Использование средств Microsoft Word для подготовки деловых писем

2 Выберите команду Сохранить  как в меню Файл.

3 Выберите значение Шаблон  документа в поле Тип файла.  Это значение автоматически появится  при сохранении файла, для которого  при создании был установлен  тип Шаблон.

4 По умолчанию в поле  Папка откроется папка Шаблоны.  Чтобы увидеть список шаблонов  на отдельной вкладке в диалоговом  окне Создание документа, откройте  одну из папок, вложенных в  папку Шаблоны.

5 Введите имя для нового  шаблона в поле Имя файла  и нажмите кнопку Сохранить.

6 Добавьте текст или  рисунки, которые должны появляться  во всех новых документах, основанных  на этом шаблоне, и удалите  все элементы, которые не должны  появляться в документах.

7 Внесите необходимые  изменения в размеры полей  и страниц, определите ориентацию  страниц, стили и другие параметры  форматирования.

8 Нажмите кнопку Сохранить,  а затем выберите команду Закрыть  в меню Файл.

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.

 

Для создания шаблона Деловое письмо проделаем следующий алгоритм действий.

1. В  меню Файл выберем Создать  и в появившемся окне выберем  Новый документ и установим  режим Шаблон.

2. В  появившемся окне нового документа  в правом  верхнем углу используя  панель инструментов Формы (её  можно вывести с помощью меню  Вид, Панели инструментов) и инструмента  Нарисовать таблицу создадим  поле в виде таблицы для  внесения реквизитов адресата  делового письма. Обрамление таблицы  должно быть бесцветным. Внутри  таблицы создадим текстовое поле  с помощью кнопки Текстовое  поле с панели Формы и нажав  кнопку Параметры поля формы  с той же панели, в появившемся  окне установим текст по умолчанию  Адресат.

3. Используя  инструмент Текстовое поле создадим  также заранее текстовые поля  для даты и номера исходящего  письма, номера и даты входящего,  заголовка к тексту, самого текста  письма. В приложении А показан  результат этих действий.

4. Далее  в этом же шаблоне в его  левом правом углу используя  инструмент Надпись с панели  Рисование создадим фирменный  угловой штамп предприятия. Результат  работы продемонстрирован в приложении  Б.

5. Сохраним  шаблон под именем Деловое  письмо.

Теперь  для того, чтобы воспользоваться  данным шаблоном Необходимо в меню Файл выбрать Создать и в появившемся  окне выбрать Деловое письмо и  в появившемся документе заполнить  уже подготовленные поля (они обычно выделены серым). Результат такого заполнения продемонстрирован в приложении В.

 

Заключение

Во  время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления  в предприятиях любой  формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия  в целом. За счет более совершенной  системы документационного обеспечения  управления достигается более быстрое  движение и исполнение служебных  документов, их сохранение, использование  и правильный отбор на государственное  хранение.

В данной курсовой работе были рассмотрены основные виды деловой корреспонденции, а  также правила составления деловых  писем, Были также рассмотрены приёмы оформления деловой корреспонденции  с использованием средств автоматизации  текстового процессора Microsoft Word.

Рекомендации  по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для  составления документов, в том  числе и деловых писем, требуются  определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных  стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной  и исполнительной власти нашей страны, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы  и вида деятельности.

При написании  курсовой работы были изучены шаблоны  и их составляющие, была проведена  работа по созданию, изменению шаблонов, а также оформлению документов, в  частности деловых писем, на основе шаблонов..

Подводя итоги, можно сказать с полной уверенностью, что компьютер облегчает  и упрощает решение делопроизводственных задач: увеличивает скорость создания и обработки документации, а также  поиска документов.

 

Список использованной литературы

1. Microsoft Word 2000: справочник. Под ред. Ю.Колесникова.-СПб.:Питер, 1999, 352 с.
2. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере .- М. Приор, 1997.
3. Веселов П-В. Современное деловое письмо и промышленности. — М-. 1990.
4. Головач А.С. Оформление документов .- Киев- Донецк: Вища школа, 1983.
5. Демидова А.К., Смирнов Э.Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.
6. Денисов В. Word 97 c самого начала .-СПб: Питер, 1997.
7. Информатика. Базовый курс/ Симонович С.В. и др.- СПб: Издательство «Питер»,  2000. – 640 с.:ил
8. Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 г.
10. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов – Москва: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 г.
11. Курицкий Б.Я. Организация делопроизводства и управления в офисе .- Санкт-Петербург: BVH, 1997.
12. Машинопись и основы делопроизводства/ Сост. А.П. Корнеева и А.М. Ашелина.- М.: Просвещение, 1987.
13. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. М.: «ЭКСМОС», 1999.-320 с.
14. Практическое пособие по предпринимательской деятельности./ коллектив авторов .- Запорожье: Украинская полиграфическая индустрия, 1995.
15. Рассел Борланд. Running Microsoft Word 6 для Windows в 2т./Пер. с англ.- М.: Издательский отдел «Русская редакция» ТОО «Channel Trading Ltd» - 1995.

 

Приложение А

 
Приложение Б

 

Приложение В