Автоматизированные информационные технологии в офисе

• Настройка параметров

    Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же основные функции настройки рабочей среды, что и Word.

    В Excel 2002 разработчики Microsoft реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:

1. При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.
2. Доступны новые числовые форматы с символом евро.
3. Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.
4. Microsoft Excel 2002 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.
5. Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.
6. Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.
7. Существует возможность создания и выполнения запросов для загрузки данных, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2002 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.
8. Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе. Пользователи также могут обновлять данные, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.
9. После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных данных. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.
10. Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы данных, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.
11. Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.
12. Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.
13. Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.
14. Существует возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз данных OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам данных. Базы данных и кубы OLAP организуют данные в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление данных по сравнению с использованием традиционных баз данных.
15. Данные из текстовых файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания других запросов к базам данных. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.
16. Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созданные с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. Microsoft Office 2002 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен.

    2.1.3 Другие программы

    Графические редакторы

    Графический редактор – программа, предназначенная для создания и редактирования графических файлов. Существует множество различных форматов графических файлов, и, соответственно, графических редакторов, работающих с этими форматами. Все графические форматы делятся на две большие группы: форматы растровой и форматы векторной графики.

    В файле, содержащем в растровую графику, содержится информация о цвете каждого  пикселя (от английского pixel – Picture Element) и общий размер картинки. Из достоинств растровой графики можно отметить большую точность изображения, а, следовательно, и возможность сохранить в этом формате любую графическую информацию, возможность изменять яркость, контрастность, количество допустимых цветов, размер, размытость, четкость и множество других параметров, определяемых возможностями графического редактора. Самым же большим недостатком растровых изображений является объем места, занимаемого ими на носителе. Например, фотография см, т.е. в пикселях , учитывая, что каждый пиксель занимает 24 байта (что соответствует 16777216 цветам, а именно столько необходимо для качественного отображения фотографий), будет занимать . Хотя и существуют форматы растровой графики, использующие сжатие (например, JPEG), все равно не рационально хранить изображение, состоящее из нескольких геометрических фигур, в растровых форматах, так как при этом даже незначащие пиксели (например, пиксели фона) также занимают место. Наиболее распространенными растровыми редакторами являются Paint – графический редактор, поставляющийся вместе с Windows, ACDSee – программа, предназначенная в основном для просмотра, хотя и имеет редактор, предоставляющий основные функции для обработки растровых изображений, PhotoShop – мощный графический редактор с огромным набором средств редактирования растровых изображений, предназначенный скорее для профессионального использования.

    Файлы векторных изображений содержат, в отличие от растровых, информацию не о каждом пикселе, а только о  координатах, необходимых для построения геометрических фигур. Преимуществами векторной графики являются простота создания и редактирования изображений и малое занимаемое ими место на носителе. С векторной графикой могут работать приложения Office (например, таблица является векторным изображением), наиболее известным редактором векторной графики является Corel Draw, представляющий собой мощное средство обработки векторной графики для профессионального использования. 

    Архиваторы

    Архиваторы  – программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз  (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR – почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков. 

    Антивирусы

    Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус – программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от безобидных шуток (например, существует вирус, выдающий через определенный момент времени сообщение типа: «Хочу печенья!» и т.п.), до непоправимого ущерба всей системе (например, как вам понравится то, что в один прекрасный день файловая система вашего HDD окажется полностью неработоспособной). Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов, применяющих различные средства борьбы с вирусами, но можно выделить из них три типа антивирусов: сканеры – программы, обнаруживающие вирусы, доктора, занимающиеся удалением вирусов и фильтры или, как их часто называют, вотчеры (от английского watcher – наблюдатель, страж), которые постоянно находятся в памяти и просматривают потоки информации на предмет вирусов. Среди антивирусов можно отметить Antiviral Toolkit Pro (AVP), совмещающий в себе функции сканера и доктора, а более поздние версии имеют и встроенный вотчер, Dr. Web, также являющийся и сканером, и доктором, Norton Antivirus – многофункциональный пакет по борьбе с вирусами, включающий кроме сканера, доктора и вотчера еще ряд антивирусных средств. 

    2.2 Бухгалтерские программы

    2.2.1 1C: Бухгалтерия

    Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной  бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.

    Программа предоставляет возможность ручного  и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.

    На  основании введенных проводок может  быть выполнен расчет итогов. Итоги  могут выводиться за квартал, год, месяц  и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет). После расчета итогов программа формирует различные ведомости.

    Помимо  этого программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

    Система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.

    САБУ  производства «1С» - самые известные и продаваемые в России. Развитая дилерская сеть (более 1100 дилеров), работа по методике франчайзинга, грамотная маркетинговая стратегия, мощная рекламная  
поддержка и удачное функциональное наполнение обеспечили огромную популярность этим продуктам. В помощь пользователям выпущены методические пособия, во многих регионах страны созданы авторизованные учебные центры.  

    2.2.2 Aubi

    «АУБИ» может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать «АУБИ» на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов, информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т.д.

    Отметим, что «АУБИ» может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей «АУБИ» отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с «АУБИ» и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа.  

   2.2.3 Парус-бухгалтерия

    Эта система предназначена для подготовки и учета документов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, накопления информации о совершенных хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах, получения внутренней и внешней отчетности. Система поставляется в различных комплектациях в зависимости от необходимости ведения учета операций в валюте, расширенного аналитического учета, учета торговых операций. 

    2.2.4 Инфин – Бухгалтерия

    «ИНФИН-Бухгалтерия» ориентирована на средние и крупные предприятия со сложным учетом и не требует внедрения и обучения. Осуществляется полный балансовый и забалансовый учет. Возможна работа с несколькими предприятиями на одном рабочем месте, а также объединение данных, введенных с разных рабочих мест.

    Сетевая версия работает в разных типах сети, а система блокировок и синхронизации сетевых процессов позволяет независимо работать с данными нескольким пользователям и видеть в динамике изменения, вносимые с других рабочих станций. Всевозможные сортировки, выборки, изменение порядка аналитик в балансовых счетах позволяют получать документ в разных разрезах информации.

    Работа  возможна в любом периоде, как  в закрытых месяцах, так и в  любых будущих, что полезно для  оперативного ввода первичных документов и корректировки уже введенной информации. Изменение данных в закрытых месяцах вызывает автоматический пересчет остатков.

    Предусмотрена парольная защита информации с разными  уровнями доступа.

    Программа «Бухгалтерия» выполнена в вариантах «Мини», «Макси», «Супер» и «Элит», которые отличаются по функциональным возможностям и по стоимости, что позволяет пользователю выбрать необходимую конфигурацию программы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Автоматизированные  информационные технологии  на

      ООО кафе «Флагман»

    3.1 Характеристика предприятия

    Полное  фирменное наименование предприятия - общество с ограниченной ответственностью кафе «Флагман».

    Основными целями деятельности предприятия являются:

• наиболее качественное и полное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций, граждан в продукции (работах, услугах), производимых обществом;
• привлечение и эффективное использование в народном хозяйстве РФ материальных и финансовых ресурсов, передовых технологий, управленческого опыта с целью получения прибыли.