Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

 Существенное  влияние на эффективность полнотекстовых ИС оказывает морфологический разбор при индексировании документов и запросов. Морфологический разбор позволяет выделять общую для однокоренных слов словоформу, а также выделять лексемы, т. е. слова, отличающиеся окончаниями, приставками и суффиксами.

 В результате индексирования поисковый образ  каждого нового документа представляется набором словоформ из глобального словаря, присутствующих в тексте документа, и поступает в виде соответствующего двоичного вектора для дополнения индекса системы.

 

Индекс строится по инвертированной схеме и в двоичном виде отражает весь (полный) текст учтенных или накопленных документов.

 При удалении документа из системы соответственно удаляется и поисковый образ документа.

  Через интерфейс запросов пользователь в  терминах ИПЯ делает запрос, который  обрабатывается поисковой машиной. Механизм поиска основывается на тех или иных алгоритмах и критериях сравнения поискового образа запроса с поисковыми образами документов, образующими индекс системы. Результатом поиска является определение номеров документов, поисковые образы которых соответствуют поисковому образу запроса. Далее специальная подсистема на основе установленных в хранилище указательных конструкций извлекает и доставляет соответствующие документы пользователю.

  Примером  полнотекстовых информационно-поисковых  систем являются автоматизированные информационные системы по законодательству.

 Автоматизированная  информационная система  по законодательству (АИСЗ) — это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и инструменты для работы с ним . Эти инструменты позволяют производить поиск документов, формировать подборки документов, печатать документы.

 АИСЗ  являются частью следующих типов  информационных систем .

1. Справочно-информационные системы общего назначения, ориентированные на доступ пользователей к нормативно-правовым 
   актам. К этим системам относятся «Консультант Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др.
2. Глобальные информационные службы (хост-системы), предоставляющие доступ удаленным пользователям к библиографической, полнотекстовой или другой информации. Крупнейшей в мире коммерческой службой, обеспечивающей доступ к юридической информации, является система LEXIS (США).
3. Системы информационной поддержки деятельности .правотворческих органов. Спецификой таких систем является необходимость хранения и поиска многих версий и редакций нормативно-правовых документов, с учетом вносимых поправок и изменений.
4. Системы автоматизации делопроизводства судов, милиции и других правоохранительных органов.

 

Основными особенностями  АИСЗ являются :

    *необходимость предоставления адресного доступа к полным текстам;

• в информационных языках для поиска в БД по законодательству 
  необходим учет контекстных связей, регламентированных прилагательных (типа «обязательный», «произвольный» и др.);

* тексты  нормативных актов должны подвергаться  так называемой юридической обработке,  при которой тексту приписываются  не только классификационные индексы, ключевые слова или дескрипторы (как при обычном индексировании), но и комментарии специалистов, ссылки на предшествующие версии, связанные документы, решения судов и др. 

 В 1992 году образовалось НПП «Гарант-Сервис». В этом же году была создана общероссийская сеть «Консультант Плюс», которая охватила множество городов России. В настоящее время наиболее распространена АИСЗ «Консультант Плюс». Система «Гарант» занимает второе место в России по количеству пользователей.

 На  третьем месте находится достаточно популярный продукт — информационно-поисковая  система «Кодекс», которая разработана  малым государственным предприятием «Центр компьютерных разработок».

 На  российском рынке АИСЗ представлены также следующие продукты, созданные государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств:

• «Эталон» (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
• «Система» (НТЦ «Система» при ФАПСИ).

 Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как :

• «ЮСИС» (фирма «Инталекс»);
• «Референт» (ЗАО «Референт-Сервис»);
• «Ваше право» и «Юрисконсульт» (фирма «Информационные 
  системы и технологии»);
• «1С: Кодекс», «1С: Гарант», «1С: Эталон» (компания «1С»). 
   
  

Информационные  банки РФ включают следующие уровни данных:

• федеральное законодательство; 
  * местное законодательство;

* ненормативные материалы (консультации экспертов, бланки деловых документов, проспекты эмиссии ценных бумаг коммерческих банков и т. п.).

 

  При юридической обработке (индексировании) используется Общеправовой классификатор отраслей законодательства, утвержденный указом президента РФ № 2171 от 16 декабря 1993 года.

  Существуют  два источника получения правовой информации разработчиком для включения в систему: официальная рассылка подписавшего ведомства и опубликование в периодической печати.

  Официальная рассылка — основной источник информации для систем «Консультант Плюс», «Гарант» и «Кодекс». Следует заметить, что государственные органы выступают не только в качестве источников информации, но и сами являются пользователями систем, т. е. прямо заинтересованы в оперативном и достоверном пополнении информационного банка. Поэтому, как правило, документы передаются из органов государственной власти сразу же после их подписания.

  Сеть  «Консультант Плюс» имеет прямые договоры об обмене информацией с основными федеральными органами (среди них — Администрация Президента РФ, Министерство финансов РФ, Центральный банк РФ, Федеральная налоговая служба и др.), а также с местными органами власти. Благодаря аналогичным договорам, нормативные акты достаточно оперативно попадают и в систему «Гарант» .

  Юридическая база «Кодекс» ведется при содействии юридического комитета мэрии Санкт-Петербурга. Документы для данной системы поступают в «Центр компьютерных разработок» на основе договоров не напрямую с органами власти, а с их представительствами в Санкт-Петербурге .

  Публикации  в печатных изданиях. Выделяют три группы таких источников. К первой относятся все издания, в которых публикация нормативных актов считается официальной: «Бюллетень международных договоров», «Вестник ЦБ РФ», «Российская газета», «Российские вести» и др. Вторую группу составляют издания, не признанные официальными, но в состав учредителей которых входят российские министерства и ведомства: «Бюллетень Верховного суда РФ», «Финансовая газета» и т. д. Наконец, в третью группу входят издания, публикация документов в которых считается достоверной. Такие издания или имеют достаточно большой тираж, или пользуются авторитетом в среде специалистов: «Закон», «Хозяйство и право», «Экономика и жизнь» и др.

  Основными параметрами, позволяющими определить качество содержания информационной базы, являются :

• полнота информации;
• достоверность информации;

* оперативность  обновления информации.

Параметры, характеризующие  качество программной оболочки:

• поисковые возможности системы;
• средства актуализации информации;
• дополнительные сервисные функции.

 Оценка  полноты, достоверности и оперативности  обновления информации основывается на количественных показателях. Оценка же качества юридической обработки поступающих в информационный банк документов достаточно субъективна.

 Без юридической обработки АИСЗ является всего лишь электронным аналогом бумажных изданий. Ее цель — систематизация документов для повышения эффективности их дальнейшего использования. Юридическая обработка обычно состоит из следующих основных этапов:

• классификация документов;
• выявление взаимосвязей между различными документами;
• составление примечаний к документу.

 Классификация документов предназначена для последующего их поиска по некоторым признакам, формальным или неформальным. Классификация производится на основании классификатора данной системы. Как известно, классификатор — это иерархическая структура, содержащая все понятия, используемые для описания документов, входящих в информационную базу.

 Доступ  пользователя к информации, хранящейся в АИСЗ, может осуществляться двумя способами, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки :

* работа с  удаленной базой;

* работа с локальной базой.

 При работе с удаленной базой пользователю нет необходимости хранить на своем компьютере данные системы, они хранятся на сервере разработчика и доступны через сеть. Большинство АИСЗ имеют версии, доступные через глобальную сеть Интернет. Основное преимущество работы с такими версиями заключается в том, что пользователь всегда имеет доступ к самым последним данным ].

 Однако  для работы с удаленной базой  пользователю необходим доступ к Интернету. Зачастую скорость передачи информации через Интернет низкая из-за плохого качества каналов, а стоимость доступа достаточно высокая. Поэтому иногда более выгоден вариант работы с локальной базой, которая доступна в любой момент. Недостатком этого варианта по сравнению с предыдущим является более продолжительный период актуализации информации.

Контрольные вопросы

1. В чем заключались предпосылки появления и распространения 
   ДИС?
2. Дайте понятие ДИС. Какие различают группы ДИС?
3. Охарактеризуйте функционирование ДИС на основе индексирования.
4. Дайте понятие информационно-поискового языка. Назовите элементы ИПЯ.
5. Назовите виды ИПЯ.
6. Охарактеризуйте системы перечислительной, систематизированной, фасетной классификации.
7. Назовите дескрипторные информационно-поисковые языки. Дайте понятие дескриптора.
8. Охарактеризуйте структуру информационно-поискового тезауруса.
9. Дайте классификацию ИПЯ.
10. Охарактеризуйте подходы к автоматическому индексированию.
11. Охарактеризуйте полнотекстовые информационно-поисковые системы.
12. Дайте понятие автоматизированной информационной системы 
    по законодательству.
13. Перечислите особенности и качественные характеристики АИСЗ.
14. Назовите источники пополнения документальной базы АИСЗ.
15. В чем заключается сущность юридической обработки документов, помещаемых в базу АИСЗ?