Деловая беседа

Введение

Деловая встреча  и деловые переговоры, в общем, имеют одно определение - это деловое  взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую  встречу можно рассматривать  и как первый этап переговорного  процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет  дальнейших переговоров, решаются организационные  вопросы. От результатов таких предварительных  контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой  встрече, во многом зависит успех  дальнейших переговоров.

В современной, более узкой трактовке под  деловой беседой понимают речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для  установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработке  конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа - это разговор преимущественно между  двумя собеседниками, соответственно её участники могут и должны принимать  во внимание специфические особенности  личности, мотивов, речевых характеристик  друг друга, то есть общение носит  во многом межличностный характер и  предполагает разнообразные способы  речевого и неречевого воздействия  партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид  делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению  управленческих задач. В отличие  от деловых переговоров, которые  значительно более жестко структурированы  и, как правило, ведутся между  представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет  конкретный предмет, более личностно  ориентирована и чаще происходит между представителями одной  организации.

Выше были приведены  все этапы проведения деловой  беседы от подготовки до завершения. В  современное время очень важно  правильно использовать все методы, стратегии проведения деловой беседы, в итоге будут достигнуты цели беседы, принято правильное решение, можно считать, что беседа удалась. От результатов деловой беседы, от впечатления, произведенного вами на делового партнера будут зависеть успех дальнейших переговоров.

Объект  исследования - деловое общение

Предмет исследования - особенности деловой беседы.

Цель  исследования - выявление особенностей деловой беседы.

Задачи:

- определение  сущности деловой беседы;

- выявление цели  и задач деловой беседы;

- проанализировать  этапы проведения беседы;

- изучить советы  и рекомендации для наилучшего  проведения бделовой беседы.

 

1. Цели и задачи  деловой беседы

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством  слова оказать определенное влияние  на другого человека или группы к  действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые  отношения, другими словами, создать  новую деловую ситуацию или новые  деловые отношения между участниками  беседы; во-вторых, необходимость выработки  руководителями соответствующих решений  на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами: 1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей; 2) повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической  проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе; 3) возможность  более гибкого, дифференцированного  подхода к предмету обсуждения как  следствие понимания контекста  проведения беседы, а также целей  каждой из сторон.

При проведении деловых бесед желательно следовать  сформулированным правилам: 1) четко  определять цели своего сообщения; 2) делать сообщение понятным и доступным  для восприятия разными группами работников, находить конкретные иллюстрации  общих понятий, развивать общую  идею, используя яркие примеры; 3) делать сообщения по возможности  краткими и сжатыми, отказываться от изменений информации, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно; 4) в разговоре с сотрудниками следовать правилам активного слушания, демонстрировать им сигналы вашего понимания и готовности к совместным действиям.

В то же время  деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух её участников нужно  строить на основе следующих важных принципов: 1) сознательная настройка  на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи; 2) рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняет усвоение самого существенного; 3) простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации до собеседника.

2. Этапы проведения  беседы

Подготовка  к беседе

Включает:

1. Планирование:

- предварительный  анализ участников и ситуации;

- инициатива  проведения беседы и определение  ее задач; 

- определение  стратегии и тактики; 

- подробный план  подготовки к беседе.

2. Оперативная подготовка:

- сбор материалов;

- отбор и систематизация  материалов;

- обдумывание  и компоновка материалов;

- рабочий план;

- разработка  основной части беседы;

- начало и  окончание беседы.

3. Редактирование:

- контроль (т.е.  проверка проделанной работы);

- придание окончательной  формы беседы.  

4. Тренировка:

- мысленная репетиция; 

- устная репетиция; 

- репетиция беседы  в форме диалога с собеседником.

Планирование  беседы сводится к следующим действиям:

составление и  проверка прогноза деловой беседы;

установление  основных, перспективных задач беседы;

поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);

анализ внешних  и внутренних возможностей для осуществления  плана беседы;

определение и  разработка среднесрочных и краткосрочных  задач беседы, их взаимосвязи и  очередности;

разработка мероприятий  для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана  по отдельным элементам беседы) и  др.

Фаза I. Начало беседы

Задачи:

- установление  контакта с собеседником;

- создание приятной  атмосферы для беседы;

- привлечение  внимания;

- побуждение  интереса к беседе;

- «перехват»  инициативы.

Любая деловая  беседа начинается со вступительной  части, на которую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности.

Задачи, которые  решаются в начале беседы, связаны, прежде всего, с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы  взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору. Именно от первых фраз каждого участника встречи зависит  их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику  как личности.

Приемы  начала беседы:

Метод снятия напряжения -- позволяет установить тесный контакт с собеседником.

Метод «зацепки» -- позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированной беседы.

Метод стимулирования игры воображения -- предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.

Метод прямого  подхода -- означает непосредственный переход к делу, без выступления.

Правильное  начало беседы предполагает:

- точное описание  целей беседы;

- взаимное представление  собеседников;

- название темы;

- представление  лица, ведущего беседу;

- объявление  последовательности рассмотрения  вопросов.

На  что нужно обратить внимание при налаживании  личного контакта с собеседником:

а) ясные, сжатые и содержательные вступительные  фразы и объяснения;

б) обращение  к собеседникам по имени и отчеству;

в) соответствующий  внешний вид (одежда, подтянутость, выражение лица);

г) проявление уважения к личности собеседника, внимание к  его мнениям и интересам;

е) обращение  за ответом и т.п.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. решение выслушивать вас дальше или нет.

Фаза II. Передача информации - передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной (использование  общеизвестных ассоциаций и параллелей, а также наглядных пособий).

Цель этой части  беседы заключается в решение  следующих задач:

сбор специальной  информации по проблемам, запросам и  пожеланиям собеседника;

- выявление мотивов  и целей собеседника; 

- передача запланированной  информации;

- анализ и  проверка позиции собеседника. 

5 основных групп  вопросов:

1. Закрытые вопросы -- это вопросы, на которые ожидается ответ «да» или «нет». Какова цель вопросов такого типа? Получить от собеседника обоснованные аргументы для ожидаемого от него же ответа.

2. Открытые вопросы -- это вопросы, на которые нельзя ответить «да» или «нет», они требуют какого-то объяснения («Каково Ваше мнение по данному вопросу?», «Почему Вы считаете принятые меры недостаточными?»).

3. Риторические вопросы -- на эти вопросы не дается прямого ответа, т.к. их цель -- вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы и обеспечить поддержку нашей позиции со стороны участников беседы путем молчаливого одобрения («Мы ведь придерживаемся единого мнения по данному вопросу?»).

4. Переломные вопросы -- удерживают беседу в строго установленном направлении или поднимают целый комплекс новых проблем. («Как Вы представляете себе структуру и распределение...?»).

5. Вопросы для обдумывания -- вынуждают собеседника размышлять, тщательно обдумывать и комментировать то, что было сказано («Правильно ли я понял Ваше сообщение о том, что...?, «Считаете ли Вы, что...?).

Особое внимание нужно уделять краткости изложения. Необходимо не забывать о временных  рамках беседы. Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит  в том, чтобы рассказать все».

Постоянно следует  помнить о направленности беседы, т.е. держать в голове ее основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседники забрасывают  докладчика вопросами.

При информировании нужно искренне и заинтересованно  слушать говорящего. И при этом еще стараться оставаться самим собой: естественным, вежливым без формализма, радушным хозяином, чуждым, однако, маниловским излияниям.

В процессе информирования следует внимательно следить  за всем, что спрашивает собеседник, за смыслом его слов. Если что-то неясно, следует обязательно поставить  уточняющий вопрос, но так, чтобы собеседник при ответе высказал собственное  мнение, а не пытался говорить, используя  затасканные стереотипы.

Фаза III. Аргументация