Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления

Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава 1 Роль и значение информации в управлении…...........................................6

1.1 Структура информационной системы на предприятии……………………….6

1.2 Основные направления информационного обеспечения управления на предприятии………………………………………………………………………...12

Глава 2 Возможности современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления…………………………………………………………..20

2.1 Функциональные возможности табличного процессора Microsoft Excel...20

2.2 Функциональные возможности табличного процессора OpenOffice Calc …24

2.3 Тенденции развития табличных процессоров………………………………..26

Заключение………………………………………………………………………….29

Список использованной литературы……………………………………………...31

Введение

В процессе развития человеческой деятельности все более актуальной становится поговорка «Кто владеет информацией - тот владеет миром». В настоящее время руководителю для того чтобы принимать решения, осуществлять контроль над их выполнением, формировать имидж организации, отслеживать лояльность персонала, необходима разнообразная информация.

В информационном процессе информация выступает как один из важнейших ресурсов деятельности человека в материальных, трудовых, финансовых направлениях. Информационная система предприятия является системой информационного обслуживания работников и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации.

Информационное управление можно рассматривать как процесс целенаправленной переработки информации и выработки направления действий. Итак, следует обратить внимание на информационный ресурс как один из важнейших элементов и факторов производственной системы предприятия.

Удобство и эффективность применения компьютерных технологий для обработки, хранения, учета информации привели к созданию множества программ для обработки документов. Возможности этих программ разнообразны - от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

В настоящее время для управления крупными предприятиями необходима информационная система по комплексной автоматизации деятельности предприятия, по простоте адаптации средств автоматизации к изменениям в технологии предметной области.

Все предприятия, вне зависимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремятся к повыше­нию эффективности своей дея­тельности. Важнейшим шагом на пути к достижению цели являет­ся оптимизация основных управ­ленческих процедур, в частности создание автоматизированной информационной системы на предприятии.

Внедрение системы автома­тизации документационного обеспечения управления значительно улучшает процессы управления на предприятии. Независимо от способа реализации конечный результат должен обладать концептуальной целостностью и функциональной полнотой по отношению к функциональным требованиям предприятия-заказчика.

Тема курсовой работы актуальна, поскольку сейчас почти все документы хранятся и создаются в электронном виде. Для этого необходимо соответствующее программное обеспечение.

Объект исследования – информационное обеспечение управления.

Предмет исследования – современные табличные процессоры.

Цель работы – исследование функциональных возможностей современных табличных процессоров в информационном обеспечении управления.

Поставленная цель работы обусловила решение следующих задач:

1. Рассмотреть структуру информационной системы на предприятии;

2. Изучить основные направления информационного обеспечения управления на предприятии;

3. Рассмотреть понятие электронных таблиц и табличных процессоров;

4. Изучить основные функциональные возможности современных табличных процессоров;

5. Выявить тенденции развития табличных процессоров.

Курсовая работа состоит из двух глав, введения и заключения.

Методы исследования: обобщения, сравнительного анализа, систематизации, приемы логической увязки данных.

В процессе исследования были использованы источники литературы как отечественных, так и зарубежных авторов.

Особое внимание было уделено таким источникам, как:

1. Старовойтова Т.Ф. «Информационное обеспечение бизнеса». В пособии в сжатой форме изложены разделы, касающиеся информационной инфраструктуры бизнеса, информационных ресурсов, видов и особенностей современных информационных систем и технологий, основных проблем организации информационного обеспечения предприятий и путей их решения, использования корпоративных информационных систем, Интернет-сайтов в бизнесе, защиты коммерческой информации. Особое внимание уделено функциональным возможностям табличных процессоров.

2. Провалов В.С. «Информационные технологии управления». Рассмотрены теоретические основы новых информационных технологий в управлении, вопросы использования табличных процессоров в управлении предприятием.

1 Роль и значение информации в управлении

1.1 Структура информационной системы на предприятии

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов.

В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами. [1,  c. 62].

Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. [18,  c. 95].

Информационная система – это совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонал, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей определенной информацией. Информационная система предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не значит, без участия человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Информационная система — это совокупность связанных отдельных частей средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления. Основным техническим средством обработки информации является персональный компьютер. Информационная система имеет свою структура и состоит из подсистем, которые представляют часть системы, выделяемую по определенному признаку. Подсистемы реализуют и поддерживают модели, методы и алгоритмы получения управляющей информации. Состав функциональных подсистем весьма разнообразен и зависит от предметной области использования информационной системы, специфики хозяйственной деятельности объекта, управления.

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение – это методы и средства построения информационной базы системы, включающее системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документов, схемы информационных потоков, принципы и методы создания баз данных, т.е. назначение состоит в современном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. [11,  c. 51].

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях, главной целью, которой является обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Стандарты имеют свои требования:

– к унифицированным системам документации;

– к унифицированным формам документов различных уровней управления;

– к составу и структуре реквизитов и показателей;

– к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Несмотря на существование унифицированной системы документации, при проведении анализа обработки ведения информационного обеспечения управления в большинстве организаций постоянно выявляется некоторый комплекс типичных недостатков:

– чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

– одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

– работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

– имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. [23,  c. 36].

Информационные потоки представляют собой движение и объем информации, места ее возникновения и использования конечной информации. Простейшая схема потоков данных, в которой отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

- исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

- классификацию и рациональное представление информации.

При всем этом должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какая информация необходима для принятия управленческих решений, а какая лишняя. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая касается именно его.

База данных - это совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации, организованных по определенным правилам

Эта методология включает в себя описание всех этапов жизненного цикла документа, перечень и последовательность задач, требование к содержанию и оформлению. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

Обследуем все функциональные подразделения организации с целью:

– понять специфику и структуру ее деятельности;

– построить схему информационных потоков;

– проанализировать существующую систему документооборота;

– определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов, параметров, характеристик, описывающих их свойства и назначение.

В следующем этапе рассмотрим построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на предыдущем этапе сферы деятельности. На этом этапе должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель – это первый уровень, на котором будет создана база данных.

– постановка целей, задач, функций системы управления организацией;

– определение движения информации от момента ее возникновения и до использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков,

– совершенствование системы документооборота;

– наличие и использование системы классификации и кодирования;

– создание концептуальных информационно-логических моделей, отражающих коммуникации информации;

– создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение – это совокупность технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также техническая документация и технологические процессы.

Комплекс технических средств обработки информации составляет:

– персональные компьютеры любых моделей;

– устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

–коммуникационные средства;

– оргтехника и устройства автоматического съема информации;

– средства для обмена информацией;

– локальные компьютерные сети и др. [7,  c. 203].

Различают несколько способов обработки информации: централизованный, децентрализованный.