Назначение, состав и особенности интегрированного пакета Microsoft Office

Дополнительные функции Microsoft Outlook:

• является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов;
• позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как в качестве отдельного приложения, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов.

Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота, не предусмотренных в стандартной поставке.

 

Microsoft Office InfoPath — приложение сбора данных и управления ими — упрощает процесс сбора сведений. Основная возможность InfoPath — возможность создавать, просматривать и редактировать документы, поддерживающие некоторую заданную пользователем XML-схему. Для получения и изменения данных можно использовать соединение с внешними системами — базами данных Access, MS SQL, web-сервисами. Кроме того, поскольку данные представлены в виде XML, документы могут обрабатываться сторонними XML-процессорами.

Microsoft Office Publisher — приложение для подготовки публикаций.  

1.2.2 Дополнительные компоненты MS Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными. Ими можно воспользоваться из основных приложений или вызвать независимо. В таблице 3 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 3. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Название приложения	Функциональное  назначение приложения
Microsoft Query	Интерпретатор запросов к  внешним базам данных
Microsoft Organization Chart	Программа рисования блок-схем
Microsoft WordArt	Программа создания фигурных текстов
Microsoft Equation	Редактор математических формул
Microsoft Map	Программа отображения данных на географических картах
Microsoft Graph	Программа построения диаграмм
Microsoft Photo Editor	Графический редактор
Microsoft Draw	Средство рисования
Microsoft Find Fast	Служба индексации документов
Microsoft Extended Finder	Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной  почты
Microsoft Script Editor	Редактор сценариев
Microsoft ClipArt	Коллекция картинок и клипов
Панель Microsoft Office	Средство быстрого доступа  к приложениям Office

 

Приведем более подробную характеристику некоторых из них.

Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы. Программа Equation Editor предназначена для «математиков».

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации для вашего информационного бюллетеня или презентации.

Кроме основных и вспомогательных  приложений, могут быть установлены  и использованы различные расширения (надстройки). Их можно условно разделить  на три группы:

1. Самостоятельные приложения, разработанные фирмой Microsoft, которые являются компонентами семейства Microsoft Office, но формально не входят в состав пакета. Примерами являются приложения Microsoft Project и Microsoft Team Manager.
2. Надстройки над компонентами Microsoft Office, разработанные фирмой Microsoft и представляющие собой дополнительные функции. Как правило, надстройки оформляются не в виде готовых к выполнению программ, а в виде документов специального типа: шаблонов, рабочих книг, библиотек динамической компоновки и т.п.
3. Приложения третьих фирм, разработанные для пользователей Microsoft Office. В этот класс попадают как продукты сторонних фирм, так и собственные разработки пользователей. Сюда можно отнести средства распознавания текстов, автоматического перевода текста, средства управления большими массивами документов (перечисленные задачи не реализованы или слабо развиты в самом пакете MS Office).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практическая часть работы

2.1 Условия выполняемой практической работы

Вариант 13

Негосударственное образовательное  учреждение НОУ «Креатив» организует творческие курсы для населения  города. Проведение теоретических и практических занятий включает почасовую оплату преподавателя и накладные расходы. Дополнительно слушатели также оплачивают стоимость раздаточного материала для проведения практических занятий. Данные для выполнения расчетов представлены на рис. 13.1 и 13.2.

Для решения задачи необходимо следующее.

1. Построить таблицы по  данным, приведенным на рис. 13.1 и  13.2.

2. Рассчитать общую стоимость  каждого вида творческих курсов  без учета раздаточного материала  (рис. 13.1).

3. Рассчитать стоимость  раздаточного материала для проведения  практических занятий по каждому  курсу на одного человека (рис. 13.2).

4. Организовать межтабличные  связи с использованием функций  ВПР или ПРОСМОТР для автоматического  формирования дохода от проведенных  курсов.

5. Сформировать и заполнить  таблицу с данными по расчету  дохода от проведенных курсов  с учетом количества слушателей, стоимости курсов и стоимости  раздаточного материала по каждому  виду курсов и по всем курсам в целом (рис. 13.3).

6. Результаты расчетов  доходов по каждому виду проведенных  курсов представить в графическом  виде.

Стоимость курсов на одного человека без учета раздаточного материала
№ п/п	Название курса	Теоретический курс, руб.	Практические занятия, руб.	Стоимость курса, руб.
1	"Авторские куклы"	567	3564
2	"Роспись на ткани"	438	3328
3	"Мыловарение"	522	1145
4	"Гончарное дело"	865	3657
5	"Ткачество"	741	2987
6	"Мозаика, витраж"	659	2564

Рис. 13.1. Данные о стоимости  курсов

Стоимость раздаточного материала для проведения практических занятий по каждому курсу на одного человека
№ п/п	Название курса	Количество практических занятий, час.	Стоимость раздаточного материала  на 1 чел., руб.	Стоимость раздаточного материала  на все практические занятия по курсу  на 1 чел., руб.
1	"Авторские куклы"	16	74
2	"Роспись на ткани"	12	66
3	"Мыловарение"	8	85
4	"Гончарное дело"	16	54
5	"Ткачество"	10	65
6	"Мозаика, витраж"	12	61

Рис.13.2. Данные о стоимости  раздаточного материала для проведения практических занятий

Доход НОУ "Креатив" от произведенных курсов в текущем  месяце
№ п/п	Название курса	Количество слушателей, чел.	Стоимость курса на 1 чел., руб.	Стоимость раздаточного материала  на 1 чел., руб.	Доход от проведенных курсов, руб.
1	"Авторские куклы"	59	4131	90
2	"Роспись на ткани"	48	3766	78
3	"Мыловарение"	97	1667	93
4	"Гончарное дело"	54	4522	70
5	"Ткачество"	49	3728	75
6	"Мозаика, витраж"	58	3223	73
Итого общий доход от курсов, руб.

Рис. 13.3. Расчет дохода от проведенных  курсов.

2.2 Решение практического  задания

1. Для выполнения задания практической части курсовой работы  в табличном редакторе Microsoft Office EXCEL были построены таблицы соответствующие показанным  выше рисункам 13.1., 13.2. и 13.3.
2. Далее с помощью созданной таблицы  4 «Данные о стоимости курсов», применив сложение заданных в рисунке 13.1. сумм, была получена стоимость каждого вида творческих курсов без учета материала (Таблица 4).

 

Рис.1

 

 

 

 

 

 

 

3. Следующим шагом аналогичным образом  был проведен расчет стоимости раздаточного материала для проведения практических занятий по каждому курсу на одного человека (Таблица 5).

Рис.2

4. Для заполнения  таблицы 6. «Расчет дохода от  проведенных курсов» в нее были перенесены данные, вычисленные в двух предыдущих таблицах.

 

Рис.3

5. Следующим этапом был расчет дохода, полученного от проведенных курсов с учетом количества слушателей, стоимости курсов и стоимости раздаточного материала по каждому виду курсов. Таким образом, доходом по каждому виду курсов стала разность произведений стоимости курсов на количество слушателей и стоимости раздаточных материалов на количество слушателей.

Рис.4

Итоговым общим доходом  НОУ «Креатив» стала сумма  полученных доходов по каждому виду проводимых творческих курсов (Таблица 6).

Рис.5

6. Результаты расчетов по каждому виду проведенных курсов были представлены в виде объемной гистограммы с группировкой. За ось ОХ в данной гистограмме были приняты наименования проводимых курсов, осью ОУ является доход, полученный от проводимых курсов.

 

Рис.6

Гистограмма позволила наглядно оценить соотношение экономической выгодности каждого из видов проводимых курсов.

 

Таблица  4. Данные о стоимости курсов.

Стоимость курсов на одного человека без учета раздаточного материала
№ п/п	Название курса	Теоретический курс, руб.	Практические занятия, руб.	Стоимость курса, руб.
1	"Авторские куклы"	567.00	3564.00	4131.00
2	"Роспись на ткани"	438.00	3328.00	3766.00
3	"Мыловарение"	522.00	1145.00	1667.00
4	"Гончарное дело"	865.00	3657.00	4522.00
5	"Ткачество"	741.00	2987.00	3728.00
6	"Мозаика, витраж"	659.00	2564.00	3223.00

 

 

Таблица 5. Данные о стоимости раздаточного материала для проведения практических занятий