Электронный офис

Оптическое распознавание  текста (англ. optical character recognition, OCR) —  перевод последовательности изображений символа в последовательность кодов, использующихся для представления в текстовом редакторе. Перевод осуществляется с помощью различных алгоритмов, после преобразования изображения в набор элементарных точек.

Графический редактор —  программа (или пакет программ), позволяющая  создавать и редактировать двумерные  изображения с помощью компьютера.

Типы графических редакторов:

• Растровые графические редакторы – специализированные программы, предназначенные для создания и обработки изображений. Подобные программные продукты нашли широкое применение в работе художников-иллюстраторов, при подготовке изображений к печати типографским способом или на фотобумаге, публикации в интернете. В противоположность векторным редакторам, растровые используют для представления изображений матрицу точек (bitmap). Однако, большинство современных растровых редакторов содержат векторные инструменты редактирования в качестве вспомогательных. Наиболее популярны: Adobe Photoshop для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X;
• Векторные графические редакторы – позволяют пользователю создавать и редактировать векторные изображения непосредственно на экране компьютера, а также сохранять их в различных векторных форматах, например, CDR, AI, EPS, WMF или SVG. Наиболее популярны: Adobe Illustrator, Corel Draw, Macromedia Free Hand — для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS X, свободно распространяемый редактор Inkscape — для всех ОС.
• Гибридные графические редакторы. Наиболее популярны: RasterDesk для AutoCAD, Spotlight для операционных систем Microsoft Windows

Справочно-правовые системы (информационно-правовые системы) — особый класс компьютерных баз данных, содержащих тексты указов, постановлений и решений различных государственных органов. Кроме нормативных документов, они также содержат консультации специалистов по праву, бухгалтерскому и налоговому учету, судебные решения, типовые формы деловых документов и др.

На сегодняшний день в  России и СНГ существует множество  справочно-правовых систем, основные среди них:

• Коммерческие системы;
• Государственные системы

 

3. Организация электронного офиса

Для фирм, желающих организовать электронный офис, разрабатывается  специальный сценарий, состоящий  из ряда вложенных меню, в которых  пользователям предлагаются различные  действия офиса, выполняемые по нажатию  клавиш телефонного или факсимильного  аппарата. Электронный офис предоставляет следующие возможности:

1. информацию о фирме, ее реквизиты, порядок работы и т.д.
2. получить информацию о реализуемой продукции, или об оказываемых услугах (с любой степенью детализации);
3. получить действующий прайс-лист;
4. получить на факс-аппарат необходимые документы, проекты договоров, счет-фактуры или инструкции, а также оставить фирме голосовое сообщение или факсимильный документ;
5. выяснить наличие товара на складе в данный момент;
6. совершить заказ товаров или услуг.

Все эти действия клиент может выполнить, находясь в любом  месте, в любое удобное для  него время всего лишь с помощью  телефона или факс-аппарата. Предприятие, владелец электронного офиса, размещает  вместе со своими рабочими реквизитами  телефон регионального узла "DIALINK" и номер компьютерного бокса. Если предприятие осуществляет свою деятельность и в других регионах (там, где есть программно-аппаратный комплекс), то у него есть возможность  размещать виртуальный офис и  в других городах, что позволит организовать обмен информацией между удаленными подразделениями фирмы так же, как если бы они находились в одном  офисе.

Организация электронного офиса  значительно повысит эффективность  работы предприятия и определенно  поднимет его имидж, так как предприятие  использует в своей работе высокотехнологичное  средство обслуживания. Кроме того, все междугородние и международные  сообщения отправляются бесплатно (Германия, Словакия, Украина, Россия и т.д). Существуют также списки рассылки при помощи которых можно разослать любую информацию на телефоны, факсы, адреса e-mail более чем по 5000 адресов единовременно.

Главными компонентами современного офиса являются: технические средства, их программное обеспечение, производственные площади (здания), на которых располагается  персонал управленцев.

Кратко история офисной  деятельности такова: изначально последняя  связывалась лишь с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие компьютерной техники, ее программного обеспечения, средств коммуникаций и т.п., привело  к тому, что к 80-м годам текущего столетия в ее основу было положено широкое использование новых  ИТТ как в государственном  управлении, так и управлении бизнесом. Помещение офиса, взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем  техническими средствами, составляет Intelligent Building System. “Интеллектуальность” офиса определяется уровнем обеспечения внутренних (пожарная безопасность, налаженность питания, микроклимат, контроль за доступом в офис, наличие локальных вычислительных сетей и т.п.) и внешних (наличие и разветвленность телефонных сетей, спутниковой связи, локальных и глобальных сетей) параметров.

О мере “интеллектуальности” офиса судят и по тому, насколько  современен дизайн внутренних помещений, которые при необходимости можно  быстро перепланировать.

Примером “интеллектуальных” офисов служат офисы крупных промышленных и торговых корпораций, органов государственной  власти, банков, выставочных залов, зданий аэропортов и т.д. Приведем пример типичной организации электронного офиса.

Суть их в том, что управленческому  персоналу фирмы создают возможность  для выполнения своих функций  дома, тем самым они продуктивнее используют свое рабочее время. Информационные системы современного офиса должны отвечать следующим основным требованиям  и характеризоваться такими параметрами:

• переносимость;
• графические интерфейсы пользователя;
• интеграция (объединение в одно целое) распределенность данных;
• быстрая разработка приложений;
• обработка правил ведения бизнеса;
• концепция клиент – сервер;
• инструментальные средства проектирования.

Lotus QuickPlace — система организации электронного офиса, решение для совместной работы, оптимизирующее процесс создания и управления местом для групповой работы. Оно позволяет коллективам выполнять критичные по времени проекты, обеспечивая их жизненно важной информацией 24 часа в сутки. QuickPlace — это Web-приложение, позволяющее пользователям, не обремененным техническими знаниями, создавать мгновенно разделяемое рабочее пространство, на котором члены группы могут безопасно общаться, совместно использовать, управлять и организовывать информацию, документы и расписания, связанные с любым проектом или инициативой.

Идея создания Электронного офиса была сформулирована очень  просто: «Создать Электронный офис наподобие любого традиционного  офиса Финансовой Корпорации, как  то: центральный, дополнительный или  филиал, который удаленно обслуживает  клиентов по всей территории России через  электронные каналы связи».

 

 

Заключение

Все большее значение приобретает  автоматизация административных функций. В этой автоматизации важная роль принадлежит концепции обработки  документов. Она происходит в системах, комплексах компьютеров, в локальных  сетях. Большое значение в электронном  офисе играет методология искусственного интеллекта. Концепция интеллектуальной обработки документов основана на использовании  баз знаний и выполнении многочисленных задач управления: учет и анализ корреспонденции, составление договоров, деловых писем, описаний изделий  и т.д.

Создание электронного офиса  позволяет заменять сотрудников, выполняющих  монотонную и не требующую высокой  квалификации работу (обработка корреспонденции, подготовка отчетов). Постепенно, по мере расширения функций, выполняемых электронным  офисом, работа сотрудников становится все более активной и творческой.

Для электронного офиса разрабатывается  и предлагается обширное программное  обеспечение, которое решает множество  задач, связанных с конторской деятельностью. В их число входит:

• использование текстового редактора;
• работа с Электронными Таблицами (ЭТ);
• применение Систем Управления Базами Данных (СУБД);
• использование программ подготовки презентаций.

Широкое распространение  в электронных офисах получили службы экспертиз и консультативные  службы. Они включают анализ и контроль за деятельностью (ревизия отчетности, анализ узких мест, баланс, оценка работы). Задачей электронной картотеки является хранение, каталогизация, и поиск документов. Календарное планирование предоставляет возможность составления планов проведения мероприятий.

Важным процессом, выполняемым  в электронном офисе, является обработка  изображений. Это компьютерная графика  от простых гистограмм до сложных  географических карт и технических  чертежей. программное обеспечение компьютерной графика позволяет осуществлять всевозможную обработку документов.

В электронных офисах широко используется служба обработки текстов. Она позволяет форматировать, редактировать, запоминать и распечатывать электронные  документы. Служба тесно связана  с электронной почтой. Сообщения, пересылаемые по почте, создаются и  редактируются благодаря программе-редактору. Полученные документы размещаются  в специально создаваемых для  этих целей базах данных. Все большую  популярность получают деловая графика  и телеконференции. Методы анализа  позволяют классифицировать документы  по их содержанию. Эти же методы дают возможность архивирования данных и поиска нужных документов.

В наши дни электронный  офис способен значительно упростить  большую часть повседневных задач  – как работы с базами данных и текстовыми документами, так и  даже планирование распорядка дня.

 

 

Список использованной литературы

1. Леонтьев В.П. "Персональный компьютер 2002"; М. 2002 г.
2. Мангел Т. "Разработка пользовательского интерфейса"; М. 2001 г
3. Лядова Л.Н., Мызникова Б.И., Фролова Н.В. Основы информатики и информационных технологий. Учеб. Пособие для студентов экономических специальностей. Перм.ун-т. Пермь,2001. 200 с.

 

 

Приложение 1

Рис. 1. Структура потоков информации и механизмов ее переработки и анализа