Дистанционное общение

Подготовила Тюркина Анастасия МН-21

"Кто владеет информацией, тот владеет миром"

Ротшильд

Роль информации в современном обществе

Для развития человеческого общества необходимы материальные, инструментальные, энергетические и другие ресурсы, в том числе и информационные. Настоящее время характеризуется небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится практически к любой сфере деятельности человека. Наибольший рост объема информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской и образовательной сферах. Например, в промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением выпускаемой продукции, используемых материалов, технологического оборудования, расширением внешних и внутренних связей экономических объектов в результате концентрации и специализации производства.

Информация представляет собой один из основных, решающих факторов, который определяет развитие технологии и ресурсов в целом. В связи с этим, очень важно понимание не только взаимосвязи развития индустрии информации, компьютеризации, информационных технологий с процессом информатизации, но и определение уровня и степени влияния процесса информатизации на сферу управления и интеллектуальную деятельность человека.

Проблемам информации вообще и управлению как информационному процессу уделяется очень большое внимание, обусловленное следующими объективными процессами:

•        человечество переживает информационный взрыв. Рост циркулирующей и хранящейся в обществе информации пришел в противоречие с индивидуальными возможностями человека по ее усвоению;

•      развитие массово - коммуникационных процессов;

•     потребность разработки общей теории информации;

•     развитие кибернетики как науки об управлении;

•     проникновение информационных технологий в сферы социального бытия;

•      исследования в области естественных наук подтверждают роль информации в процессах самоорганизации живой и неживой природы;

•       актуализация проблемы устойчивого развития, становление информационной экономики, главной движущей силой которой является информационный потенциал, информационные ресурсы;

• проблема перспективы развития человечества как целостности делает необходимой постановку вопроса о критерии прогресса в современных условиях.

В настоящее время распространение информации в информационном секторе экономики не возможно представить без применения новых информационных технологий. Уже прошел тот момент времени, когда новые информационные технологии разрабатывались в основном для внутренних потребностей той или иной организации. Сейчас информационные технологии превратились в самостоятельный и довольно прибыльный вид бизнеса, который направлен на удовлетворение разнообразных информационных потребностей широкого круга пользователей.

Использование современных информационных технологий обеспечивает почти мгновенное подключение к любым электронным информационным массивам (таким как базы данных, электронные справочники и энциклопедии, различные оперативные сводки, аналитические обзоры, законодательные и нормативные акты и т.д.), поступающим из международных, региональных и национальных информационных систем и использование их в интересах успешного ведения бизнеса.

В результате объединения разнообразных информационных сетей стало возможным создание глобальной информационной системы Internet , позволяющей вести информационное обслуживание по принципу "всегда и везде: 365/366 дней по 24 часа в сутки в любой точке земного шара".

Благодаря стремительному развитию новейших информационных технологий, в настоящее время не только появился открытый доступ к мировому потоку политической, финансовой, научно-технической информации, но и стала реальной возможность построения глобального бизнеса в сети Internet .

Основные жанры письменной деловой речи

Одним из актуальных жанров письменной деловой речи в настоящее время стал договор. Договор - это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридическим лицом. Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон непременно отражаются в соответствующих пунктах договора и составляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких модулей должно быть семь:

       Представление сторон.

       Предмет договора.

       Обязательства сторон.

       Условия и порядок расчетов.

       Ответственность сторон.

       Срок действия договора.

       Юридические адреса и платежные реквизиты сторон.

Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходимости следующие пункты: 

       Спорные вопросы.

       Стоимость договора.

       Дополнительные условия (особые условия).

       Ответственность сторон (санкции).

       Порядок расчета (платежи и расчеты).

       Обстоятельства непреодолимой силы (форс-мажор).

       Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

       Порядок сдачи и приемки работ.

       Порядок разрешения споров (арбитраж) и т.п.

Следует обратить внимание на то, что заголовок документа содержит ключевое слово договор:

       Договор о поставках.

       Договор о подряде.

       Договор об аренде.

       Договор об оказании услуг.

       Договор о снабжении электроэнергией.

Заголовок представляет собой, таким образом, словосочетание с существительным в предложном падеже с предлогом о (об) или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова:

Контракт аренды помещения.

Контракт купли-продажи.

Центром деловой письменности является организационно-распорядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа, или формуляр, как уже говорилось, представляет собой совокупность и последовательность расположения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов" регулярно переиздаются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "Постановляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа. Среди перечисленных жанров распорядительных документов предприятия самым распространенным является приказ.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель - подчиненный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и другие производственные вопросы. Приказ имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу. Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в первой части указываются основания для составления документа. Основанием для приказа могут служить:

1) нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

2) решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

3) производственная необходимость. Помимо основания в констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий. Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении. Констатирующей части не имеют приказы по личному составу.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" - конкретному исполнителю, структурному подразделению. Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя. Далее - "что сделать?" - указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией; далее - "до какого числа?" - указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже. Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер. Если поручений несколько и они включают различные по характеру действия, текст приказа дробится на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязанность контролировать ход выполнения приказа и ответственность за его исполнение.

Деловые письма.

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая пе-реписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

требующие обязательного письма-ответа;

и не требующие такового.

По виду деловые письма могут строиться, как:

инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация);

письмо-просьба;

письмо-приглашение;

письмо-подтверждение;

письмо-извещение;

письмо-напоминание;

письмо-предупреждение;

письмо-декларация (заявление);

письмо-распоряжение;

письмо-отказ;

сопроводительное письмо;

гарантийное письмо;

информационное письмо.

По признаку адресатаделовые письма делятся на:

обычные, т.е. письма, которые направляются в один адрес;

циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, в подчиненные инстанции (организации).

По форме отправленияможно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:

электронную почту;

факсимильную связь;

телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакамделовые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения: 
В связи с неполучением счета-фактуры... 
Ввиду задержки получения груза...

на ссылки: 
Ссылаясь на Ваш запрос от... 
Согласно протоколу о взаимных поставках...

на цель: 
В целях скорейшего решения вопроса... 
В ответ на Ваш запрос...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист…

Просим рассмотреть наше предложение…

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;

подтверждения: подтверждаем;

заявления: заявляем, объявляем;

требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;

обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

напоминания: напоминаем;

предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковой стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия - с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.