Однако есть те профессиональные секретарские черты, которые ценят все руководители. Главная из них - преданность своему руководителю. С этим не рождаются, это нужно в себе воспитывать. Министерские «секретарши», над которыми мы зачастую иронизируем, этим свойством обладали вполне. Они были беззаветно преданы своим начальникам. Большинство современных руководителей мечтают о секретаре старой закалки, имея в виду их безграничную преданность и надежность. Такому секретарю порой даже прощаются профессиональные промахи и ошибки.

Секретарь - это доверенное лицо руководителя. Только два человека в  офисе владеют  конфиденциальной информацией о шефе - секретарь и водитель. Руководитель оценит, если секретарь ни словом, ни жестом не даст понять посторонним, что он в курсе его личных проблем. Ваше человеческое отношение к слабостям своего начальника, забота и внимание найдут отклик у любого самого грозного шефа [8;10].

Взаимоотношения с руководителем  могут строиться  по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в течение дня. Иногда случались такие моменты, что директор отлучался с рабочего места, не предупредив секретаря о том, куда он пошел и когда вернется. Подчас, такая ситуация ставила секретаря в неловкое положение, потому что такие отлучки руководителя случались очень часто. Иногда, если руководителю звонили из Управления образованием, а его не было на месте и дозвониться до него не представлялось возможным, разговоры переадресовывались заместителю директора по учебно-воспитательной работе. Однажды, при проведении расширенного совещания по гражданской обороне, директор где-то задерживался. Пришедшие специалисты Управления образованием выказывали нетерпение, поэтому совещание было начато без руководителя. Причину его опоздания придумали уважительную, сказав, что он находится с документами в земельно-кадастровой палате. А так как там действительно процедура принятия и рассмотрения документов очень затянута по времени, то такое опоздание простили, и не сделали административного замечания. Во так складывались отношения секретаря и директора до недавнего времени. Но, в конце концов, работу такого руководителя признали неэффективной и его уволили.

§6 Взаимоотношения  в коллективе

Постарайтесь  с первого же дня  произвести благоприятное  впечатление не только на шефа, но и на сослуживцев. Найдите общий  язык с каждым сотрудником. Особенно сложны в этом плане люди с завышенной самооценкой, которые считают, что общение с секретарем ниже их достоинства. Сделайте искренний комплимент такому человеку, попросите у него совета и лед растает. В каждом коллективе обязательно есть так называемый сплетник (причем, совсем необязательно это женщина). Старайтесь контактировать с таким человеком в пределах рабочей компетенции, разговоров на другие темы тактично избегайте, сославшись на занятость. И не дай вам бог выступать на той или иной стороне конфликтной ситуации или поддерживать определенные коалиции. Вы за мир во всем офисе и за эффективную организацию труда! [4]

Важно с первых дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником  и ни в коем случае не входить  в какие-либо группы или коалиции.

Через приемную, наверняка, проходят ваши коллеги, которые «впали в  немилость». Найдите  мужество сказать  им несколько ободряющих слов, выразите сочувствие, поддержите в трудную  для них минуту. Это не значит, что  вы должны встать на сторону потерпевшего и высказываться против своего руководителя. Просто нужно проявить доброту и участие [10].

Во  многих фирмах принято  совместно отмечать юбилейные дни  организации, общепринятые праздники, устраивать спортивные дни или  корпоративные вечеринки, вплоть до коллективных выездов в дома отдыха. Это прекрасный повод, чтобы расслабиться, почувствовать себя царицей бала, красавицей, душой компании. К сожалению, секретарь и здесь должен быть начеку. Лишняя рюмка, пылкие, восхищенные взгляды сотрудников могут вскружить голову молодой девушке и заставить ее забыть о профессиональной этике [4].

Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая  к профессии актера. Специфика и сложность  работы секретаря  связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения  с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе. Основы секретарского дела можно освоит за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами. Хороший секретарь - это, прежде всего, профессионал. Методом проб и ошибок, с приобретением необходимых наработок, постоянно повышая свой профессиональный уровень, секретарь начинает чувствовать тонкости своего дела. Это позволяет ему свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, уметь хранить конфиденциальные сведения и быть при этом самым информированным и общительным человеком [5;10].

Расскажем о взаимоотношения  секретаря в коллективе на примере нашего образовательного учреждения.

Секретарь в коллективе - свой человек. У нее  доброжелательные отношения  с сотрудниками, но они не любят часто  к ней обращаться, так как не всегда их просьбы, хотя они  касаются рабочих  моментов, выполняются  в срок. Например, педагог собирается на соревнования с группой детей. Для этого ему надо выписать командировочное удостоверение, напечатать приказ на выезд и провести инструктаж с детьми. Он составляет список ребят, проводит с ними инструктаж и обращается к секретарю за остальными документами. Здесь начинаются проволочки: «Мне сейчас некогда», «А когда это надо, а то у меня много работы». Затем, напечатав документы, секретарь не может найти руководителя, чтобы поставить его подпись. В итоге работнику самому приходится идти за подписью директора. То есть здесь присутствует некоторая леность секретаря и нежелание исполнять свои прямые обязанности.

Зная  такое отношение  секретаря к поручениям, некоторые сотрудники обращаются напрямую к руководителю, тем  самым отнимая  его время, или заместителю руководителя, тоже отвлекая ее от выполнения своих обязанностей. Можно сказать, что профессиональные отношения секретаря в коллективе не очень сложились, а вне работы - это достаточно добрый и положительный человек.

§7 Виртуальный офис

Виртуальный офис - это полноценное рабочее пространство для общения, совместной работы, хранения контента и управления бизнесом. Как правило, в виртуальном офисе сотрудники ежедневно проводят значительное время [13].

В некоторых  случаях в качестве виртуального офиса может использоваться система управления проектами, органайзер, crm система, система управления контентом. Все зависит от специфики бизнеса. Например, если бизнес в основном связан с продажами, то разумно в качестве виртуального офиса использовать crm-систему (которая содержит органайзер, почту и другие инструменты совместной работы).

Как правило, виртуальный  офис включает в себя:

- средства коммуникаций (e-mail, мессенджер, вэб-конференции);

- органайзер  с календарем;

- хранилище файлов;

- редакторы документов;

- базу контактов;

- блог или  форум; 

- панель администрирования  и разграничения прав доступа  (важно для бизнеса).

Могут присутствовать дополнительные возможности:

- возможность  использования офиса на своем  корпоративном домене;

- интеграция с публичным сайтом компании (например, для легкой публикации контента);

- интеграция  с электронным магазином; 

- интеграция  с helpdesk, финансовой системой ...;

- возможность  предоставления ограниченного доступа  в офис клиентам и партнерам.

При выборе виртуального офиса (как и других бизнес-приложений), важно обращать внимание на следующие вещи:

- надежность провайдера;

- защита информации (безопасная  передача данных (SSL), создание резервных  копий);

- быстродействие (как  правило, это наиболее  важный фактор для эффективности бизнес-приложения);

- возможности настройки  под Ваши задачи.

Социальный рейтинг  интернет-приложений в категории  «Виртуальный офис»:

1. Google Apps

Решение, объединяющее популярные сервисы гугла: электронную  почту, систему редактирования документов, мощный календарь, мессенджер и систему управления контентом. Можно использовать на своем корпоративном домене.

2. Central Desktop

Позволяет создать  несколько приватных или публичных  рабочих секций различных форматов: система управления проектом, вики (очень мощный сервис), базы данных, корпоративный блог или форум. Хорошо продумано разграничение прав доступа, поддерживаются форматы документов .doc и .xls Хорошо интегрируется с email-клиентами.

3. Zimbra Collaboration Suite содержит email, адресную книгу, мессенджер, календарь, органайзер, продвинутую вики и файлохранилище. Zimbra является инсталлируемой open source системой, т.е. ее нужно устанавливать на свой сервер. Имеет дескопный, мобильный и вэб-клиент (на аяксе). Сервис принадлежит Yahoo!

4. WebEx Connect

SaaS система для  коммуникаций и совместной работы. Позволяет создавать рабочие  пространства с хранилищем документов, календарем (интегрированным с Outlook), форумом, вики, закладками, RSS. Встроен  мессенджер и вэб-конференции.  Позволяет создавать бизнес-мэшапы и корпоративные порталы.

5. Zoho Business включает набор  интегрированных  бизнес-приложений  от Zoho, систему администрирования  юзеров и резервного  копирования данных. Содержит все необходимое  для работы с  офисными документами, а также средства общения в режиме реального времени.

6. Webex WebOffice

Функциональные  возможности включают: задачи, календарь, форум, контакты, документы (файлы), закладки, конструктор  баз данных, учет затрат, опросы, E-mail. Разумеется, в офис интегрирован сервис для полноценных вэб-конференций от Webex. Много возможностей настройки.

7. Microsoft Office Groove

Office Groove - это десктоп-программа,  которая создает  виртуальную рабочую  среду посредством  синхронизации файлов, физически находящихся  на компьютерах пользователей. Содержит мессенджер, форум, календарь, органайзер. Интегрирован с MS Sharepoint.

8. Microsoft Office Live

Объединяет  услуги Web-хостинга с  рабочим пространством  для совместной работы над документами  и задачами. Разумеется, сервис тесно интегрирован с офисными приложениями майкрософта.

9. LongJump Office Space Позволяет совместно  работать над задачами  и проектами. Содержит  рабочий стол с  виджетами, календарь,  органайзер, хранилище  файлов, форум, фотогалерею,  систему управления  проектами, отчеты. Интегрируется с Outlook и с другими приложениями платформы LongJump.

10. BlueTieВэб-сервис  с rich-интерфесом. Можно использовать  на собственном  домене. Содержит E-mail, мессенджер, групповой  календарь, органайзер, базу контактов,  хранилище файлов, панель управления пользователями. Интегрируется с Outlook, поддерживает доступ с мобильных устройств [13].

Создав  электронный офис, Вы можете оперативно реагировать на изменение  вашего расписания или  графика работы вашей  компании посредством  оперативного изменения настроек на вашей личной странице абонента. Вы сможете отсеивать ненужные звонки в неудобное для вас время. У вас появится возможность анализировать поступающие звонки с помощью статистики.

Мобильный офис - это целый комплекс услуг необходимых для организации и функционирования офиса, а именно:

· Квалифицированные  операторы будут  принимать все  Ваши звонки на многоканальный номер 24 часа в сутки;

· Они будут отправлять Вашим клиентам коммерческие предложения факсы  и e-mail;

· Курьерская служба будет доставлять Вам любую документацию;

· А также вы всегда можете получать любую  справочную информацию и бронировать  билеты.

А также Вы экономите:

· На аренде офисных  площадей, время на подбор кадров и их обучение, на зарплатах  и налогах;

· Квалифицированные операторы-консультанты, в отличие от секретаря, никогда не болеют, не просят прибавки к зарплате, не уходят в отпуск, а только работают, и работают - круглосуточно;

· Выезды курьера включены в пакет услуг, так что Вам  нет необходимости  брать человека в штат компании.

Вы сами можете находиться где угодно - дома, на даче, в дороге, в офисе другой компании, и при этом управлять Вашим  бизнесом - из любой точки земного  шара! Сотрудники Вашего «Мобильного  офиса» примут, передадут или найдут необходимую информацию, доставят документы, отсекут нежелательные звонки, забронируют билеты, закажут доставку цветов, и многое другое.

Каждый  проект виртуального офиса по-своему уникален и неповторим. Но он может быть неоценим для начинающего  бизнесмен, а для  солидной корпорации виртуального офиса недостаточно, чтобы «держать лицо» нужна «живая» приемная и квалифицированный секретарь.