ACCESS программасы

ACCESS ДЕРЕКҚОРЫНЫҢ ҚҰРЫЛЫМЫ  ТУРАЛЫ 

ҚОСЫМША МӘЛІМЕТ АЛУ 

    Дерекқордағы  кестелермен, пішіндермен, сұраулармен  және басқа нысандармен танысу түрлі  тапсырмалардың орындалуын оңайлатады, мысалы, деректерді пішінге енгізу, кестелерді қосу не жою, деректерді іздеу  немесе ауыстыру және сұрауларды іске қосу.

    Бұл мақала Access дерекқор құрылымын жалпы  шолуға мүмкіндік береді. Access бағдарламасы бірнеше құралды қамтамасыз етеді  және оларды нақты дерекқор құрылымымен  танысу үшін пайдалануға болады. Бұл мақала, сондай-ақ, әрбір құралды пайдаланудың жолын, уақытын және себебін түсіндіреді.  

    Ескерім   Бұл мақала файлдан немесе барлық деректері мен қолданба мүмкіндіктері бар файлдар жинағынан, мысалы, деректер енгізу пішіндері, тұратын дәстүрлі Access дерекқорлары туралы. Олардың кейбіреуі веб дерекқорларына, интернетте Access қызметтері бар SharePoint сервері арқылы жарияланған Access дерекқорының жаңа түріне қолданылмайды.

Бұл мақалада

• Жалпы шолу
• Дерекқордағы нысандар туралы толық ақпаратты қарау
• Құрастырушы көрінісінде кестені зерттеу
• Кестелер арасындағы қатынастар жайлы қараңыз
• Нысандардың басқа нысандарды қалай пайдаланатыны жайлы қараңыз

 

ЖАЛПЫ ШОЛУ 

    Дерекқор  нақты тақырыпқа не мақсатқа қатысты  мәліметтер жинағы болып табылады, мысалы пайдаланушы тапсырыстарын  қадағалау немесе ән жинағын қамтамасыз ету. Дерекқор компьютерде сақталмаса немесе оның тек кейбір бөлшектері ғана сақталса, түрлі келісілген әрі ұйымдастырылған қор көздерден ақпаратты қадағалауыңыз мүмкін.

    Мысалы, жабдықтаушылардың телефон нөмірлері  әр түрлі орындарда сақталады дерлік: жабдықтаушының телефон нөмірі бар карта файлында, картотекадағы өнім ақпараты файлдарында және тапсырыс ақпараты бар электрондық кестелерде. Жабдықтаушының телефон нөмірі өзгерсе, сол ақпаратты барлық үш жерден жаңартып алуыңыз қажет. Жақсартылған Access дерекқорында, телефон нөмірі бір рет сақталады, сонда тек бір жерден ғана ақпаратты жаңартуға болады. нәтижесінде, жабдықтаушының телефон нөмірін жаңартқан кезде, ол автоматты түрде дерекқордың кез келген жерінен жаңартылады.

    Access бағдарламасындағы дерекқор файлдары

    Access бағдарламасын барлық мәліметтерді  бір файлдан басқару үшін пайдалануға болады. Access дерекқор файлының ішінен төмендегі мүмкіндіктерді пайдалануға болады:

• Деректерді сұрыптауға арналған кестелер.
• Деректерді іздеуге және алуға арналған сұраулар.
• Кестелерден деректерді көру, қосу және жаңартуға арналған пішіндер.
• Нақты орналасудан деректерді талдауға немесе басып шығаруға арналған есептер.

  
 

    

1. Деректерді  бір кестеде бір рет сұрыптаңыз, бірақ оларды бірнеше жерден көріңіз. Деректерді жаңартқанда, олар автоматты түрде кез келген пайда болған жерінен жаңартылады.
2. Сұрау арқылы деректерді алу.
3. Пішін арқылы деректерді көру немесе енгізу.
4. Есеп арқылы деректерді көрсету немесе басып шығару.

Осы элементтердің  барлығы — кестелер, сұраулар, пішіндер мен есептер — бағдарламасындағы дерекқор нысандары болып табылады.  

    Ескерім   Кейбір Access дерекқорлары басқа дерекқорларда сақталатын кестелерге қатысты сілтемелерді қамтиды. Мысалы, тек кестелерден ғана тұратын бір Access дерекқор бар болып, ал басқа Access дерекқоры сол кестелерге, сондай-ақ, сілтемесі бар кестелерге негізделетін сұрауларға, пішіндерге және есептерге қатысты сілтемелерді қамтуы мүмкін. Көптеген жағдайда, кестенің сілтемесі бар кестеге жататынына немесе оның дерекқорда сақталғанына қатысы жоқ. 

    Кестелер  мен қатынастар

    Деректерді  сұрыптау үшін, қадағалайтын ақпараттың әрбір түрі үшін бір кесте жасайсыз. Ақпарат түрлері тұтынушы туралы ақпартты, өнімдерді мен тапсырыс туралы толық мәліметті қамтуы мүмкін. Деректерді сұраудағы, пішіндегі немесе есептегі бірнеше кестеден алу үшін, кестелер арасындағы қатынасты анықтайсыз.   

    Ескерім   Веб-дерекқорында қатынастарды жасау үшін, Қатынастар нысаны қойындысын пайдалану мүмкін емес. Веб-дерекқорында қатынастар жасау үшін, іздеу өрістерін пайдалануға болады.

 
 

    

1. Тарату  тізімінде бір рет болатын  тұтынушы туралы ақпарат енді Тұтынушылар кестесінде сақталады.
2. Электрондық кестеде бір рет болатын тапсырыс туралы мәлімет енді Тапсырыстар кестесінде сақталады.
3. Тұтынушы идентификаторы секілді бірегей код кесте ішінен бір жазбаны екінші жазбадан ажыратады. Бір кестенің бірегей идентификаторын басқа кестеге қосу және екі өріс арасындағы қатынасты анықтау арқылы Access бағдарламасы қатысты жазбаларды екі кестеден сәйкестендеруі мүмкін, сонда оларды пішінде, есепте немесе сұрауда біріктіруге болады.

 

    Сұраулар

    Сұрау көрсетілген шарттарға сәйкес келетін  деректерді іздеуге әрі оларды алуға мүмкіндік береді — соның ішінде бірнеше кестеден алынған деректер. Сондай-ақ, сұрауды бірнеше жазбаны бір уақытта жаңарту немесе жою деректерге алдын ала анықталған немесе жүргізілген тұтынушы есептеулерін орындау үшін пайдалануға болады. 

    Ескерім   Сұрауды жазбаларды веб дерекқорынан жаңарту не жою мақсатында пайдалануға болмайды.

1. Тұтынушылар кестесінде тұтынушылар туралы мәліметтер бар.
2. Тапсырыстар кестесінде тұтынушы тапсырыстары туралы мәліметтер бар.
3. Бұл сұрау тапсырыс нөмірі мен қажетті күн-ай деректерін Тапсырыстар кестесінен, ал компания аты мен қала деректерін Тұтынушылар кестесінен алады. Сұрау тек сәуір айында қажет болған тапсырыстарды және Лондонға қатысы бар тұтынушыларды ғана көрсетеді.

 

    Пішіндер

    Пішінді деректерді бір жолға бір уақытта оңай көру, енгізу және өзгерту үшін пайдалануға болады. Сондай-ақ, пішінді басқа әрекеттерді орындау үшін пайдалануға болады, мысалы, деректерді басқа бағдарламаға жіберу. Пішіндер әдетте кестелерде асты сызылған өрістерге қатысы бар басқару құралдарын қамтиды. Пішінді ашқанда, Access бағдарламасы деректерді бір немесе бірнеше кестеден алып, одан кейін деректерді пішінді жасаған кезде таңдаған орнынан көрсетеді. Пішінді таспадағы, пішін шеберіндегі Пішін пәрмендерінің бірін пайдалану арқылы немесе оны Құрастырушы көрінісінде жасауға болады. 

    Ескерім   Құрастырушы көрінісінің орнына, Орналасу көрінісін пішіндер мен есептерді веб дерекқорларынан жасау үшін пайдаланасыз.

1. Кестеде бір уақытта бірнеше жазба көрсетіледі, бірақ жалғыз жазбадан барлық деректерді көру үшін көлденең жылжуыңыз қажет. Сондай-ақ, кестені көріп отырғанда, деректерді бір уақытта бірнеше кестеден жаңарту мүмкін емес.
2. Пішін бір уақыттағы бір жазбаға арналған және ол өрістерді бірнеше кестеден көрсете алады. Ол суреттер мен басқа нысандарды көрсетеді.
3. Пішінде есепті басып шығару, басқа нысандарды ашу немесе бақа жағдайда тапсырмаларды автоматтандыру үшін басуға болады түймешігі бар.

 
 

    Есептер

    Есепті  деректерді жылдам талдау немесе басып  шығаруға не басқа пішіндерде нақты бір әдіспен көрсету үшін пайдалануға болады. Мысалы, әріптесіңізге деректерді топтайтын әрі қорытындыларын есептейтін есепті жіберуге болады. Немесе пошта белгілерін басып шығару үшін пішімделген мекенжай деректері бар есепті жасауға болады. 

1. Пошта белгілерін жасау үшін есепті пайдаланыңыз.
2. Диаграммадағы қорытындыны көрсету үшін есепті пайдаланыңыз.
3. Есептелетін қорытындыларды көрсету үшін есепті пайдаланыңыз.

Енді Access дерекқорларының негізгі құрылымын  біліп, нақты Access дерекқорын зерттеу үшін, кірістірілген құралдарды пайдалану жолын білу үшін оқыңыз.

Дерекқордағы  нысандар туралы толық  мәліметтерді қараңыз

Нақты дерекқор туралы білудің ең тиімді жолы дерекқор құжаттағышын пайдалану болып табылады. Дерекқор құжаттағышын дерекқордағы нысандар туралы толық ақпараты бар есепті жасау үшін пайдаланасыз. Ең алдымен есепте толық мәліметі берілетін нысандарды таңдайсыз. Деректер құжаттағышын іске қосқанда, оның есебіне таңдалған дерекқор нысандары туралы барлық мәліметтер енеді.

1. Құжаттау үшін, дерекқорды ашыңыз.
2. Дерекқормен жұмыс істеу қойындысындағы Талдау тобынан Дерекқор құжаттаушысы тармағын таңдаңыз.
3. Құжаттаушы тілқатысу терезесінен құжаттау үшін дерекқор нысаны түрін көрсететін қойындыны нұқыңыз. Дерекқордағы бар нысандарға байланысты есеп жасау үшін, Нысандардың барлық түрлері қойындысын нұқыңыз.
4. Қойындыда тізімделген бір немесе бірнеше нысанды іріктеңіз. Қойындыдағы бар нысанды іріктеу үшін, Бәрін бөлектеу параметрін таңдаңыз.
5. Жарайды түймешігін басыңыз.

Дерекқор  құжаттағышы әрбір таңдалған нысан жайлы толық ақпартты қамтитын есепті жасайды, одан кейін оны Басып шығару көрінісінде ашады. Мысалы, Дерекқор құжаттағышын деректерді енгізу нүктесіне қарсы іске қосқан жағдайда, құжаттағышпен жасалған есеп тұтас пішін үшін әрі пішіндегі іріктеу үшін және түймешіктер, белгілер, мәтін жолақтары мен пішіндегі басқа басқару элементтері және кез келген код модульдері мен пішінге қатысы бар пайдаланушы рұқсаттары үшін сипаттарды тізімдейді.

6. Есепті басып шығару үшін, Алдын ала қарап алу қойындысындағы Басып шығару тобынан Басып шығару пәрменін таңдаңыз.

 

Кестені Құрастырушы көрінісінде зерттеу 

    Ескерім   Құрастырушы көрінісі веб дерекқорындағы кейбір кестелер үшін қол жетімсіз.

    Құрастырушы көрінісінде кестені ашу кесте  құрылымынан толық көрінісін  береді. Мысалы, әрбір өріс үшін деректер түрі параметрін, кез келген кіріс маскаларын табуға немесе кестенің пайдаланып жатқан іздеу өрістерін  — деректерді басқа кестелерден шығарып алатын сұрауларды пайдаланатын өрістер көруге болады. Бұл ақпарат пайдалы болады, себебі деректер түрлері мен кіріс маскалары деректерді іздеу және сұрауларды жаңартуды іске қосу мүмкіндігіне әсер етуі мүмкін. Мысалы, басқа кестедегі ұқсас өрістерден деректерді көшіру арқылы үшін бір кестеден нақты өрістерді жаңарту мақсатында жаңарту сұрауын пайдалануға болады. Сұрау қор көз және тағайындау кестелеріндегі әрбір өріс үшін деректер түрлерін сәйкес келмесе, іске қосылмайды.

1. Талдау үшін, дерекқорды ашыңыз.
2. Шарлау аумағынан зерттеу үшін, кестені тінтуірдің оң жақ түймешігімен нұқып, мәтінмәндік мәзірдегі Құрастырушы көрінісі тармағын таңдаңыз.
3. Қажет болғанда, әрбір кесте өрісі үшін атауды ескеріп, әр өріске деректер түрін тағайындаңыз.

Өріске тағайындалатын деректер түрі пайдаланушы өріске енгізе алатын деректердің өлшемі мен түрін шектеуі мүмкін. Мысалы, пайдаланушылар мәтін өрісінде 20 таңбаға дейін шектеп, мәтіндік деректерді сандық деректер өрісіне орнатылған өрісіне енгізе алмайды.

4. Өрісті іздеу өрісіне жататындығын анықтау үшін, Өріс сипаттары тармағының астындағы, яғни кесте құрастырушы торының астыңғы бөлігіндегі Қондырмалы қойындысын нұқыңыз .

Іздеу өрісі мәндердің жинағын көрсетеді (аты мен тегі секілді бір немесе бірнеше өріс), бірақ әдетте мәндердің  түрле жинағын сақтайды (сандық идентификатор  секілді, бір өрісті). Мысалы, іздеу өрісі қызметкердің идентификатор санын сақтауы мүмкін (сұрыпталған мән), бірақ ол қызметкердің атын көрсетеді (көрсетілетін мән). Өрнектерде немесе табу және ауыстыру әрекеттерінде іздеу өрісін пайдаланғанда, сұрыпталған мәнді көрсетілетін мәннің орнына пайдаланасыз. Іздеу өрісінің сұрыпталған және көрсетілген мәндермен таныс болу іздеу өрісін пайдаланатын өрнектің не табу және ауыстыру әкететінің дұрыс жұмыс жасайтынын тексерудің ең тиімді жолы.