Информационные технологии

Федеральное агентство по образованию

Псковский государственный  педагогический университет

 

 

 

РЕФЕРАТ

По дисциплине : информационные технологии.

                                                     Выполнила  студентка

                                                                              Факультета   менеджмента

                                                                             Отделения   ГМУ

                                                                              Группы 0912/4

                                                                              Уварова  Ек. Т.

                                                                              Проверил:

Псков, 2012

 

План

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие информации.

        В переводе с латинского слово «информация» означает сообщение о каком-либо факте, событии, объекте, явлении и т.п.

Информация – сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и  состоянии, которые уменьшают имеющуюся  степень неопределенности, неполноты  знаний. Информация – это сведения, которые можно собирать, хранить, передавать, обрабатывать, использовать.                     

2. Потребность в информации.

        Инвесторам нужна информация о финансовом состоянии предприятия и его будущей перспективе. Банкирам и поставщикам нужна информация, чтобы оценить доходность и финансовое состояние предприятия прежде, чем делать займы или предоставлять кредит. Государственные учреждения требуют множество отчетов, которые раскрывают финансовую и производственную деятельность для целей налогообложения и регулирования. Профсоюзы интересуются доходами организаций, в которых работают их члены. Очень многие люди связаны с информацией и зависят от нее. Это менеджеры и служащие, которые отвечают за управление и функционирование организации. Их потребности различны – от обслуживания текущих счетов до стратегической информации на уровне корпорации.                                                                                 -      Производство информации, необходимой для того, чтобы оперировать и управлять всей этой сложностью, постепенно становится вопросом выживания, а не просто чем-то желательным для улучшения эффективности.                                    -       В результате все большее распространение в профессии менеджера и бухгалтера получает овладение навыками в ИС, чтобы выполнять следующие задачи:  Получать и анализировать данные о компании, готовить отчеты и принимать решения. Чтобы выполнять эти функции, используются различные ИС, электронные таблицы, текстовые процессоры, базы данных, пакеты графики, программное обеспечение поддержки решений, экспертные системы, и другие пакеты программ.  Помогать в разработке и реализации новых ИС, а также в оценке и улучшении существующих. Входить в общественные и корпоративные базы данных, чтобы знакомиться с бухгалтерскими или аудиторскими стандартами, налоговыми нормативами, а также находить информацию, нужную для принятия административных решений, например, после анализа продаж, материально-производственных запасов или цен.                                                       -       Общаться с другими, используя достижения технологии - электронную почту (E-mail) и электронный обмен данными (electronic data interchange - EDI). Кроме того, находясь в разных местах, многие используют программы для групповой работы, чтобы одновременно работать над совместными проектами.

3. Определение информации

        Данные - это факты, которые введены, сохранены и обработаны ИС. Информация - это данные, помещенные в значимый и полезный контекст и сообщенные получателю, который использует их для принятия решения. Данные перерабатываются в информацию так, чтобы те, кто принимает решения, могли это делать лучше. Как правило, чем лучше качество информации, доступной лицам, принимающим решения (ЛПР), тем больше шансов получить надежное решение.                                                                           -      Информирование предполагает процесс передачи и приема сведений или знаний. Информация извещает и уведомляет, удивляет и стимулирует, уменьшает неопределенность, показывает дополнительные возможности, помогает устранить несоответствия или недостатки, воздействует на людей, стимулируя их к действиям.                                                                                              -      Информация состоит из данных, изображений, текстов, документов, и голоса, часто переплетающихся, но всегда организованных в общем, значимом контексте.  Термин данные будет использоваться далее, чтобы охватить все компоненты информации, но важно помнить, что информация - более чем просто числа. Простая схема, показывающая, как мы будем думать об информации, показана на рисунке 1.1. Обратите внимание, что данные, которые должны обрабатываться, могут быть просто введены, могут быть взяты из хранилища, или получены из обоих источников. Еще одно понятие для запоминания – это цикл информации. Чтобы создать информацию, данные обрабатываются с помощью моделей; получатель, (лицо, принимающее решение - ЛПР) обладая информацией, принимает решение и действует; это приводит к ответным действиям или событиям, которые в свою очередь порождают разнообразные данные, они фиксируются и служат в качестве входа; и цикл начинается сначала. 

 Рисунок 1.1    Цикл информации 

 

4Атрибуты информации

        Чтобы быть полезной, информация должна обладать характеристиками, описанными ниже. Это ключевые атрибуты информации.                                        -       Информация свободна от ошибок и пристрастности. В некоторых организациях, например, мы обнаруживаем, что менеджеры среднего звена обладают большим влиянием на решения высшего руководства, поскольку они выступают в качестве "привратников" при прохождении информации между средним, нижним и верхним уровнем управления. Такая власть над информацией позволяет менеджерам среднего звена манипулировать информацией или искажать ее с целью гарантировать, что принятые решения отражают их насущные интересы.                                                                                     -      Проверяемость означает, что два квалифицированных специалиста могут создать одну и ту же информацию независимо друг от друга. Часто организации применяют независимые источники информации, чтобы производить и распространять ее непосредственно на каждом уровне управления, уменьшая тем самым тенденцию пристрастности.                                                                              Своевременность. Доставка информации получателям в рамках необходимых временных границ - другой ключевой атрибут качества информации. Например, вчерашняя газета сегодня, отклонения от стандарта, сообщенные после того, как может быть предпринято какое-либо действие, или запоздавшая на день или два котировка акций. Своевременность просто означает, что получатели могут получить информацию, когда им это нужно.                                                 Актуальность. Попросту говоря, отвечает ли информация на вопросы получателя «что, почему, где, когда, кто, и как?» Например, положение судна может быть дано как «На пути в Гибралтар». Эта информация может быть точной и своевременной, и в то же время она может быть неактуальной, если получатель хочет знать, прошло судно промежуточный порт назначения или нет. Более подходящий ответ для этого конкретного получателя может быть "в 14:00 17 декабря 1997г. оно находилось на 38 градусах с.ш. и 51 градусах з.д." Информация увеличивает осведомленность или ценна для ЛПР за счет уменьшения неопределенности, повышения их возможности в предсказании или подтверждая или корректируя более ранние ожидания. Более того, информация, актуальная для одного получателя, не обязательно актуальна для другого.  Понятность означает, что информация должна быть предоставлена в ясном и понятном формате. Это означает, что информация точно отражает значение данных, на которых она основана и дает точную картину ее получателю, который может затребовать представление в графической, а не в табличной форме. Потребитель информации, ЛПР, должен делать свою часть работы, используя свою квалификацию, и как можно меньше времени тратить на выяснения и уточнения.                                                                                        Полнота. Информация должна содержать все важные данные, которых ожидают от нее пользователи.                                                                                                        -      Отсутствие любого из этих атрибутов приводит к тому, что ИС отторгается организацией. Для обеспечения этих свойств необходимо принимать специальные меры при разработке и эксплуатации ИС, соответственно, затрачивая определенные средства на поддержание полезности информации. 

Информация и организация.

Существенные компоненты организации могут рассматриваться  с точки зрения рабочего места, культуры, основных фондов или заинтересованных лиц. Для хорошей работы организации  эти компоненты должны ориентироваться  на одну цель и синхронизироваться друг с другом. Информация - ключевой компонент, который позволяет организации  достигать и удерживаться в состоянии  единения и гармонии. Объясним детали каждого компонента, изображенного  на рисунке 1.2.                                                                                                                                       Рисунок 1.2    Основные компоненты организации

 

Рабочее место.

       Организация состоит из людей, которые объединяются для общей цели - чтобы создавать и предлагать продукт или услугу. Например, изготовитель перерабатывает сырье в конечный продукт; банк обеспечивает финансовые услуги; больница предоставляет медицинские услуги. Чтобы достигнуть целей организации, работа делится между людьми в соответствии с их навыками и целями работы, а затем соединяется вместе для общего согласования. Работа включает физическую и умственную деятельность, а в некоторых случаях - слияние обоих. Рассмотрим рабочее место с точки зрения производственных рабочих, имеющих физическую ориентацию и информационных работников, которые имеют умственную ориентацию.                                                                            -        Производственные работники. Это рабочие, непосредственно связанные с производством и распределением продуктов или предоставлением услуги. В производящей организации, например, производственные рабочие заняты преобразованием сырья в готовую продукцию. Другие, кто не работает непосредственно с изделиями, но считается производственными рабочими - это операторы челюстных погрузчиков, кладовщики, инспекторы, водители грузовиков, и так далее. Вместе с увеличением степени автоматизации производственного рабочего места, возрастает и их потребность в информации.    -        Информационные работники. Информация - основной компонент их деятельности. Создание, обработка, распределение, интерпретация, и анализ информации - их работа. Они имеют дело с различными типами сообщений, телефонными звонками и записями. Они изучают сообщения, подготавливают сообщения, принимают решения, действуют, поскольку решения были сделаны, организуют собрания или участвуют в них.                                                                      -        Информационных работников можно разделить на три больших категории:            (1) основные потребители информации, как например, менеджеры, которые используют информацию для управления, планирования и принятия решений, (2) работники, являющиеся как потребителями так и производителями информации, как например, бухгалтеры и (3) персонал информационной поддержки, как например, секретари, программисты, операторы ЭВМ, специалисты по информационным технологиям, администраторы баз данных и системные аналитики.     Культура.

Короткое, но емкое определение  организации или корпоративной  культуры состоит в том, что "это  способ создавать ценности". Хороший  или плохой, но это социальный клей, который удерживает единство организации  или, в некоторых случаях, разрывает  ее на части. Это повседневная среда, которую наблюдают и чувствуют  те, кто работает в ней. Без ее поддержки, большинство попыток  что-то предпринять обречены с самого начала. Культуры некоторых организаций принимают изменения, способствуют новшествам и рискованным проектам. Культуры других - ненавидят изменения и неопределенность и не хотят, чтобы кто-нибудь раскачивал лодку, пробуя неиспытанные идеи. Действительно нездоровой является культура, при которой организация испытывает проблемы, а ее культура не позволяет ей принять помощь. В реальности такие организации болеют и умирают. 

 

Что, следовательно, должна делать организационная культура с  ИС? Многие организационные культуры держат оборону из-за обоснованных опасений, связанных с информационными  системами. Как результат - культура чувствует необходимость защищать себя. Любое изменение в ИС заставляет людей вести себя иначе, таким  образом, который в некотором  отношении идет вразрез со сложившимися нормами данной культуры. Практически  всегда попытки осуществить такие  изменения систем встречают большое  сопротивление. Кроме того, новая  информационная система может потребовать  делиться информацией между группами, и очень может быть, что эти  группы не доверяют друг другу. Некоторые  могут даже чувствовать, что информация будет использована против них. Кроме  того, некоторым менеджерам не нужна  система, которая увеличивает их ответственность. Она лишает их возможности  сказать - "у меня не было информации и я не мог принять правильное решение." 

 

Разработчики информационных систем не могут значимо влиять на культурные нормы организации, но они  могут сделать информационную систему  более привлекательной для культуры и таким образом привлечь культуру на свою сторону. Лучший способ этого  добиться - вовлечь пользователей  системы в ее разработку и этим самым делать систему, которая работает так, как люди хотят, а не заставляет людей работать так, как ей надо. Если разработчики не будут иметь  поддержки культуры и коллектива, они встанут перед каменной стеной и самая технологически совершенная  информационная система будет отторгнута организацией. 

1.2.3. Основные фонды

 

Основные фонды можно  определить разными способами. Мы будем  рассматривать активы просто как  финансовые и производственные. Однако во всех случаях нужна информация, чтобы следить за этими активами, смотреть, насколько хорошо они применяются  или указывать, как их можно было бы применить лучше. Ведь целесообразность и эффективность использования  активов - ключевой показатель успеха любой организации. 

 

Финансовые активы - это  деньги или "почти" деньги. Эти  активы придают организации инвестиционную "энергию". В нефинансовых компаниях, таких как производственные, финансовые активы поддерживают производство и  дают средства, с помощью которых  организация может расти и  процветать. Здесь необходима информация о плане инвестиций в основные средства, инвестиционном анализе, рынке  акций, прогнозе продаж и так далее. 

 В финансовых учреждениях,  таких как страховые компании  и банки, главный актив - деньги. Знание, насколько хорошо эти  деньги используются и доходов  от каждого типа страхового  полиса крайне необходимо для  успеха страховой компании. 

 

Производственные активы - это как осязаемые так и неосязаемые фонды, необходимые, чтобы производить и распространять продукт или услугу. В производственной или строительной компании эти фонды включают все материально-производственные запасы, собственность, завод, оборудование, патенты и так далее. В коммерческих и некоммерческих организациях сферы услуг, таких как отели, рестораны, банки, больницы, правительственные и образовательные учреждения, основной фонд имеет сравнительно небольшое обеспечение. Некоторые профессиональные организации, например, бухгалтерские, инженерные и адвокатские тоже имеют небольшие основные фонды. Их основной актив - это их профессиональные кадры Здесь нужна информация, которая связана с планированием и расписанием работ, корреспонденцией, учетом документов, временем встреч, различными отчетами и контрактами, выписыванием счетов и оценкой деятельности персонала. 

 

Разные организации имеют  разные потребности в определенных видах информации, но независимо от их типа или природы, всем организациям нужна довольно универсальная информация относительно их фондов. Например, всем нужна основная бухгалтерская информация, которая включает счет-фактуры, учет затрат, платежную ведомость, дебиторские и кредитные счета и различные финансовые и аудиторские отчеты. Всем нужна маркетинговая информация, которая включает анализ продаж продукта или услуги, рыночные исследования, прогнозы продаж, результаты изучения конкурентов, жизненного цикла продуктов или услуг и т.п. Независимо от того, включается рабочая сила в основные фонды или нет, информация о персонале несомненно нужна. Она включает личные дела сотрудников, поощрения, запас навыков, вакантные места, описания работ, руководства для переподготовки, описания внутренних правил и т.п. Информация о приобретении фондов включает заказы на покупку, точки пополнения запасов, страховочные запасы, объемы заказов, спецификации, информацию о поставщиках и прохождении заказов, предлагаемые цены и т.п.