Создание баз данных по собственному проекту в СУБД Access

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИя и  науки рф

ГОУ ВПО

Уфимская  государственная  академия экономики  и сервиса 
 
 
 

Кафедра: «ИИКТ» 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

по дисциплине: «Информационные системы в экономике»

тема: «Создание  баз данных по собственному проекту  в СУБД Access»

Вариант №7: «Учет и отчетность предприятий» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила: Алексеева А.С.

Группа  БД-41 

Проверил: Баталов С.А. 
 
 
 

Уфа 2011 г. 
 

АННОТАЦИЯ 

   Данная курсовая работа разработана  по теме «Создание базы данных по учету и отчетности предприятий». Объем курсовой работы страниц и содержит иллюстрации в количестве семи штук, отражающих ход выполнения работы. При выполнении курсовой работы была использована специализированная литература, в список которых входит техническая литература, справочники, учебные пособия. Мною были рассчитаны следующие показатели: дисперсия, среднеквадратическое отклонение, средние и суммарные величины. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение

Основная (расчетная) часть:

1. Создание таблиц
2. Установление связей между таблицами
3. Создание запросов
4. Создание форм
5. Создание отчетов

Заключение

Список используемой литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

    Современные информационные системы предназначены для повышения эффективности управления с помощью информационных технологий подготовки и принятия решений.

    Бухгалтерский учет является самым сложным и трудоемким процессом учета, поэтому использование компьютерных технологий при обработке информации просто необходимо. Во-первых, автоматизированный учет облегчает работу при обработке документов. Во-вторых, использование информационных систем повышает эффективность и достоверность учета, что играет очень важную роль в современном мире. В автоматизированном бухгалтерском учете можно достаточно легко, быстро и точно получить необходимую информацию, сформировать формы бухгалтерской отчетности, и так далее. Кроме того подсчет данных при автоматизированном учете осуществляется быстрее и точнее, чем если бы это делалось работником вручную.

    Бухгалтерский учет информационно связан с управленческим учетом затрат в производстве, финансовым менеджментом, складским учетом.

    Бухгалтерский учет хозяйственных операций в финансовой бухгалтерии осуществляется на основе бухгалтерских проводок, формируемых на основании первичных учетных документов. Создание документов и их отражения в бухгалтерском учете разделены во времени и пространстве.

    Компьютерная система бухгалтерского учета должна обеспечивать выполнение всех функций и требований бухгалтерского учета. Основой бухгалтерского учета является учетная политика организации - совокупность правил ведения бухгалтерского учета, первичного наблюдения, стоимостного измерения, группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ОСНОВНАЯ (РАСЧЕТНАЯ) ЧАСТЬ 

   Создание таблиц:

   Перед созданием таблиц базы  данных необходимо сначала разработать типы таблиц, соответствующие тематике работы. Для создания таблиц в режиме конструктора выполните операции:

1. Выполните загрузку программы MS Access и в появившемся окне базы данных щелкните на вкладке >Таблицы, а затем на кнопке >Создать; в окне диалога >Новая таблица выберите вариант >Конструктор и >ОК.
2. В столбце >Имя поля введите имя нового поля, отожмите клавишу >Tab и укажите для него тип в столбце >Тип данных; на рис. 1 показана структура таблицы «Сотрудники».

 

Рисунок 1. Схема структуры таблицы «Сотрудники» 

3. При необходимости  в столбце >Описание введите информацию, когда точка вставки располагается  в этом поле таблицы; на вкладке >Общие  укажите >Размер поля, т.е. число символов; >Формат поля и >Маска ввода, т.е. метод отображения и допустимые символы; >Подпись для режима таблицы; >Значение по умолчанию; >Условия  на значения и др. Свойства.
4. Щелкните на первой пустой строке таблицы и создайте следующее поле БД, затем повторите п.2 и п.3; чтобы вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке >Добавить строки панели инструментов >Конструктор таблиц.
5. Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, щелкните на селекторе, расположенном левее имени поля; вместо этого для формирования сложного ключа можно выделить несколько полей, удерживая клавишу >Ctrl и щелкая на их селекторах; после этого нужно щелкнуть на кнопке >Ключевое поле панели инструментов.
6. Щелкните на кнопке >Сохранить панели инструментов >Конструктор таблицы окна диалога >Сохранение и >ОК.
7. В соответствии с п.1-6 созданы следующие таблицы «Учет на предприятии», «Основное предприятие», «Сотрудники», «Дочернее предприятие», «Проекты»; на рис. 2 показан пример создания различных типов таблиц.

 

Рисунок 2. Схема таблиц базы данных. 

   Установление связей между таблицами:

   Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

1. Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).
2. Щелкните на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.
3. В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.
5. Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).
6. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

Установите  флажок >Обеспечение целостности  данных >Каскадное обновление связанных  полей и нажмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рисунке 3. После закройте схему данных с предлагаемым режимом сохранения. 

Рисунок 3. Схема связей таблиц. 

    Создание Запросов:

    Создания запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните операции:

1. Выберите режим >Конструктор до появления окон >Запрос на выборку и >Добавление таблицы; выберите требуемое название таблицы левой клавишей мыши, а затем >Добавить.
2. Наберите в схему требуемый комплекс таблиц с операциями >Добавить и закройте окно >Добавление таблиц.
3. Убедитесь в наличии связанной схемы данных таблиц и заполните позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.
4. Закройте окно схемы и сохраните структуру объекта.
5. Выполните операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно, как указано на рис. 4.

 

Рисунок 4. Общий вид окна запросов базы данных. 

    Создание Форм

    Для создания форм в режиме мастера выполните операции:

1. Выберите режим >Создание форм с помощью мастера до появления окна >Создание форм.
2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект.
3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
4. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка внешний вид формы (например, «Ленточный»).
5. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль (например, «Международный»).
6. Выполните >Далее и установите имя формы.
7. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готовой формы.
8. Выполните операции по созданию необходимых форм в соответствии требований п.п. 1-6, как примерно показано на рис. 5.

Рисунок 5. Общий вид окна форм базы данных. 

    Создание Отчетов:

    Для создания отчетов в режиме мастера выполните операции:

1. Выберите режим >Создание отчета с помощью мастера до появления окна >Создание отчетов.
2. В списке Таблицы и запросы выберите требуемый объект.
3. В списке доступные поля выполните перевод (клавишей «>») требуемых полей в список >Выбранные поля.
4. Выполните >Далее и установите уровни группировки.
5. Выполните >Далее и задайте требуемый порядок сортировки.
6. Выполните >Далее и выберите вид макета для отчета.
7. Выполните >Далее и выберите из появившегося списка требуемый стиль.
8. Выполните >Далее и установите имя отчета.
9. Выполните >Готово и убедитесь в наличии готового отчета.

   Выполните операции по созданию необходимых отчетов в соответствии требований п.п. 1-9, как примерно показано на рис. 6. 

Рисунок 6. Общий вид окна отчетов базы данных. 

   Создание Главной кнопочной формы:

   Чтобы созданная база данных выглядела в виде отдельной программы применяется метод создания Главной кнопочной формы. Для того чтобы создать Главную кнопочную форму вначале необходимо открыть базу данных, а затем выполните операции:

1. В  меню «Сервис» выбираем команду  «Служебные программы», а затем  «Диспетчер кнопочных форм».

2. Если  выводится запрос на подтверждение  создания кнопочной формы, нажимаем  кнопку «Да».

3. Нажимаем  кнопку «Создать». 

4. Вводим  имя новой кнопочной формы  и подтверждаем нажатием кнопки  «OK». 

5. Имя  новой кнопочной формы добавляется  в поле «Страницы кнопочной  формы».

6. Выбираем  имя новой кнопочной формы  и нажимаем кнопку «Изменить».

7. В  новом появившемся диалоговом  окне, нажимаем кнопку «Создать».

8. В  поле «Текст» вводим ключевые  слова для первой кнопки кнопочной  формы, а затем выбираем для  нее команду в поле «Команда».  Например, вводим текст «Запрос  по банкам», а затем выбираем  в поле «Команда», затем «Открыть  форму для изменения».