Технологія застосування електронного документообігу

 • долати багаторічну  звичку працювати з паперовими  документами й освоїти новітні  технології електронного документообігу, як виявилося, і психологічно, і фізично важко; 

 • гарантувати безвідмовну  роботу всіх функціональних вузлів  електронної системи неможливо  (наприклад, через перебої електричного  живлення);

 • на глобальному  рівні доведеться регулярно повертатися  до питання надійності зберігання  інформації й захисту її від  несанкціонованого доступу, постійно  підвищувати вимоги що до забезпечення  захисту та застосувати нові  захисні технології.

 Незважаючи на ці  перешкоди, запровадження безпаперових  технологій документообігу лише  на внутрішньому рівні вирішує  декілька проблем, а саме:

 • суттєвого заощадження  ресурсів (кошти й час), зокрема  тільки на витратних матеріалах, що супроводжують паперовий документообіг,  забезпечується 50 % економії;

 • об’єктивної оцінки  трудозатрат кожного працівника в загальному результаті завдяки прозорості всіх процесів, пов’язаних з опрацюванням електронних документів;

 • подолання комунікаційних  бар’єрів унаслідок автоматизації  процесу обміну документами та  забезпечення їх колективного  опрацювання з віддалених робочих  місць; 

 • підвищення кваліфікації, а отже, і персональної конкурентоздатності  працівника на ринку праці  в умовах розвитку інформаційного  суспільства після освоєння нових технологій організації робочого процесу (так, у Головдержслужбі керівниками всіх рівнів освоєно опрацювання електронних документів у режимі «Виправлення» MS Word, а працівниками – створення масової розсилки в одному документі з використанням сервісу «Злиття» MS Word, причому лише рік тому більшість керівників та працівників навіть і гадки не мали про існування цих сервісів);

 • збереження «живої»  інституційної пам’яті, оскільки  документ зберігається в тому  вигляді, у якому його сформовано (наприклад, текст MS Word), а відображення  його інформації не потребує  складних перетворень.

Зазираючи в майбутнє, уже  сьогодні можна стверджувати: лише глобальне застосування технології електронного безпаперового документообігу, яка об’єднує в єдиній мережі органи влади, у змозі забезпечити швидкий  цілісний обмін документами, що ведеться за єдиними оптимальними правилами  й регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі ті, що містять  інформацію з обмеженим доступом), скеровується єдиною загальнодержавною  довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному  рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів і запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту.

Список літератури:

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»
2. Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 p. № 852-IV
3. «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах» від 5 липня 1994 р. № 80/94-ВР
4. Чирський Ю. Електронний цифровий підпис: правові аспекти застосування // Довідник секретаря та офіс-менеджера. - №1(2010) - С. 26-31.
5. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота // Підприємництво, господарство і право. 2008. № 8. - С. 25-28).
6. Сайт акредитованого центру сертифікації ключів «Український сертифікаційний центр» http://www.ukrcc.com/ua/el-documents/.
7. Регіональний цент розвитку електронного урядування АРК.- 2010 Демкова М.С
8. Наукова праця: Омельченко Т.Г, молодший науковий співробітник відділу електронних інформаційних ресурсів і мережних технологій Інституту інформаційних технологій і засобів навчання Академії педагогічних наук:- УДК 681.3;377
9. Вісник державної служби України № 4/2011 , А.Вишневський заступник Начальника Головного управління державної служби України

¹ Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 р. № 851-IV;»

² Наукова праця: Омельченко Т.Г, молодший науковий співробітник відділу електронних інформаційних ресурсів і мережних технологій Інституту інформаційних технологій

³ Стаття 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»

⁴ Стаття 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг»

⁵ Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота // Підприємництво, господарство і право. 2002. № 8. - С. 25-28).

⁶ Регіональний цент розвитку електронного урядування АРК.- 2010 Демкова М.С

⁷ Вісник державної служби України № 4/2011 , А.Вишневський заступник Начальника Головного управління державної служби України

⁸ Вісник державної служби України № 4/2011 , А.Вишневський заступник Начальника Головного управління державної служби України