Кассовые операции

     Порядок проведения фактического наличия ценностей в кассе (у подотчетных лиц) определен главой 27 Инструкции № 124.

     При проверке фактического наличия денежных средств и ценностей в кассе  и (или) у подотчетных лиц производятся полный покупюрный пересчет денежной наличности и проверка других ценностей, находящихся в кассе. До начала пересчета у материально ответственного и (или) у подотчетного лица истребуется письменное подтверждение о том, что все приходные документы на денежные средства и иные ценности сданы в бухгалтерию и все денежные средства (иные ценности), поступившие под его ответственность (под отчет), оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

     Материально ответственное (подотчетное) лицо (назначенное  приказом (другим документом)) в присутствии  проверяющих и представителей плательщика (иного обязанного лица) производит пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе (кассовом помещении) и (или) у подотчетного лица.

     При подсчете фактического наличия денег  в кассе принимаются к учету  денежные знаки, почтовые марки и т.д.

     Расписки  и другие документы на позаимствованные в кассе деньги в остаток наличности не включаются. Заявление кассира  о наличии в кассе (заявление  подотчетного лица о наличии у  него) денежных средств и иных ценностей, не принадлежащих данному плательщику (иному обязанному лицу), во внимание не принимается.

     Результаты  проверки оформляются актом проверки наличия денежных средств и иных ценностей в кассе (кассовом помещении) и (или) у подотчетного лица по форме  согласно приложению 20 к Инструкции № 124, в котором указывается остаток денежных средств и ценностей в наличии и по данным учета на день проверки и определяется результат проверки. При этом истребуется письменное подтверждение материально ответственного (подотчетного) лица о том, что денежные средства и иные ценности, перечисленные в акте, находятся на его ответственном хранении (в подотчете).

     По  выявленным проверкой отклонениям  фактического наличия денежных средств  и иных ценностей в кассе (у  подотчетного лица) от данных бухгалтерского учета и (или) учета доходов и расходов материально ответственное (подотчетное) лицо обязано представить проверяющему письменное объяснение причин излишков или недостач.

     Специалисты налоговых органов вправе проводить  опечатывание касс. Опечатывание имеет  своей целью пресечь совершаемые плательщиком (иным обязанным лицом) нарушения налогового и иного законодательства, предотвратить уничтожение документов, связанных с допущенными нарушениями налогового и иного законодательства, являющихся доказательством совершенного правонарушения. Опечатывание объектов осуществляется также в целях обеспечения и проведения инвентаризации, снятия остатков денежных средств. Опечатывание объектов производится в присутствии собственника и (или) плательщика (иного обязанного лица) (их представителей) с отражением данного факта в акте.

     Порядок проведения проверок обслуживающими банками  и проверяемые вопросы 

     Как следует из ст.19 Банковского кодекса  РБ, на банк могут быть возложены  контроль за ведением клиентами кассовых операций, а также в соответствии с законодательством Республики Беларусь функции агента валютного контроля. 

     Проведение  банками проверок регулируется следующими актами законодательства:

     - Порядком организации и проведения  проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности, утвержденным Указом Президента РБ от 15.11.1999 № 673 (с изменениями и дополнениями, внесенными в т.ч. Указом Президента РБ от 28.05.2008 № 286);

     - Инструкцией о порядке ведения  кассовых операций и расчетов  наличными денежными средствами  в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.20011 № 107;

     - Инструкцией о порядке ведения  кассовых операций в наличной  иностранной валюте на территории  Республики Беларусь, утвержденной  постановлением Правления Нацбанка РБ от 28.06.2004 № 98 (в редакции постановления Правления Нацбанка РБ от 13.02.2008 № 24) (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 08.10.2008 № 145);

     - Инструкцией о порядке проведения  валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 17.01.2007 № 1 (с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Правления Нацбанка РБ от 30.06.2008 № 86). 

     При проведении проверок рассматриваются следующие вопросы:

• полнота оприходования наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка, и полнота их сдачи в обслуживающий банк;
• соответствие записей в кассовой книге данным обслуживающего банка (по суммам, полученным из кассы обслуживающего банка и сданным в кассу обслуживающего банка). В случае расхождения между данными обслуживающего банка и записями в кассовой книге выясняются причины этих расхождений;
• соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк (уточняется сумма наличных денег, поступивших в кассу юридического лица за проверяемый период, и сопоставляется с суммой наличных денег, сданных в обслуживающий банк);
• соответствие суммы и даты сдачи наличных денег в обслуживающий банк соответствующим записям в кассовой книге (при обнаружении расхождений в данных обслуживающего банка и записях в кассовой книге выявляются причины создавшегося положения);
• расходование по целевому назначению наличных денег, полученных из кассы обслуживающего банка;
• соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте поступающих в кассу юридического лица наличных денег;
• соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями;
• соблюдение юридическим лицом, подразделением установленного обслуживающим банком лимита остатка кассы на каждый день проверяемого периода и определение сверхлимитных остатков по каждому дню, когда имело место превышение лимита остатка кассы;
• соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег, ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходные и расходные кассовые ордера, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег);
• своевременность оприходования в кассу наличных денег, полученных в результате предпринимательской деятельности, соблюдение периодичности составления первичных кассовых документов по приему и выдаче наличных денег, соответствие записей в приходных и расходных кассовых ордерах записям в кассовой книге, соответствие оборотов кассовой книги данным бухгалтерского учета;
• соблюдение порядка выдачи наличных денег под отчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах (наличные деньги, банковские пластиковые карточки) и сроков возврата неизрасходованных сумм;
• соблюдение порядка проведения инвентаризаций наличных денежных средств, ценных бумаг, бланков строгой отчетности юридического лица, подразделения;
• устранение недостатков, выявленных предыдущими проверками.

 

     Проверяющие, прибыв в организацию, обязаны предъявить распоряжение руководителя банка на проведение проверки и служебное  удостоверение. В распоряжении указываются:

     - наименование банка, проводящего  проверку;

     - наименование субъекта предпринимательской  деятельности;

     - тема проверки;

     - срок проведения проверки. 

     Проверяющие имеют право:

     - сверять тождественность записей  в первичных документах, кассовой  книге c данными банка (по суммам, полученным из кассы уполномоченного  банка и сданным в кассу  банка). При наличии расхождений  делаются сообщения руководству  банка, и при необходимости  банк передает материалы в Комитет государственного контроля РБ;

     - проверять соблюдение согласованного  порядка и сроков сдачи выручки  в банк, сопоставлять суммы наличных  денежных средств (в т.ч. иностранной  валюты), поступивших в кассу организации  за проверяемый период, с суммой наличных средств (в т.ч. иностранной валюты), сданных в уполномоченный банк;

     - проверять своевременность возврата  в банк наличных денежных средств  на оплату труда, полученных  в кассу организации и не  выплаченных в срок (депонированные  средства);

     - проверять наличие разрешений  уполномоченных банков на использование  в расчетах наличных денежных  средств и Нацбанка РБ на  использование наличной иностранной  валюты юридическим лицом;

     - проверять первичные документы  по учету кассовых операций  и регистры учета, касающиеся учета кассовых операций (по счетам 50, 51, 52 и др.).

     Помимо  этого, банки могут самостоятельно определять перечень документов, сведений, предоставляемых организациями  для проверки вопросов ведения субъектами хозяйствования кассовых операций в белорусских рублях и в наличной иностранной валюте.

     Нарушениями, наиболее часто допускаемыми субъектами хозяйствования, являются следующие:

     1) неоприходование или несвоевременное  оприходование денежных средств. 

     Прием наличных денежных средств в белорусских рублях и в иностранной валюте без составления приходных кассовых документов, без использования кассового суммирующего аппарата и без учинения кассиром соответствующей записи в кассовой книге, других регистрах бухгалтерского учета на конец рабочего дня (смены) означает неоприходование наличных денежных средств. От неоприходования следует отличать несвоевременное оприходование - прием денежных средств по приходным кассовым документам в день совершения операции и неучинение кассиром в этот же день соответствующих записей в кассовой книге;

     2) несоблюдение сроков и порядка  проведения инвентаризации кассы; 

     3) несвоевременное (не каждый день) составление отчета кассиром;

     4) нарушение лимита остатка кассы. 

     Лимит остатка кассы - предельный остаток, максимально допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе юридического лица, подразделения по состоянию на конец рабочего дня. В соответствии с п.4 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 24.08.2007 № 166, обслуживающий банк устанавливает по согласованию с руководителем юридического лица ежегодно, как правило, в течение I квартала, исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в банки, порядок и сроки сдачи наличных денег, порядок использования наличных денег из выручки юридическим лицам, лимит остатка касс юридическим лицам. Для установления порядка и сроков сдачи выручки, размеров расходования наличных денег из выручки юридическим лицам, а также лимитов остатка касс юридическим лицам в обслуживающий банк представляется заявка по соответствующей форме.

     Установленные лимит остатка кассы, порядок  и сроки сдачи выручки, разрешение на расходование наличных денег из выручки действительны в течение срока, указанного в решении банка.

     Срок  сдачи наличных денег считается  ежедневным, лимит остатка кассы - нулевым (за исключением лиц, которым  не устанавливается в соответствии с законодательством лимит остатка  кассы), а не сданные в банк наличные деньги - сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, в установленный срок. Срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит остатка кассы - нулевым со следующего рабочего дня после календарной даты, установленной для подачи заявки в банк.

     При образовании сверхлимитного остатка  кассы наличные деньги должны быть сданы в банки независимо от установленного срока сдачи наличных денег.

     В кассе юридического лица, которому установлен лимит остатка кассы, могут храниться наличные деньги в пределах лимитов остатка кассы  независимо от установленного обслуживающим  банком срока сдачи наличных денег.

     Срок  проведения проверки не должен превышать 30 рабочих дней и может быть продлен  руководителем банка.

     Если  по результатам проверки выявлены нарушения, то составляется акт и выносится  решение о применении к организации  штрафов. Если в ходе проверки (ревизии) не выявлены нарушения актов законодательства, то результаты оформляются справкой.

     Акты (справки) подписываются проводившим  проверку работником банка. Руководитель проверяемой организации, а также  главный бухгалтер обязаны подписать акт (справку) по результатам проверки. Результаты проверки рассматриваются руководителем банка в течение 3 рабочих дней с момента окончания проверки с принятием решения по выявленным фактам нарушений. При наличии возражений по акту (справке) руководитель и главный бухгалтер организации, подписывающие их, делают запись о возражении и представляют в письменном виде в банк в течение 5 рабочих дней со дня подписания акта (справки) возражения по содержанию акта (справки).

     Под систематическими нарушениями понимаются два и более нарушения одного вида, выявленные в ходе проверок, произведенных в течение календарного года, независимо от того, применялись ли ранее меры ответственности за такие нарушения. 

     2.2 Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций

     За  нарушение порядка ведения учета  кассовых операций установлена ответственность.

     В соответствии со ст.11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях  от 21.04.2003 № 194-З (с изменениями и  дополнениями, внесенными в т.ч. Законом РБ от 05.08.2008 № 428-З; далее - КоАП РБ) нарушение должностным лицом или кассиром юридического лица порядка ведения кассовых операций влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин. То же деяние, совершенное повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такое же нарушение, влечет наложение штрафа в размере от 20 до 30 базовых величин.

     Согласно  нормам ст.12.20 КоАП РБ нарушение порядка  использования кассовых суммирующих  аппаратов и специальных компьютерных систем для приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) влечет наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин, а на юридическое лицо - до 200 базовых величин.

     В соответствии со ст.12.19 КоАП РБ осуществление  платежей наличными денежными средствами с нарушением требований законодательства влечет наложение штрафа на индивидуального предпринимателя или юридическое лицо в размере от 100 до 200 % от суммы таких платежей.