Рис. 3.6. Выбор режима

     Создание  формы с помощью Конструктора

 

     Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:  
1.Запустить программу Microsoft Access и открыть БД 
2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1.

     

     Рис. 3.7. Форма 1

     3. Если на экране отсутствует  список полей выбранной для  построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.  
4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)  
5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу  
6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

     - Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

     - Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

     - Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

     - Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

     - Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

     - Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

     7. Сохранить форму, выбрав из  меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

     8. Просмотреть форму в режиме  Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть.

       
Рис. 3.8. Форма в режиме конструктора

     9. Если вид формы не удовлетворяет,  открыть форму в режиме Конструктор  и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл  - Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить. 

 

      Тема 4.Создание отчётов

     Создание  отчета как объекта базы данных

 

     Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. 
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

     Структура отчета в режиме Конструктора

 

     Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:

     1.Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

     2.Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

     3.Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

     4.Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

     5.Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

     Способы создания отчета

 

     В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

     1.Конструктор

     2.Мастер отчетов

     3.Автоотчет: в столбец

     4.Автоотчет: ленточный

     5.Мастер диаграмм

     6. Почтовые наклейки

     

     Рис. 4.1. Создание отчета

     Мастер  позволяет создавать отчеты с  группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения. 

     Создание  отчета в режиме конструктора 

     1.Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо щелкнуть команду Закрыть на панели инструментов окна приложения Access. На экране появится отчет в режиме Конструктора.

     

     Рис. 4.2 Создание отчета в режиме конструктора

     Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

     1.В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

     2.Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

     3.В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

     4.Щелкнуть на кнопке ОК.

     5.Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

     6.В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.  

     Изменение масштаба отображения отчета

     Для изменения масштаба отображения пользуются указателем -  лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

     Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.  

 

      Заключение

     В ходе работы по подготовке данного реферата мною были углублены знания по теме «Базы данных», «MS Access». Из проделанной работы я узнала:

     · Как создаются базы данных

     · Основные принципы работы с ними

     · Формирование таблиц

     · Формирование запросов

     · Формирование отчетов.

     База  данных -это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

 

      Список литературы.

1. http://www.taurion.ru/access/2/3
2. http://www.lessons-tva.info/edu/e-inf2/m2t4_5.html
3. http://www.realcoding.net/articles/glava-6-sozdanie-i-pechat-otchetov.html#3
4. Савельев В.А., Персональный компьютер для всех, Создание и использование баз данных, М.,1991
5. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 468 с.
6. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004.