Информационная система

4.Подключение дополнительных устройств. Дополнительно на кассу устанавливается сканер штрих-кода и принтер квитанций. Сканер штрих-кода позволяет осуществлять розничную продажу товаров со склада в автоматическом режиме, а также идентифицировать клиентов по пластиковым картам со штрих - кодом. Для увеличения лояльности клиентов и контроля за работой кассира, каждому клиенту распечатывается квитанция через принтер квитанций на оказанные услуги. Квитанция распечатывается в двух экземплярах: одна для клиента – клиент получает информацию по состоянию своего лицевого счета, а также убеждается в корректности проведения услуг, вторая квитанция остается в салоне и служит отчетным документом кассира.

3.1. Возможности, предоставляемые программой «UNIVERSE-Красота»

Компьютерная  программа «UNIVERSE-Красота» включает в себя следующие возможности [5]:

1. Работа с клиентами:

 

Рис. 2 Формы «Работа с клиентами»

а)

• Ведение базы данных клиентов
• Учет накопительной системы скидок
• Учет депозитов клиентов
• Работа с корпоративными клиентами
• Система пластиковых карт
• Напоминания о днях рождения клиентов
• Автоматическая рассылка по E-mail    адресам
• Возможность создания почтовой рассылки
• Выписка клиентам группы услуг (абонементы)
• Печать квитанций клиентам

 

б)

• Обслуживание клиентов
• Предварительная запись клиентов
• Рейтинг посещаемости клиентов
• История визитов по каждому клиенту
• Отчет по потерянным клиентам
• Оценка эффективности рекламных акций
• Отчеты по новым клиентам
• Отчет по остаткам средств на счетах клиентов
• Отчеты по проданным абонементам

 

 

2. Управление персоналом:

 

Рис.3 Формы «Работа с персоналом»

а)

• Ведение базы данных по сотрудникам
• Учет рабочего времени сотрудников
• Вход/выход  по персональным картам
• Работа с пластиковыми картами сотрудников
• Автоматический расчет заработной платы
• Выдача авансов
• Система штрафов и премий
• Формирования графика работы мастеров
• Отчеты по расчетам заработной платы
• Сравнительный анализ работы персонала

 

б)

• Выручка по мастерам
• Загруженность сотрудников
• Табель учета рабочего времени
• Рейтинг  мастеров по клиентам
• Сводная ведомость по заработной плате
• Постоянные клиенты по каждому мастеру
• Отчет по выданным материалам сотруднику
• Остатки материалов по сотрудникам
• Анализ перерасхода материалов

 

 

3. Складской учёт:

 

Рис.4 Формы «Ведение складского учета»

а)

• Ведение справочников товаров и услуг
• Возможность занесения товаров в любых единицах измерения
• Учет товаров по штрих-коду и артиклю
• Составление калькуляционных карт услуг
• Оценка рентабельности услуг
• Автоматическая печать прайс-листа
• Возможность печати ценников на товары
• Совместная работа со сканерами штрих-кода
• Возможность подключения принтера этикеток

 

б)

• Учет прихода товаров на склад
• Ведение расчетов с поставщиками
• Возможность ведения нескольких складов
• Перемещение товаров между складами
• Списание товаров со склада
• Выдача материалов в работу мастерам
• Списание материалов с мастеров
• Возврат товара поставщикам
• Списание материалов по нормам
• Напоминания о критическом остатке товаров

 
 

в)

• Отчет по состоянию склада
• Карточка движения товара
• Товарно-оборотная ведомость
• Отчет по проданным товарам
• Отчет по оказанным услугам
• Отчет по доходности от продажи товаров
• Отчет по расходу материалов
• Оценка перерасхода материалов
• Динамика востребованности услуг

 

 

4. Касса и финансы:

 

Рис.5 Форма  «Работа с финансами»

• Ведение кассы  салона красоты 
• Наличная и безналичная форма расчета
• Возможность расчетов по бартеру или депозиту
• Двух валютная система расчетов
• Возможность подключения ККМ (опция)
• Учет операций прихода/расхода средств 
• Отчет по состоянию кассы
• Сводный отчет по кассовым операциям
• Суточный отчет
• Общий финансовый отчет

 

5. Дополнительные  возможности:

 

Рис.6 Форма  «Администрирование»

• Разграничение прав доступа для пользователей 
• Возможность изменения пользователя без перезапуска программы
• Автоматическое резервное копирования базы данных
• Ведение журнала по всем операциям в программе
• Выгрузка данных в Excel
• Встроенная система напоминаний
• Встроенная система помощи

 

В условиях, когда потребителю предлагается широкий спектр качественных товаров и услуг, необходимы дополнительные меры, определяющие выбор клиента в пользу именно данного салона красоты. В наш век передовых информационных технологий на помощь талантливому руководителю приходят CRM-технологии. CRM (Client Relations Management) в дословном переводе означает - «управление отношениями с клиентами» и несет в себе идеологию персонального и адресного общения с клиентами. На сегодняшний день CRM-технология, как правило, реализуется в программных продуктах управления производством, в том числе создаваемых для индустрии красоты. Такие возможности, как адресная рассылка по почте и e-mail помогают удержать постоянных клиентов, проводить маркетинговые исследования, определять предпочтения клиентов и проводить рекламные кампании. Анализируя информацию, полученную от постоянных клиентов, получаем наиболее достоверную картину о состоянии дел в салоне. Например, можно провести опрос или рекламную акцию, используя возможности почтовой или Интернет - рассылки. Затем, оценив результаты опроса, принять наиболее мотивированное решение о внедрении новинок или проведении каких-либо структурных изменений.

В программе  имеется возможность оценивать  эффект от проводимых рекламных акций, качество работы подразделений салона и многие другие параметры. Используя данный инструмент можно, к примеру, получить ответы на вопросы:

• Насколько эффективно применение того или иного вида рекламы (и по количеству обращений, и по количеству реальных продаж)
• Степень удовлетворенности клиентов салона отдельными видами услуг, косметологическими линиями, качеством обслуживания.

 

Автоматизация салона красоты на базе локальной сети предполагает разграничение доступа к базам данных и отчётам, что обеспечивает необходимую защиту от несанкционированных действий. В компьютер, установленный в кабинете директора, будут стекаться все данные о посещаемости салона, расходе материалов, рейтинге специалистов, соблюдении рабочего графика, финансовых операциях, движениях товара по складу. На рецепции будут собираться данные о клиентах и вся информация, связанная с обслуживанием посетителей. Маркетолог сможет воспользоваться отдельным функционалом, предоставляющим возможность использования оценки эффективности рекламных акций, своевременной клиентской рассылки и других инструментов электронного маркетинга и рекламы. У бухгалтера собираются данные, связные с финансами, а также с помощью своего блока бухгалтер ведет весь бухгалтерский учет. Программное звено кладовщика обеспечивает складской учет, собирая все данные о движении товара. Касса также работает с автономным программным звеном, предназначенным для учёта наличных и безналичных средств. То есть автоматизация салона красоты на основе программы «UNIVERSE-Красота» позволяет распределить соответствующие блоки программного продукта между профильными специалистами с введением централизованного контроля со стороны директора.   

3.2. Технологическая схема сбора, хранения, обработки и передачи информации

                                                                     

Директор

Бухгалтер                                                                                                        Маркетолог

 

                                                                                                                                     

                                                                                                              
 
 
 
 

                                                                       Интернет  
 
 
 
 
 
 

Кассир                                                Кладовщик                                               Администратор                                           
 
 
 
 
 
 

Рис.7 Технологическая  схема сбора, хранения, обработки  и передачи информации 

Администратор работает с формами «Работа с клиентами» (рис.2). Этот функционал помогает собрать и обработать всю статистику работы с клиентами, осуществлять предварительную запись и вести учет накопительных скидок. Администратор также работает с формами «Работа с персоналом» (рис.3),что позволяет ему вести базу данных по сотрудникам, а также анализировать их деятельность и продуктивную работу с кадрами.

Кладовщик работает с формами «Ведение складского учета» (рис. 4), с помощью которых он ведет справочники товаров, осуществляет учет прихода товаров на склад, ведет расчеты с поставщиками, подготавливает отчет о состоянии склада и т.д. Этот раздел программы помогает избежать любых потерь товара, наглядно демонстрируя движение продукции по складу.

Кассир работает с формой «Работа с финансами» (рис.5), с помощью которого он ведет кассу салона, осуществляет расчеты и составляет сводный отчет по кассовым операциям.

Бухгалтер работает с формами «Работа с персоналом» (рис.3), с помощью которого он осуществляет расчет зарплаты, и с формой работы с финансами (рис.5), который позволяет ему осуществлять финансовые операции и контроль.

Маркетолог работает с формами «Работа с клиентами» (рис.2), которые позволяют осуществлять автоматическую рассылку по E-mail адресам, создание почтовой рассылки и оценку эффективности рекламных акций. Директор работает со всеми формами, осуществляя полный контроль над всем.

Вид топологии разработанной сети приведен на рисунке 8. 

   Принтер                          Бухгалтер                                           Директор

                                                                                                                        

                                                                                                                                                               Интернет