Создание пользовательской базы данных в СУБД "Access"

                                                                ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ  
                                                               ГОУ ВПО

     УФИМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА 
 

                                                                                                               Кафедра «Информатика и информационно- 
                                                                                       коммуникационные технологии» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                   Курсовая работа 

       По дисциплине: Информационные системы в экономике

  Тема: «Создание пользовательской базы данных в СУБД "Access"» 
 
 
 
 

                                                                                            Вариант 14.2. 
                                                                                            Выполнила: ст. группы БД-42       
                                                                                            Максютова А.С.

                                                                                            Проверил: Баталов С.А.

                                                                        
 
                                                       

 
                                                           2011г.

                                            Задание

    Создание пользовательских баз данных в СУБД Access для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса.

                                              

                                              Аннотация 

    Объем данной курсовой работы составляет 17 листов, в работе присутствует 7 иллюстраций, характеризующих процесс составления базы данных по нематериальным активам на предприятиях частного бизнеса.  

     Работа была составлена при помощи программ Microsoft Word 2007 и Microsoft Ассеss 2003, при ее написании было использовано 14 источников.

Разработанная база данных позволяет рассмотреть более детально нематериальные активы на предприятиях частного бизнеса, узнать об основных объектах, их качественных и количественных характеристик.

                                         

 
 
 
 
 
 
 

       

                                                Введение 

    Основным условием повышения эффективности производственных процессов в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления производственных структур выполняется на основе научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов и методов сбора, обработки, передачи и хранения информации на основе средств вычислительной техники. Информационные системы и технологи находят широкое применение в различных сферах деятельности – экономике, образовании, промышленности и многих других.

    Актуальность данной темы выводится из направлений автоматизации производственных процессов на основе применения современных компьютерных технологий являющихся решающим фактором формирования стабильной рыночной экономики.

    СУБД – это комплекс программных продуктов, обеспечивающий централизованное управление данными базы данных. В офисных приложениях наибольшее применение получила СУБД Access реляционного типа. Интегрируемый пакет программных продуктов MS Office предусматривает не только автоматизацию в создании и ведении пользовательских БД средствами приложения MS Access, но и возможность организации простейших БД c проведением операций импорта/экспорта в приложениях MS Excel и MS Word.

    Целью данной курсовой работы является создание базы данных для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса, а так же сопоставление данных бухгалтерского учета и отчетности со знаниями, получаемыми во время практических заданий по дисциплине информационные системы в экономике.

    Основной задачей курсовой работы является комплексное решение вопросов проектирования элементов базы данных для учета и обработки информации о нематериальных активах на предприятиях частного бизнеса, выполняющие основные функции информационного обеспечения ИС. При этом решаются следующие задачи:

1)  Анализируются существующие  структуры аналогичных баз данных и выявляются наиболее подходящие для использования в этой курсовой работе.

2)  Анализируются существующие технические решения баз данных, выполняющие аналогичные заданию функции.

3)  Выбирается программная среда, и рассчитываются параметры баз данных.

4)  Разрабатываются схемы связей табличных данных, а так же основных объектов в виде запросов, форм, отчетов, и другие задачи.

    Современное состояние информационных систем и информационных технологий характеризуется высокой степенью роста. На всех предприятиях существуют базы данных, которые являются неотъемлемой частью их деятельности. База данных, разработанная на высоком уровне, несомненно, экономит время ее пользователя и приносит доход, который является основной целью каждого предприятия, в том числе и частного. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     1. Разработка основных элементов базы данных.

         1.1. Выбор и обоснование структурной схемы базы данных.

Для создания базы данных по нематериальным активам на предприятии частного бизнеса необходимо создать следующие таблицы: НМА (Нематериальные активы), Банки, Сведения об НМА, Способы начисления амортизации, Контрагенты, Расчетные счета.

Таблица НМА содержит код документов, имеющихся у предприятия, дату, название документа, номер документа, наименование объекта, инвентарный номер, регистрационный номер. Благодаря этому, таблица НМА будет связываться с другими таблицами и являться ключевой таблицей в разрабатываемой базе данных.

Таблица Банки содержит код документов, наименование банка, БИК, город.

Таблица Сведения об НМА содержит код документов, код банка, номер документа, дата принятия на учет, СПИ (срок полезного использования), краткая характеристика объекта, начисление амортизации.

Таблица Способы начисления амортизации содержит код документов, номер документа, наименование способа начисления амортизации, норма.

Таблица Расчетные счета содержит код  документов, номер документов, код  банка, номер счета.

Таблица Контрагенты содержит код документов, номер документов, наименование контрагентов, адрес юридический, код банка, ИНН, КПП.

Таким образом, по нематериальным активам в СУБД Access необходимо составить 6 взаимосвязанных таблиц, которые позволят хранить необходимую информацию в компьютерах предприятия.

                                      1.2. Создание таблиц.

Перед созданием таблиц базы данных вначале  была разработана типы таблиц, соответствующие моей выбранной тематике курсовой работы «Учет НМА на предприятиях частного бизнеса».

После такого технологического регламента можно  приступить к созданию объектов в программной среде MS Access.

Для создания таблиц в режиме конструктора необходимо выполнить следующие операции:

1. Выполнить запуск программы MS Access и в появившемся окне базы данных щелкнуть на вкладке «Таблицы», а затем на кнопке «Создать».  В окне диалога «Новая таблица» выбираем вариант «Конструктор», затем подтверждаем выбор нажатием кнопки «ОК».
2. В столбце «Имя поля» вводим имя нового поля, после чего можно воспользоваться кнопкой «Tab» для облегчения ввода информации, а именно перехода на новую строку этого столбца. Далее указываем для него тип в столбце «Тип данных». На рис. 1 показан пример создания структуры таблицы НМА(Нематериальные активы).

    Рисунок 1. Схема структуры таблицы НМА (Нематериальные активы).

3. При необходимости в столбце «Описание» вводим информацию. Последовательно заполняем следующее, а именно на вкладке «Общие» указываем «Размер поля» т.е. число символов, «Формат поля» и «Маска ввода», т.е. метод отображения и допустимые символы, «Подпись» для режима таблицы; «Значение по умолчанию», «Условие на значение» и др. свойства.
4. После начнем заполнять следующие пустые строки таблицы и создадим новое поле БД, затем повторим п.2 и п.3. Если необходимо вставить поле между двумя существующими, щелкните на кнопке «Добавить строки» панели инструментов «Конструктор таблиц».
5. Чтобы выделить то поле таблицы, которое нужно сделать ключевым, подтверждаем нажатием на селекторе, расположенном левее имени поля. Так же для формирования сложного ключа можно выделить несколько полей, удерживая клавишу «Ctrl» и нажатием на их селекторах, после этого необходимо щелкнуть на кнопке «Ключевое поле» панели инструментов.
6. В следующем окне продолжаем работу нажатием кнопки «Сохранить» панели инструментов.
7. Выполняется п.п. 1-7 при создании таблиц Сведения об НМА, Банки, Контрагенты, Расчетные счета, Способы начисления амортизации. На рис. 2 показан наглядный пример создания различных типов таблиц на основе моей темы курсовой работы.

                                 Рисунок 2. Схема таблиц базы данных.

              

                    1.2. Установление связей между таблицами. 

   Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами необходимо проследить через режим «Конструктор» наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами необходимо выполнить следующие операции:

1. Открываем диалоговое окно базы данных и нажимаем кнопку «Схема данных», чтобы открыть это окно необходимо ввести команды «Сервис», затем «Схема данных» или посредством контекстного меню.
2. Далее нажимаем на кнопке «Отобразить таблицу» на панели инструментов.
3. В диалоговом окне «Добавление таблицы» по очереди выбираем необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.
4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, подтверждаем нажатием кнопки «Закрыть» в диалоговом окне «Добавление таблицы».
5. Щелкаем на поле родительской таблицы и «переводим» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при нажатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).
6. После перевода (протаскивания) полей устанавливается диалоговое окно «Изменение связей», в котором можно добавлять дополнительные связи.
7. Устанавливаем флажок «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и после подтверждаем нажатие кнопки «Создать структуры связей», как показано на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема связей таблиц.

Закрываем схему данных с предлагаемым режимом  сохранения.

                                    

                                  1.3. Создание Запросов.