Свойства и признаки документа

Анализ роли документа  в жизни человека в обществе позволяет  выделить важнейших особенностей. Некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция  исторического источника). Другими  функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Также любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы  и типы социальной деятельности тесно  взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

Функции документа  можно разделить на: функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция  защиты информации);     функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность. 

Причём с течением времени соотношение между функциями  документа изменяется, поскольку  изменяется место и роль документа  в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.