачиваемости активов предприятия (авансы выданные, запасы материалов, незавершенного производства, готовой продукции и дебиторской задолженности). Кредитный цикл – сумма периодов оборачиваемости устойчивых пассивов, авансов полученных и кредиторской задолженности перед поставщиками.

     Разница кредитного и затратного циклов –  чистый цикл, характеризующий период, в течение которого предприятие  для финансирования производственного  процесса должно использовать банковские кредиты или собственные средства. Одна из ключевых задач управления оборотными активами – максимальное сокращение чистого цикла за счет увеличения сроков предоставления коммерческих кредитов от поставщиков и сокращения времени оборачиваемости запасов и дебиторской задолженности.

     Также можно использовать следующий порядок  расчета нормативных значений оборотных средств.

     Информация  по авансам, выданным поставщикам, доступная  в системе «1С:Предприятие», также  запаздывает. Полученный на склад материал проходит стадию приемки отделом  технического контроля предприятия  и обработки документации, которая может составлять от одного до десяти дней. Поэтому управлению материально-технического снабжения необходимо формировать оперативные ежедневные отчеты по состоянию выданных авансов.

     Коммерческая  служба несет ответственность за дебиторскую и кредиторскую задолженность и остатки готовой продукции на складах. На предприятии нужно выстроить и автоматизировать ежедневный учет остатков готовой продукции, что позволит оперативно отслеживать эту группу оборотныхсредств. Автоматизация учета остатков готовой продукции можно представить в локальной сети предприятия с разграничением права доступа к данной информации.

     В своей работе коммерческая служба также  сталкивается с проблемами оперативности  данных о кредиторсой и дебиторской задолженности.

     Информация вносится в систему «1С: Предприятие» со значительным опозданием (один-два дня). Это время уходит на обработку отгрузочных документов. На первое число месяца, когда осуществляется контроль исполнения установленных нормативов, в бухгалтерии может и не быть всех отгрузочных документов, соответственно данные, отраженные в системе, будут искажать реальную ситуацию. Для того чтобы иметь достоверные оперативные данные о состоянии кредиторской задолженности, коммерческая служба должна ежедневно формировать оперативные отчеты, которые передаются как в бухгалтерию, так и в финансовую службу компании.

     Оперативные ежедневные отчеты о состоянии подконтрольных показателей подразделений поступают  в финансовую службу компании, где  они консолидируются и анализируются  на предмет отклонений от установленных нормативов.

     Анализируются также причины, повлекшие невыполнение нормативов. Выпускаются сводный  ежедневный, декадный и полный месячный отчеты, описывающие состояние оборотных  средств компании. На их основании руководитель принимает управленческие решения в сфере управления текущими затратами компании.

     Несмотря  на то, что внедрение системы нормирования и контроля текущих затат увеличивает нагрузку на руководителей подразделений, ее применение полностью оправдывает себя. Отсутствие контроля и предельных значений по различным видам текущих затрат может привести к лавинообразному спаду запасов на складах и кредиторской задолженности. Основной недостаток используемой системы, когда все данные консолидируются в Excel, – запаздывание информации. Поэтому необходима полноценная информационная система.

     Подразделение контролирует запасы готовой продукции на складах, кредиторскую и дебиторскую задолженность. Значение норматива рассчитывается совместно с финансовым управлением. Затем предоставляются данные о сроках оформления документов, времени поступления партии, а также оценивается процент отгрузки продукции с рассрочкой платежа. На основании этой информации финансовое управление рассчитывает значения нормативов на месяц и передает обратно в подразделение для исполнения.

     Результатом внедрения системы управления текущими затратами станет снижение затратного цикла предприятия, что принесет компании дополнительную прибыль.

     Также можно разработать новую систему  мотивации, в соответствии с которой часть вознаграждения руководителей подразделений будет зависеть от точности выполнения поставленных нормативов по оборотным средствам.

     Стоит обратить внимание на несколько важных моментов, которые необходимо учитывать  при управлении и нормировании текущих затрат. При определении норматива незавершенного производства очень важно учитывать технологические переделы, то есть тот запас, который обеспечит безостановочную работу всех производственных линий и станков, задействованных в производственном процессе.

     Норматив  кредиторской задолженности должен устанавливаться исходя из стратегических целей предприятия и той стратегии продвижения продукции, которую компания реализует на рынке. Исходя из этого и будут определяться условия предоставления отсрочки платежа в коммерческих договорах, а не наоборот, как это происходит на исследуемом предприятии.

     Для решения проблем, связанных с  оперативностью предоставления информации, необходимо обеспечить соблюдение следующих  основных принципов движения информационных потоков предприятия:

• единый ввод информации в учетную систему;
• отсутствие дублирования операций;
• создание четких регламентов, описывающих движение информационных потоков.

     Выполнение  перечисленных правил позволит обеспечить руководство компании оперативной информацией независимо от используемой информационной системы.

     С помощью системы можно в любой  момент сформировать отчет по текущим затратам компании. В него входят данные о фактическом размере каждого элемента оборотной ведомости и текущем коэффициенте оборачиваемости. 

3.2 Управление кредиторской задолженностью фирмы в условиях экономической нестабильности

     Управление  оборотным капиталом подразумевает  оптимизацию его величины, структуры  и значений его компонентов, важнейшим  из которых является  кредиторская задолженность.

     В целях расширения спектра мероприятий  антикризисного управления (в предкризисный  период, во время кризиса и в  период выхода из кризиса) необходимо  разработать систему оперативного управления текущими затратами компании в части кредиторской задолженности, как наиболее мобильной составляющей оборотного капитала. 

     На  исследуемом предприятии существует проблема завышенной кредиторской задолженности, которая составляет более 70 % от суммы всех текущих затрат, что является недопустимым фактом, так как для нормальной жизнедеятельности предприятия этот показатель не должен превышать 50 %.

     В целях минимизации риска возникновения  просроченной кредиторской задолженности, которая может обернуться для предприятия штрафом, при формировании политики управления кредиторской задолженностью нужно руководствоваться следующими правилами:

• оценивать финансовое состояние контрагентов, которыми предоставляется отсрочка платежа;
• предусматривать такие условия договора, чтобы они не побуждали контрагентов избегать нарушения сроков оплаты;
• планировать объем кредиторской задолженности и мотивировать на его достижение сотрудников предприятия, вовлеченных в процесс управления кредиторской задолженностью.

     Пути  минимизации риска возникновения просроченной кредиторской задолженности представлены на рисунке 5.

     Для реализации перечисленных правил на практике необходимо создание регламента, досконально описывающего весь процесс  управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных в процесс управления.

     Под эффективным управлением дкредиторской задолженностью, необходимо понимать не только решение проблемы постфактум, но и снижение риска неправильного принятия решения на предварительном этапе заключения сделки.  

Рисунок 5 Пути минимизации риска возникновения просроченной кредиторской задолженности на предприятии

     Поэтому в зависимости от стратегии развития компании,  финансового состояния компании и с учетом возможных рисков, выявленных на основе анализа поступлений, необходимо  выработать  документ, определяющий порядок работы с продавцами. Он должен включать в себя следующее основные моменты:

• типы поставщиков;
• критерии, по которым должны отвечать  поставщики (по типам) для отгрузок при неполной оплате или 100 % отсрочке платежа;  
• таблица  скидок отдельно по продукции и перепродаваемой продукции в зависимости от суммы продаж при 100 % предоплате;
• таблица наценок  отдельно по продукции и перепродаваемой продукции в зависимости от длительности отсрочки (например, из расчета 10 % годовых), но более например 40 календарных дней;
• типовой расчет сделки с учетом суммы отсрочки платежа и марже по сделке.
• процедура заключения сделок –  расчет сделки, визирование ответственными лицами в зависимости от суммы сделки, процент  скидки, длительности отсрочки, максимальная сумма кредиторской заложенности (лимит) на поставщика. Отклонения от расчетных скидок, лимита  суммы кредиторской задолженности  и длительности отсрочек должны согласовываться с первым руководителем.
• процедура взыскания просроченной кредиторской задолженности.

     Основные  параметры по сделке,  которые рассчитываются и согласовываются согласно данному положению, прописываются в договоре поставке, который подписывается между сторонами.