Внемашинное информационное обеспечение маркетинга

РЕФЕРАТ

 

на тему «Внемашинное информационное обеспечение маркетинга»

 

 

 

 

1. Структурные единицы  информации

 

Внемашинное ИО включает показатели, необходимые для решения маркетинговых задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему маркетинговой документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.

 

Информационное обеспечение  маркетинга тесно связано с технологией  автоматизированной обработки и  программным обеспечением.

 

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование  персональных машин, ориентированных  на конечного пользователя, несколько  меняют сложившиеся подходы к  проектированию внемашинного ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в сфере маркетинговой деятельности. Применение ПЭВМ предусматривает участие маркетолога в процессе решения задачи на машине, значительно расширяет при этом круг информационных работ. Появляется возможность: формирования машиной всевозможных сборников, докладов, справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывает рыночная экономика.

 

Структурные единицы маркетинговой  информации определяют составные единицы  информации, их логическую структуру  и способы перехода от одних единиц к другим. Структуризация данных (входных, выходных, условно-постоянных) необходима для их представления в памяти ЭВМ, размещения на машинных носителях, передачи информации и др. Объектом рассмотрения для пользователя является маркетинговая информация, отражающая ход выполнения цикла «заказ – изготовление – отгрузка – оплата», который возникает в ходе производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Маркетинговая информация отражается в числовом виде через систему натуральных и стоимостных показателей. Автоматизация обработки информации в АИС требует ее структуризации и описания отдельных совокупностей.

 

Выделяют простые и  сложные информационные совокупности. Простые не поддаются дроблению, сложные образуются сочетанием различных элементов. Неделимая информационная совокупность называется реквизитом. Сложные элементы представляют собой сочетание предыдущих и называются составными элементами информации.

 

Выделяются следующие  информационные совокупности: реквизит, показатель, документ, массив, информационный поток, информационная подсистема, информационная система.

 

Минимальной информационной единицей являются реквизиты, отражающие отдельные свойства объекта. Они  состоят из сочетания цифр или  букв, имеющих смысловое содержание, и не поддаются дальнейшему делению.

 

Различают два вида реквизитов: реквизиты-признаки, показывающие качественные свойства отражаемых сущностей, и реквизиты-основания, характеризующие объект, процесс, явление  с количественной стороны.

 

В качестве реквизитов-признаков  выступают, например, наименование предприятия, его код, номер документа, номер  счета, дата. Над реквизитами-признаками выполняются только логические операции (например, сортировки).

 

К реквизитам-основаниям можно  отнести количество, сумму, расценки и различные производственные величины, над которыми выполняются арифметические операции.

 

Каждый реквизит имеет  форму и содержание. Форма –  это наименование реквизита, например «наименование продукции», «количество». Содержание отражает конкретное значение реквизита. Одному наименованию могут  соответствовать несколько значений. Например: наименование продукции – чугун, сталь (одно наименование – два значения); количество – 200, 190, 90 (одно значение).

 

В АИС выделение реквизита  необходимо для определения объемов  информации, организации ее ввода  в машину, формирования базы данных. Однако отдельные реквизиты, не имея экономического смысла, не позволяют  полностью выявить характер маркетинговой  деятельности. Поэтому реквизиты  объединяются в совокупность более  высокого уровня. Сочетание одного реквизита-основания и относящихся  к нему реквизитов-признаков образует показатель. Например, информационная совокупность «кабель 450 м» состоит  из одного основания – 450 и двух признаков  – «кабель» и «м». Показатель является минимальной совокупностью, достаточной  для образования документа.

 

Документы, характеризующие  маркетинговую деятельность, содержат, как правило, большое количество показателей. При организации базы данных показатели служат основной единицей информации, заложенной в ее структуру.

 

Совокупность показателей  документа образует информационное сообщение (запись). Группа однородных документов, объединенных по определенному  признаку, представляет собой массив (файл) – основную структурную единицу  при автоматизированной обработке  данных. Файл – это место, где  фактически хранится информация, совокупность всех записей, включающих различные  реквизиты.

 

Файл является основной единицей при компьютерной обработке. Обычно в решении маркетинговой задачи участвуют несколько файлов. Совокупность информационных файлов, образуемых при  решении конкретной маркетинговой  задачи, представляет собой следующую  структурную единицу информации – информационный поток.

 

Принадлежность информации к какому-либо блоку управления маркетингом  выделяет более высокую структуру  – информационную подсистему. Например, на предприятии можно выделить такие  информационные подсистемы, как бухгалтерский  учет, финансовая деятельность, материально-техническое  снабжение, сбыт и др.

 

Структурная единица высшего  уровня – информационная система  – соотносится с каким-либо экономическим  объектом (предприятием, фирмой, банком, биржей и т.д.).

 

2. Классификаторы маркетинговой  информации

 

Решение маркетинговых задач  заканчивается составлением на ЭВМ  графиков, сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована  по ключевым реквизитам-признакам. Группировка  данных осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих  представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки  с помощью вычислительной техники. Маркетинговая информация фиксируется  в документах в виде цифр и букв (показателей).

 

Автоматизация маркетинговых  операций требует приведения всего  множества показателей в единую целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также  четких взаимодействий между ними. Количественно-суммовые основания  показателей имеют цифровое выражение, а признаки – буквенно-цифровое. К признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, код операции и т.д., которые не всегда удобны для  автоматизированной обработки. Чтобы  сделать эту информацию удобной  для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных  средств формализованного описания маркетинговой информации. Эти средства включают классификаторы (государственные, отраслевые, межотраслевые, региональные, локальные), входящие в Единую систему  классификации и кодирования (ЕСКК).

 

Систематизация маркетинговой  информации вызывает необходимость  применения следующих видов классификаторов:

 

общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными  для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции  – ОКП; ОК отраслей народного хозяйства  – ОКОНХ; система обозначений  органов государственного управления – СООГУ; система обозначений  административно-территориальных объектов – СОАТО; ОК профессий и услуг; ОК работ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности  – СКФС и др.);

 

отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки);

 

локальные классификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные  для данного предприятия, банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.). Приобретают  особое значение в автоматизированных информационных системах.

 

При классификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся  те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем  по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическая зависимость различных признаков  в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированный на бумажном или другом носителе упорядоченный  список однородных наименований, состоящий  из отдельных строк – позиций, называется номенклатурой, В каждой номенклатуре предусматривается некоторое  количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, классификация –  это упорядочение элементов множества  на подмножества на основании анализа  признаков и выявления зависимостей внутри признаков.

 

За классификацией выполняется  кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным  позициям номенклатуры. Код – условное обозначение объекта символом или  группой символов по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машинной обработке  предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной для  машинной группировки.

 

В результате присвоения кодовых  обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор –  систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

 

Классификаторы оформляются  в виде справочников и используются экономистами для подготовки документов к машинной обработке. Коды проставляются  вручную в соответствии с инструкцией  в специально отведенные в документе  места, в зоны, где размещаются  постоянные и переменные признаки документа. При наличии АИС предусматривается  хранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в  качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

 

К кодам предъявляется  ряд требований. Они должны: 1) охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; 2) быть едиными для разных задач  внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений  должны быть едиными для задач  сбыта и материально-технического снабжения); 3) отличаться стабильностью; 4) иметь резерв свободных номеров (но не излишний, ибо это может  привести к увеличению значности кода); 5) иметь минимальную длину кодового обозначения; 6) иметь одинаковую значность кодов данной номенклатуры для всех позиций.

 

Часто к кодам добавляют  контрольный разряд (через тире к  основному коду), который обеспечивает автоматическое нахождение ошибки машиной  при неверном проставлении экономистом  какой-либо цифры в коде или при  перестановке цифр.

 

Коды обеспечивают группировку  информации в машине, подведение итогов по всем группировочным признакам и их печать в сводных таблицах. Они находят применение при выполнении таких процедур обработки, как поиск, хранение, выборка информации, а также значительно сокращают время ее передачи по каналам связи.

 

Информация кодируется по определенной системе – совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от количества выделяемых признаков в номенклатуре, числа позиций в каждом признаке и степени устойчивости номенклатуры.

 

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку, без  учета старших признаков. Всем позициям присваиваются порядковые номера без  резерва. Коды системы малозначны, просты, однако в них учтен только младший признак, что исключает получение итогов по старшим признакам. Другой недостаток системы – отсутствие резервных позиций. Порядковая система используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

 

Серийная система напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры. Она удобна для обработки на ЭВМ в том случае, если в памяти машины содержатся числовые значения серии номеров, характеризующие старшие признаки. ЭВМ обеспечивает получение сводных итогов по всем группировочным признакам.

 

При позиционной системе  кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости  от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно начиная с 1, 01, 001 и т.д. – в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в ЭВМ всех необходимых итогов. Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. При этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов.