Деловые переговоры: их характер, определение целей, методы и навыки веде-ния переговоров

 
 
 
 

Реферат

по  деловому общению

На тему: «Деловые переговоры: их характер, определение целей, методы и навыки ведения переговоров» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение                                                                                                                  3

1 Подготовка к переговорам                                                                                  4

2 Порядок ведения переговорного процесса                                                        9

3 Техника и тактика ведения переговоров                                                          15

Заключение                                                                                                             22

Список использованной литературы                                                                   23

 

Введение

     Переговоры  – неотъемлемая часть нашей повседневной жизни. Ведение переговоров сопровождает любую совместную деятельность. Целью  переговорного процесса обычно является достижение договоренности об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. Деловые переговоры ведутся в рамках сферы ведения бизнеса участников и имеют более узкую задачу – достичь договоренности о взаимовыгодном обмене ресурсов, совместном инвестировании ресурсов, распределении прибыли, полученной от совместной деятельности.

     В деловых переговорах часто стороны  имеют прямо противоположные  цели, в этом случае задачей каждого  из собеседников является завершение переговоров договоренностью, служащей его интересам. Проявлять твердость в главном, будучи гибким, обсуждая второстепенные вопросы – пожалуй, основная задача переговоров. Уступить в малозначимом и настоять на основном, пойти на компромисс в одном вопросе в обмен на уступку в другом: очень похоже на игру в шахматы, но ведь переговоры и есть игра, в которой побеждает наиболее подготовленный и искусный.

     Искусство ведения деловых переговоров  состоит в том, чтобы показать своему сопернику путь к решению его задачи через совершение действий, выгодных для своей стороны. Это требует глубоких знаний в области коммуникации, компетентности в применении техник делового общения, умения управлять своим эмоциональным состоянием.

      Умение  общаться с деловым партнером, понимание  психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров. Это умение главенствует не только на деловых переговорах. Если человек умеет побуждать к деятельности других людей, то он состоится в качестве руководителя. 
 

1 Подготовка  к переговорам

     Деловые переговоры организуются по инициативе одного из участников путем личной договоренности при встрече, обмене письмами, по телефону и т. п. и начинаются с того момента, когда одна из сторон выступит с предложением обговорить детали и условия заключенного контракта. Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важнейших этапов – подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается основа для их успешного проведения. От того, насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными, конфликтными или они пройдут быстро, без срывов.

     Подготовка  к переговорам включает два основных направления работы: решение организационных вопросов и проработка  основного содержания переговоров.

     К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести  определение времени и места  встречи, формирование количественного  и качественного состава делегации.

     При определении времени встречи не принято оказывать давление на партнера по переговорам, в особенности, если вы сами являетесь инициатором встречи. Поэтому прибегают к различного рода оговоркам типа: «Любое удобное для вас время. Со своей стороны мы предлагаем 10 часов».

     При определении времени начала переговоров обычно исходят из их продолжительности – переговоры длятся 1,5-2 часа. Как правило, они назначаются на 9.30 или 10.00. Если переговоры проводятся во второй половине дня, то нужно выбрать такое время их начала, чтобы они закончились не позднее 17.00 – 17.30. При проведении переговоров нужно иметь в виду, что первый спад активности участников наступает примерно через 35 минут после их начала. Местом встречи может быть помещение одного из участников встречи. Встречи могут происходить на территории каждого из участников (по очереди) или на нейтральной территории.

     Перед встречей необходимо подготовить помещение, на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должно быть заперты. На столе должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и т. д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.

     Если  встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям чашку кофе или чая. В редких и особо торжественных случаях, в частности, когда люди хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую рюмку коньяка или ликера.

     Если  вы поставили на стол пепельницу, это  является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

     Комната для переговоров должна иметь  надлежащий вид. В ней должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья или кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж.

     Принимающий должен радушно встретить своих  гостей (во многих солидных фирмах это делается «у порога»). При этом жесты и улыбки, обращенные к гостям, должны уважать искреннее удовольствие от встречи с ними. Излишняя восторженность, неискренняя улыбка могут вызвать у гостей настороженность, а манерность и высокомерие – обиду.

     Участники переговоров от принимающей стороны  должны занять место в комнате переговоров до прихода туда представителей другой стороны. Воспринимается как неуважение к партнеру, если встречающий вводит его в пустую комнату, а принимающий и его коллеги входят туда уже после этого и к тому же неодновременно. Негативное отношение вызывают отлучки или вызовы принимающего из комнаты переговоров. У визитеров это создает впечатление или несвоевременности визита, хотя он был предварительно согласован, или неуважения к ним, или какого-то неблагоприятного события у принимающей стороны. В любом случае это приводит к излишней нервозности, что не способствует деловому рассмотрению вопросов. Повторяющиеся выходы руководителя могут рассматриваться как обструкция. Также расценивается ситуация, когда переговоры ведет сотрудник, занимающий более низкое служебное положение и не имеющий права принимать обязывающие организацию решения. Это может означать, что принимающая сторона не заинтересована в решении вопросов, ради которых встреча состоялась.

     Традиционно гости занимают места лицом к  окну, спиной к двери. В неофициальной  обстановке рассадка участников встречи  предпочтительна смешанная, так  как это облегчает откровенный обмен мнениями. Руководители сторон обычно садятся рядом, остальные участники встречи – по симпатиям или принципу субординации. После того как все займут свои места за столом переговоров, доступ в комнату встречи должен быть прекращен, за исключением дополнительно приглашаемых, что крайне нежелательно.

     Таковы  чисто технические моменты подготовки к переговорам. Несмотря на то, что технические организационные вопросы являются весьма важными и без их решения переговоры не могут состояться, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает:

     - анализ проблемы;

     - формулирование общего подхода  к переговорам, целей, задач  и собственной позиции на них;

     - определение возможных вариантов  решения;

     - подготовку предложений и их  аргументацию;

     - составление необходимых документов  и материалов.

     Анализ  проблемы заключается в поиске путей  ее решения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнерами. В процессе анализа продумываются возможные альтернативы решения проблемы.

     При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес – это одно из ключевых понятий переговорного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как общие, так и различные интересы.

     Различные интересы не обязательно противоречат друг другу. Среди них можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся интересы. Со взаимоисключающими интересами дела обстоят более или менее понятно. Они предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). А под непересекающимися понимаются такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой стороны.

     При подготовке следует выписать на листе  бумаги интересы свои и партнера, чтобы  было наглядно видно в чем они совпадают, а в чем расходятся, какие интересы являются взаимоисключающими, какие непересекающимися. На основе интересов участников переговоров формируется общий подход к переговорам и собственная позиция на нем. А также определяются возможные варианты решения.

     Следует продумать и возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения, а также их аргументацию. Основные аргументы, обосновывающие те или иные предложения, должны быть подготовлены заранее.

     Обычно  подготовительная работа завершается  написанием подготовительных документов и материалов. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки к переговорам подумать о точности формулировок. Эти документы и материалы будут служить на переговорах своеобразными ориентирами, с которыми сверяется их ход, вносятся необходимые изменения. К таким документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.

     Для успешного ведения переговоров необходимо еще пред первой встречей собрать всю необходимую информацию о фирме, с которой предстоит сотрудничать (когда и кем была основана, в каких странах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении, объеме операций и т.д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, полезно узнать о руководстве фирмы-партнера и о тех, с кем предстоит вести переговоры (где родились, какие университеты закончили, основные вехи карьеры, состав семьи, хобби и т. д.). И если в беседе с представителями фирмы вы проявите осведомленность о ее деятельности, то это, как правило, произведет благоприятное впечатление.

     Очень полезно, чтобы в переговорах  участвовали не только руководители, но и владеющие конкретной информацией и практическими знаниями технические эксперты, даже если они не занимают крупных постов. Типичная ошибка многих отечественных предпринимателей заключается в том, что для контактов с иностранными партнерами за рубеж отправляются только руководители, привыкшие к общим решениям и общим договоренностям. 

 

     2 Порядок ведения  переговорного процесса

     Переговорный  процесс состоит из трех последовательных этапов:

     - взаимное уточнение интересов,  точек зрения, концепций и позиций  участников;

     - их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснование);

     - согласование позиций и выработка  договоренностей.

     Первый  этап - взаимное уточнение позиций участников переговорного процесса  очень важен, так как для выработки договоренностей прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их. Поспешность здесь крайне нежелательна, так как отношение к самому процессу переговоров у деловых людей разное. Кроме того даже хорошо подготовленные переговоры оставляют ряд неясностей. Не случайно канадский исследователь Уинхем рассматривает их как процесс снятия информационной неопределенности за счет постепенного уяснения позиций друг друга. Особенно интенсивен данный процесс вначале, когда идет выработка общего языка с партнером, необходимо убедиться, что под одними и теми же терминами стороны подразумевают одинаковые понятия. При этом необходимо учитывать рекомендации по ведению диалога: